Macro’s gebruiken in Word

Intro

Macro’s… Veel gebruikers hebben er wel van gehoord, maar hebben er zich zelf nog niet aan gewaagd. Jammer wel, want macro’s kunnen het werken met Word flink wat efficiënter maken. Een macro is namelijk een klein programmaatje dat welbepaalde handelingen zelfstandig kan uitvoeren. Je hoeft alleen maar de gewenste macro uit een lijst te selecteren of die te activeren via een sneltoets of knop.

Zo’n macro kan je weliswaar zelf in elkaar knutselen met behulp van VBA (Visual Basic for Applications), maar het kan ook makkelijker. Word bevat namelijk een opnamefunctie die alle gewenste handelingen vastlegt en vervolgens de bijhorende macrocode genereert. In deze workshop zetten we je stevig op weg.

STAP 1: Macro benoemen

Je doet er goed aan de handelingen bij wijze van vingeroefening eerst een paar keer uit te voeren vooraleer je ze als een macro opneemt: dat verkleint de kans op fouten tijdens de opname. Gebeurd? Open dan een nieuw, leeg document in Word 2007.

Ga vervolgens naar de tab BEELD in het lint en druk op de pijlknop onder de knop MACRO’S (in Word 2003 vind je die optie in het menu EXTRA). In het uitklapmenu selecteer je dan MACRO OPNEMEN. Er verschijnt een dialoogvenster waar je een geschikte naam voor je macro verzint. Je kan hier ook een korte beschrijving kwijt.

STAP 2: Macro toewijzen

In hetzelfde venster geef je ook te kennen of je aan de op te nemen macro een knop dan wel een sneltoets wil koppelen. Kies je voor een knop, dan verschijnt het venster OPTIES VOOR WORD, met de macro in het linkerpaneel. Selecteer die en klik op TOEVOEGEN. De macro zal nu als een knop terechtkomen in de werkbalk SNELLE TOEGANG (helemaal linksboven). Vervolgens druk je op WIJZIGEN en kies je een geschikt icoontje uit. Bevestig met OK.

Je kan echter ook voor een sneltoetscombinatie opteren. In dat geval druk je niet op KNOP, maar op TOESTENBORD, waarna je de gewenste toetscombinatie indrukt. In het venster lees je meteen af of die combinatie al aan een andere functie is toegewezen. In dat inderdaad het geval, dan kies je beter een andere combinatie. Klik daarna op TOEWIJZEN en op SLUITEN.

Je muiscursor verandert nu in een cassettebandje en alles wat je nu uitvoert, wordt automatisch opgenomen. Ben je klaar met de opname, open dan opnieuw het tabblad BEELD, klik op de pijlknop onder MACRO’S en selecteer MACRO STOPPEN. Fout gemaakt? Herhaal de procedure dan met dezelfde macronaam: de oude macro wordt dan overschreven.

STAP 3: Macro afspelen & bewerken

Heb je de procedure afgerond, dan kan je meteen uittesten of de macro precies doet wat je beoogt. Heb je voor een knop-macro gekozen, dan hoef je het bijhorende knopje maar in te drukken. In het andere geval druk je de bijhorende sneltoetscombinatie in.

Blijkt de macro nog niet helemaal naar wens, dan kan je zoals gezegd de opname opnieuw maken, of je duikt zelf in de onderliggende VBA-code. Dat kan als volgt: open alweer het tabblad BEELD en klik dit keer op MACRO’S. Je krijgt nu een overzicht van de aangemaakte macro’s te zien.

Van daaruit kan je een geselecteerde macro niet alleen UITVOEREN en VERWIJDEREN, maar ook BEWERKEN. In dat laatste geval duikt een venster op met de VBA-code van de macro. Die kan je nu manueel aanpassen, zolang je precies weet wat je doen. Naderhand mag je het venster zonder meer weer afsluiten.

STAP 4: Macro downloaden

Je begrijpt: in een korte workshop als deze kunnen we je onmogelijk inwijden in VBA. Wel kunnen we je de weg wijzen naar een reeks kant-en-klare macro’s. Even googelen naar een zoekterm als "download word macros" zet je alvast op het spoor van talrijke exemplaren. Ook Microsoft heeft een aantal – overwegend zakelijke – macro’s verzameld op www.tinyurl.com/ms-macros.

Nemen we uit die laatste collectie de macro AdresOphaler als voorbeeld. Klik daarop en download zowel het AdressenVoorbeeldBestand (xls, 18 kB) als AdresOphalerUitExcel (zip, 44 kB). Pak het zipbestandje uit: het blijkt om een .dot-bestand te gaan, dat je gewoon in Word kan openen.

STAP 5: Macro uittesten

Ga vervolgens naar de rubriek BEELD en klik op MACRO’S. Selecteer de macro ADRESOPHALER en druk op UITVOEREN. Krijg je een foutmelding op je neus, dan moet je de macrobeveiliging wat versoepelen: klik daarvoor de ronde Office-knop aan en kies OPTIES VOOR WORD.

Open de rubriek VERTROUWENSCENTRUM en klik op INSTELLINGEN VOOR HET VERTROUWENSCENTRUM, waarna je ALLE MACRO’S INSCHAKELEN kiest en bevestigt met OK (2x). Hou er wel rekening mee dat nu ook malafide macro’s meer armslag krijgen.

Zodra de macro start, verschijnt een venster waarin je via het …-knopje naar het gedownloade xls-voorbeeldbestand kan bladeren. Nu hoef je in het uitklapmenu maar een naam te selecteren (die wordt uit de eerste kolom van het xls-bestand opgehaald) en de macro zorgt er automatisch voor dat de bijhorende gegevens uit de spreadsheet worden opgehaald.

Wedden dat je op internet nog veel meer nuttige macro’s weet op te diepen?