Bij Word denk je automatisch aan saaie, statische tekstbestanden. Maar je kan er ook eenvoudige elektronische formulieren mee maken, met invulvelden, aankruisvakjes en zelfs automatische berekeningen.
Een elektronisch Word-formulier heeft alleen maar voordelen. Je kan zo’n document per mail versturen en tegelijk zorgen dat de bestemmeling alles op een uniforme manier moet invullen. Als je het een beetje handig aanpakt, laat je zelfs meteen enkele berekeningen uitvoeren.
Klik links bovenaan op de OFFICE-knop en kies NIEUW om een nieuw document te beginnen. Klik daarna op LEEG DOCUMENT en vervolgens op MAKEN. Ik vertrek van een A4’tje, maar tenzij je het achteraf wil afdrukken, ben je voor een digitaal document niet gebonden aan dit standaardformaat. Denk vooraf goed na over de structuur. Mijn formulier zal uit drie delen bestaan. Het eerste deel is een tabel waarin de deelnemers van een wijkfeest zich kenbaar maken.
Het tweede deel bestaat uit aankruisvakjes en een selectielijst. Ten slotte volgt een bestellijst, voorzien van een automatische berekening.
De bovenste tabel bestaat uit zes rijen en twee kolommen. Klik op het tabblad INVOEGEN en vandaar op de knop TABEL, waar je het aantal kolommen en rijen selecteert. Eenmaal klikken, en de tabel verschijnt op de plaats waar je muisaanwijzer stond.
In deze tabel komt op de eerste rij de datum van vandaag, gevolgd door de inschrijvingsdatum. Daaronder volgen de naam, de straat en het huisnummer, de gemeente en ten slotte het telefoonnummer. Vul de namen van deze velden in.
Om te beginnen wil ik dat Word automatisch zelf de juiste datum invult in het vak Vandaag is het. Bovendien wil ik ervoor zorgen dat iedereen de datum op dezelfde manier invult. Klik in het vak waar de datum zal komen. Gebruik het tabblad INVOEGEN, waar je rechts de knop SNELONDERDELEN aantreft.
Als je daar op klikt, zie je de opdracht VELD staan. Klik daar op en selecteer bij de VELDNAMEN het veld DATE. Onmiddellijk verschijnen de verschillende datumnotaties. Maak een keuze en zorg dat de optie OPMAAK TIJDENS BIJWERKEN HANDHAVEN aangevinkt blijft. Klik op OK.
Om digitale formulieren te maken, heb je het tabblad ONTWIKKELAARS nodig, dat standaard niet in het lint staat. Om dit verborgen tabblad tevoorschijn te halen, klik je op de OFFICE-knop en daarna op OPTIES VOOR WORD. In dit venster kies je in de linkerkolom POPULAIR, zodat je rechts de optie TABBLAD ONTWIKKELAARS OP HET LINT WEERGEVEN kan aanvinken.
Op dat tabblad staat een collectie besturingselementen. Als je hier even met de muisaanwijzer over gaat, lees je telkens de naam van het element en een korte beschrijving. Wanneer je bijvoorbeeld in een vak van de tabel klikt en daarna de DATUMKIEZER selecteert, zal diegene die straks het document invult over een klein kalendertje beschikken om de juiste datum te kiezen.
Om een tekstveld in te voegen waar de ontvanger bijvoorbeeld naam en adres kan ingeven, plaats je eerst de muisaanwijzer in het juiste vak. Daarna klik je in het vak BESTURINGSELEMENTEN op TEKST MET OPMAAK of TEKST ZONDER OPMAAK. De naam zegt het zelf: in het eerste geval ligt de opmaak vast. Wil je toestaan dat de gebruiker meerdere regels mag invullen, dan gebruik je de knop TEKST ZONDER OPMAAK.
Voor ieder besturingselement kan je de eigenschappen aanpassen. Als je bijvoorbeeld de knop TEKST ZONDER OPMAAK hebt gebruikt en je klikt dan op de knop EIGENSCHAPPEN, kan je de optie REGELTERUGLOOP TOESTAAN activeren, zodat de gebruiker gewoon kan blijven typen.
Op formulieren moeten mensen vaak dingen selecteren. Gebruik daarvoor de selectievakjes. Noteer eerst de items waaruit de gebruiker straks mag kiezen. Zet ze onder elkaar en zorg dat er voldoende regelafstand is tussen de items. Die regel- of tekstafstand stel je in onder het tabblad START in het vak ALINEA. Hier gebruik ik regelafstand 2,0.
Vervolgens plaats je de muisaanwijzer voor één item. Ga naar het tabblad ONTWIKKELAARS en zoek in de groep BESTURINGSELEMENTEN de knop OUDERE HULPPROGRAMMA’S. Die lijkt op een mapje met daarover een hamer en een moersleutel. Klik daar op en klik in het groepje OUDE FORMULIEREN op de knop SELECTIEVAKJE. Het selectievakje verschijnt voor het keuzeitem.
Op dit moment ligt er nog een schaduw achter het vakje. Die schaduw heet ‘veldarcering’. Wanneer je opnieuw de knop OUDERE HULPPROGRAMMA’S gebruikt, kan je de optie VELDARCERING WEERGEVEN uitzetten.
Erg handig zijn vervolgkeuzelijsten of uitklapveldjes waar de gebruikers in een beperkte ruimte snel een selectie uit verschillende onderdelen kunnen maken. Zet de cursor waar de vervolgkeuzelijst moet komen en gebruik weer de knop OUDERE HULPPROGRAMMA’S, waarna je in de groep OUDE FORMULIEREN de derde van links selecteert: KEUZELIJST MET INVOERVAK.
Op dat moment verschijnt er gewoon een leeg vak op het formulier. Selecteer dit element en klik in de groep BESTURINGSELEMENTEN op de knop EIGENSCHAPPEN. Hierdoor springt het venster OPTIES VOOR VERVOLGKEUZELIJSt open.
In het vakje ITEMS geef je item na item in wat er in de vervolgkeuzelijst moet verschijnen, waarbij je telkens op TOEVOEGEN klikt. In het rechtervak kan je met behulp van de pijltjes de
volgorde van de items nog wijzigen. Bevestig door op OK te klikken.
In bestelformulieren is het interessant om automatische berekeningen toe te passen. Je kan Word calculaties laten uitvoeren op basis van de gegevens die de gebruiker invoert. Ik toon dit aan de hand van een simpel voorbeeld: een tabel waarin de gebruiker drie maaltijden voor zijn gezin kan bestellen.
De eenheidsprijs verschilt per maaltijd. De cellen van de tabel worden benoemd zoals in Excel: voor de kolommen gebruik je letters, voor rijen cijfers. Dat wil zeggen dat de namen van de maaltijden in de vakken A2, A3 en A4 staan en de eenheidsprijzen in B2, B3 en B4. In cel C2, C3 en C4 plaats je telkens een tekstvak uit de groep OUDE FORMULIEREN.
Wanneer je op de knop EIGENSCHAPPEN van dit tekstvak klikt, kan je bij TYPE de instelling GETAL selecteren. Om de totalen te berekenen, klik je op cel D2, en ook daarin plaats je een tekstvak uit de groep OUDE FORMULIEREN. Bij de EIGENSCHAPPEN kies je het type BEREKENING en bij EXPRESSIE typ je de formule =B2*C2. Of in mensentaal: vermenigvuldig de eenheidsprijs (B2) met het aantal (C2) .
In het vak NUMMERING bepaal je de nummernotatie. Vink de optie BEREKENEN BIJ AFSLUITEN aan, zodat het resultaat automatisch zal verschijnen. Klik op OK om de berekening vast te leggen in de cel. Doe nu hetzelfde voor cel D3 (=B3*C3) en D4 (=B4*C4).
Op dit moment kan je nog niets aanvinken, en de uitklapmenu’s werken evenmin. Je moet het formulier eerst beveiligen, zodat gebruikers de layout en de werking niet kunnen verknoeien. Klik daarvoor in het tabblad ONTWIKKELAARS op de knop DOCUMENT BEVEILIGEN. Kies OPMAAK EN BEWERKING BEPERKEN.
Hierdoor verschijnt een deelvenster waarin je bij BEWERKINGSBEPERKINGEN de optie ALLEEN BEWERKINGEN VAN DIT TYPE TOESTAAN IN DIT DOCUMENT activeert. Vervolgens selecteer je de optie FORMULIEREN INVULLEN. Bij AFDWINGEN STARTEN klik je op JA, AFDWINGEN VAN BEVEILIGING STARTEN. Daarna beveilig je het document met een wachtwoord.
Ten slotte moet je het document bewaren als sjabloon. Klik op de OFFICEknop en kies OPSLAAN ALS, waar je gaat voor OPSLAAN ALS WORDSJABLOON. Het voordeel van een sjabloon is dat het basisdocument beschermd blijft en dat de gebruiker het document onder een andere naam moet bewaren. Op die manier kan je het bestand veilig versturen naar je vrienden.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang elke week het beste van Clickx in je mailbox.
Krijg Clickx magazine 10 keer per jaar (waarvan 2 extra dikke dubbelnummers) keurig thuisbezorgd.
