Had je al van Zapier gehoord? Deze ietwat complexe, maar krachtige software laat je toe om webapps aan elkaar te koppelen en met elkaar te laten communiceren. Tegelijkertijd leer je hoe je een chatbot bouwt, tabellen definieert, een webinterface ontwerpt en je project visualiseert middels een canvas. Tijd voor een korte introductie.
Het boek ‘Aan de slag gaan met Zapier’ (zie kader) markeert de eerste stap naar het ontsluiten van een wereld van automatisering; het proces begint met het aanmaken van een account op Zapier. Dit hoofdstuk zal je niet alleen door het proces van het aanmaken van een Zapier-account leiden, maar ook een inleiding geven op het navigeren binnen de gebruikersinterface van Zapier, waardoor je een solide basis krijgt van waaruit je kan beginnen met het bouwen van je eerste automatiseringen. Bovendien staan we stil bij de verschillende edities van Zapier, wat ze kunnen en wat ze kosten.
STAP 1 / Zapier-account maken
Een account maken op Zapier is eenvoudig en gratis. Begin door naar de Zapier-website (zapier.com) te gaan en klik op de knop ‘Sign Up’ die je bovenaan de pagina vindt. Je kan je aanmelden met een e-mailadres, of voor gemak kiezen door je aan te melden met je Google-, Facebook- of Microsoft-account. Nadat je je voorkeursmethode hebt gekozen en de benodigde informatie hebt ingevoerd, ontvang je een e-mail om je account te verifiëren. Volg de instructies in deze e-mail om het aanmaakproces van je account te voltooien.
Een account openen is pijnloos en gratis.
STAP 2 / De basis van de gebruikersinterface
Na het aanmaken van je account word je verwelkomd door de gebruikersinterface van Zapier, ontworpen om je gemakkelijk door het proces van het automatiseren van taken te leiden. De gebruikersinterface bestaat uit verschillende onderdelen:
Navigatiebalk
Links op het scherm vind je de navigatiebalk, van waaruit je snel nieuwe zaps en andere toepassingen maakt. Klik hier op Apps voor een overzicht van alle apps die je hebt verbonden met Zapier. Vanuit hier kun je nieuwe verbindingen maken of bestaande verbindingen beheren. Klik in de navigatiebalk op Zap History voor een gedetailleerd overzicht van alle uitgevoerde taken door je zaps; handig voor foutopsporing en monitoring van je automatiseringen!
AI-veld (bèta)
Hier kun je op basis van een opdracht in ‘gewone’ taal een zap (proberen te) laten genereren.
Recent zaps
Dit is een overzicht van recent gemaakte zaps.
Recommended for you
Ontdek nieuwe ideeën en inspiratie voor automatiseringen die je kan implementeren binnen je workflow of dagelijkse taken.
De gebruikersinterface van Zapier.
STAP 3 / Verkennen en experimenteren
Met je account klaar en een basiskennis van de gebruikersinterface, kan je beginnen met het verkennen van de mogelijkheden die Zapier biedt. Een goede start is de sectie Recommended for you te bestuderen, waar je vooraf gebouwde zapsjablonen vindt die je kan aanpassen aan je eigen behoeften (klik eventueel op ‘See more templates’). Deze sjablonen bieden een uitstekende basis voor beginners om te leren hoe verschillende apps kunnen worden geïntegreerd en hoe automatiseringen kunnen worden opgezet.
Sjablonen, sjablonen en nog meer sjablonen.
Het aanmaken van een account en het navigeren in Zapier is slechts het begin van je automatiseringsreis. Door de gebruikersvriendelijke interface en de stapsgewijze instructies, biedt Zapier een toegankelijke manier om de kracht van automatisering te ontdekken en toe te passen in zowel je professionele als persoonlijke leven. Het belangrijkste is om te experimenteren en te leren; elk proces dat je automatiseert, elke efficiëntiewinst die je boekt, brengt je een stap dichter bij het beheren van je tijd en taken.
Zaps begrijpen: triggers en acties
Het hart van Zapiers automatiseringsplatform wordt gevormd door twee fundamentele concepten: triggers en acties. Deze elementen zijn de bouwstenen van elke automatisering die je op Zapier bouwt, ook bekend als zaps. Door het begrijpen van triggers en acties ontsluit je het volledige potentieel van Zapier en ben je in staat complexe workflows te creëren die je dagelijkse taken automatiseren en stroomlijnen. In deze paragraaf nemen we een diepere kijk op wat triggers en acties zijn, hoe ze werken en hoe je ze kan gebruiken om krachtige automatiseringen te bouwen.
Een zap met een trigger en een actie.
Triggers: startsignalen van automatisering
Een trigger in Zapier is een specifieke gebeurtenis in een app die het startpunt vormt van een zap. Dit kan van alles zijn: van het ontvangen van een nieuwe e-mail in Gmail, het toevoegen van een nieuwe taak in Trello, tot het krijgen van een nieuwe lead in Salesforce. Wanneer deze gebeurtenis plaatsvindt, ‘triggert’ het Zapier om een automatische actie of reeks acties te starten. Triggers zijn dus de vonken die de automatiseringsmotor van Zapier in gang zetten, en ze zijn cruciaal voor het automatiseren van processen die starten bij een duidelijk gedefinieerde actie of gebeurtenis.
Acties: de reactie op triggers
Zodra een trigger is geactiveerd, volgt een actie. Dit is de taak of reeks taken die automatisch wordt uitgevoerd als reactie op de trigger. Acties kunnen variëren van het versturen van een e-mail of het toevoegen van een rij aan een spreadsheet, tot het creëren van een nieuw document of het bijwerken van een database. In essentie zijn acties de reacties die je instelt om te volgen op de triggers die je definieert, waardoor automatische processen ontstaan die zonder menselijke tussenkomst kunnen lopen.
Triggers en acties samenstellen tot zaps
Het creëren van een zap in Zapier betekent het verbinden van ten minste één trigger met één actie. Dit proces vereist geen programmeervaardigheden; de gebruikersinterface van Zapier leidt je door het proces. Je selecteert eerst de triggerapp en specificeert de trigger. Vervolgens kies je de actieapp en de specifieke actie die moet worden uitgevoerd. Zapier biedt de mogelijkheid om aanvullende details en parameters te configureren om ervoor te zorgen dat de actie precies wordt uitgevoerd zoals je wilt, waardoor je volledige controle hebt over hoe je workflows functioneren.
Geavanceerde mogelijkheden: meerdere stappen en filters
Zaps hoeven zich niet te beperken tot een enkele trigger en actie. De betaalde versie van Zapier staat het toe om complexe zaps met meervoudige stappen te bouwen waarbij meerdere acties achtereenvolgens worden uitgevoerd op basis van één trigger. Bovendien kan je filters en voorwaardelijke logica toevoegen om te controleren of een zap moet doorgaan, gebaseerd op specifieke criteria. Dit voegt een laag van geavanceerde personalisatie toe aan je automatiseringen, waardoor je precies kan specificeren onder welke voorwaarden je workflows activeren.
Een iets complexere zap met voorwaardelijke logica.
Door het begrijpen van de rollen van triggers en acties binnen Zapier, ben je uitgerust om het platform optimaal te benutten. Of je nu simpelweg e-mailbijlagen automatisch wilt opslaan in Dropbox of een complexe reeks taken wilt automatiseren die start met het invullen van een formulier op je website: het begrip van deze bouwstenen stelt je in staat om efficiënte, tijdbesparende automatiseringen te creëren die je productiviteit verhogen en je workflows stroomlijnen.
Laat Zapier voor je werken
Dit artikel is een hoofdstuk uit ‘Laat Zapier voor je werken’ van Bob van Duuren. Zapier is een online automatiseringsplatform dat verschillende webapplicaties met elkaar verbindt en automatiseert. Het functioneert als een tussenpersoon die verschillende applicaties (zoals Gmail, Slack, Dropbox en meer) kan laten communiceren en samenwerken zonder dat daarvoor geprogrammeerd hoeft te worden. Met meer dan 3000 ondersteunde apps biedt Zapier een breed scala aan integratiemogelijkheden.
Dit boek behandelt de vele voordelen van het werken met Zapier, zoals de mogelijkheid om repetitieve taken te automatiseren, waardoor tijd en moeite bespaard worden. Dit gebeurt aan de hand van zaps, geautomatiseerde workflows tussen apps. Zo kun je een zap instellen die automatisch e-mails verstuurt wanneer een bepaalde trigger in een andere app geactiveerd wordt. Dit verhoogt de efficiëntie en vermindert de kans op (menselijke) fouten.
Zapier kan ook worden gebruikt om ChatGPT te integreren met andere apps. Zo kun je zaps opzetten die ChatGPT-antwoorden doorstuurt naar een Slack-kanaal, of ChatGPT gebruiken om automatisch e-mailantwoorden te genereren. Vanzelfsprekend komen al deze mogelijkheden in dit praktische boek aan de orde.
Deze uitgave van Van Duuren Media is onder andere verkrijgbaar bij Standaard Boekhandel voor 29,99 euro.
