Bestanden bewaren op verschillende locaties

Ik ben momenteel bezig met het uittypen van mijn eindwerk (Windows Vista en Office 2007). Uit veiligheidsoverwegingen maak ik hiervan telkens verschillende kopieën. Ik vraag me echter af of ik dit bestand niet met één klik op verschillende plaatsen tegelijk kan opslaan, bijvoorbeeld op mijn interne harde schijf en op een NAS-schijf.

Fredrik Allegaert

Met een macro krijg je zoiets wel voor elkaar. Start Word 2007 op, klik op de ronde Office-knop en kies OPTIES VOOR WORD. Open de rubriek POPULAIR en stip de optie TABBLAD VOOR ONTWIKKELAARS OP HET LINT WEERGEVEN aan. Bevestig met OK.

Klik vervolgens op het tabblad ONTWIKKELAARS en druk op de knop MACRO’S. Vul de gewenste MACRONAAM in (bijvoorbeeld: DubbelOpslaan) en druk op MAKEN. In Word 2003 open je het menu EXTRA, kies je MACRO, MACRO’S, vul je ook hier de MACRONAAM in en druk je op MAKEN.

In beide versies kom je nu terecht in de VB macro-editor, met de cursor net boven de regel END SUB. Tik (of plak) de volgende regels op de plaats van de cursor:

Dim strFileA As String
Dim strFileB As String
Dim strFileC As String
ActiveDocument.Save
strFileA = ActiveDocument.Name
strFileB = “K:Backup ” & strFileA
strFileC = ActiveDocument.FullName
ActiveDocument.SaveAs FileName:=strFileB
ActiveDocument.SaveAs FileName:=strFileC

Vervang K:Backup wel door een bestaand pad, waarnaar je straks een back-up van een geopend Word-document wil opslaan – vergeet de schuine streep () achteraan niet. Via het menu BESTAND, NORMAL OPSLAAN bewaar je de gloednieuwe macro.

Snelkoppeling op de werkbalk
Gemakshalve koppelen we die nu aan een knopje in een werkbalk. Klik in Word 2007 met de rechtermuisknop op de WERKBALK SNELLE TOEGANG (helemaal linksboven) en kies WERKBALK SNELLE TOEGANG AANPASSEN.

Klik op het pijltje naast POPULAIRE OPDRACHTEN en kies MACRO’S in het uitklapmenu. Selecteer je nieuwbakken macro en druk op het knopje TOEVOEGEN. Druk vervolgens op WIJZIGEN, voer de gewenste WEERGAVENAAM in en kies een geschikt icoontje uit. Bevestig twee keer met OK.

Wanneer je het icoontje op de werkbalk nu aanklikt, wordt het geopende document tweemaal opgeslagen: zowel naar de locatie waar het bestand zich bevindt, als naar het pad dat je in het script hebt aangegeven.

In Word 2003 open je het menu EXTRA en kies je AANPASSEN. Open het tabblad WERKBALKEN en druk op NIEUW. Vul de naam van de nieuwe werkbalk in (bijvoorbeeld: Mijn macro’s) en bevestig met OK. Ga naar het tabblad OPDRACHTEN en kies MACRO’S in het linkerpaneel. Sleep je nieuwe macro uit het rechterpaneel naar je nieuwe werkbalk (de naam kan je vanuit het contextmenu nog aanpassen).

Zodra je de macroknop indrukt, wordt je document automatisch tweemaal opgeslagen.

Toch nog dit: dit script is niet zo veilig om documenten te back-uppen op een verwijderbaar medium. Dat kan namelijk tot gegevenscorruptie leiden als dat medium per ongeluk niet beschikbaar zou zijn. In dat geval ben je beter af met een aangepast script. Op www.gmayor.com/automatically_backup.htm vind je een paar mooie alternatieven!