Zorgvuldig factureren is een essentieel onderdeel voor de financiële gezondheid van je organisatie. Toch kan dit in de praktijk ook tijdrovend zijn, zeker als je regelmatig facturen verstuurt. Met de juiste oplossingen maak je het factureren eenvoudiger, terwijl je de werkwijze even betrouwbaar houdt.
Betrouwbaar en zorgvuldig factureren
Jonge bedrijven verwerken facturen vaak nog manueel. Denk aan losse documenten en overzichten in Excel-lijsten met alle (openstaande) facturen. Wanneer je maar een beperkt aantal klanten hebt, kan dit nog wel werken.
Toch zie je dat een facturatiesysteem in Excel snel zijn grenzen bereikt. Zo verhoog je het risico op menselijke fouten door vele tussenstappen. Daarnaast verlies je veel tijd aan overbodige routineklussen.
Daarom kiezen de meeste bedrijven ervoor om een vlot en geautomatiseerd facturatieproces op te zetten. Je laat die losse Excel-lijsten achterwege en gebruikt online software om het meeste werk uit handen te nemen. Je maakt één keer een factuur aan en de software doet de rest. Dit bespaart je niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten.
Eenvoudig factureren begint bij de juiste software
Een goed facturatiesysteem neemt je heel wat werk uit handen. Je hoeft niet bij elke klant opnieuw manueel in te voeren of te berekenen hoeveel btw je moet betalen. Met één druk op de knop maak je facturen die aan alle wettelijke eisen voldoen. Zo hoef je geen tijd meer te verspillen aan routinewerk. Dat geeft je meer tijd voor andere taken die menselijke aandacht vereisen.
Daarbij komt ook het voordeel dat je met facturatiesoftware altijd en overal toegang hebt tot je administratie. Wil je onderweg snel nakijken hoeveel facturen er nog openstaan? Dan check je eenvoudig via je smartphone het volledige overzicht van openstaande betalingen. Dit maakt je werk flexibeler en efficiënter.
Waar moet je op letten bij het overstappen naar facturatiesoftware?
Overweeg je om over te stappen op een nieuw online facturatiesysteem? Dan is het goed om enkele belangrijke punten in het achterhoofd te houden. Zo ben je zeker dat de facturatiesoftware past bij jouw organisatie. We geven drie voorbeelden waarop je moet letten.
Voldoende integratiemogelijkheden
De aanbieders van facturatiesoftware bieden in grote lijnen dezelfde functionaliteiten. Het is daarbij handig om facturatiesoftware te kiezen die ook op lange termijn aansluit bij je organisatie, bijvoorbeeld wanneer je sterk groeit.
Zeker wanneer je organisatie groeit, is het handig om met één overkoepelend systeem te werken. Je kunt dan bijvoorbeeld je voorraadbeheersysteem koppelen aan je financiën. Om dat mogelijk te maken, moet je facturatiesoftware kunnen integreren met andere tools. Zo werk je vlot tussen afdelingen en voorkom je dubbele invoer van gegevens. Controleer dus vooraf of je facturatiesoftware integratiemogelijkheden heeft.
Gebruiksvriendelijkheid
Kies een facturatiesysteem dat eenvoudig in gebruik is. Je wil geen tijd verliezen aan het leren van ingewikkelde software, je wil focussen op je bedrijf. Een intuïtieve interface en duidelijke instructies zorgen ervoor dat je snel aan de slag kunt en collega’s later ook makkelijk met de software kunnen werken. Probeer de software daarom eerst uit met een proefversie om te zien of deze aan je verwachtingen voldoet.
Kosten en functionaliteiten
Vergelijk de kosten van verschillende facturatiesystemen en kijk welke functionaliteiten in de versie die je overweegt inbegrepen zijn. Sommige systemen bieden basisopties, terwijl andere uitgebreide mogelijkheden hebben zoals automatische herinneringen, rapportages en belastingberekeningen. Kies het systeem dat aansluit bij je behoeften en budget. Houd daarbij ook rekening met eventuele extra kosten voor bijkomende functies.
Automatisch factureren voor terugkerende klanten
Werk je met abonnementen of een andere vorm van terugkerende klanten? Dan is het handig als je niet elke maand manueel facturen moet opstellen. Boekhoudprogramma’s bieden vaak de mogelijkheid om automatische facturen in te stellen. Je hoeft dus niet elke maand opnieuw een factuur te maken. Je stelt het één keer in via de software en je klanten krijgen automatisch hun factuur.
Krijg grip op je facturatieproces
Een eenvoudig boekhoudprogramma helpt je om meer grip te krijgen op je facturatieproces. Je voorkomt fouten en bespaart ook nog eens veel tijd. Of je nu een klein of groot bedrijf hebt, de juiste tools maken het verschil. Begin vandaag nog met een proefversie van een boekhoudprogramma en ervaar zelf hoe het je bedrijfsvoering efficiënter maakt.
Dit artikel is geschreven door een van onze partners en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.