Er zijn weinig dingen zo frustrerend tijdens een online vergadering als ontdekken dat een belangrijke Teams-opname plots verdwenen lijkt. Microsoft erkent nu zelf dat het probleem al langer voor verwarring zorgt bij gebruikers. Gelukkig blijkt de oorzaak minder dramatisch dan veel mensen denken: de opnames zijn meestal niet echt weg.
Na een tijdelijke storing eerder op de dag, waarbij Teams last had van vertragingen, publiceerde Microsoft een uitgebreide uitleg over het probleem met ‘verdwenen’ vergaderopnames. Volgens het bedrijf gaat het in de meeste gevallen om bestanden die automatisch verplaatst werden naar de prullenbak door ingestelde bewaartermijnen.
Teams-opnames worden namelijk niet rechtstreeks in de app zelf opgeslagen. In plaats daarvan belanden ze in Microsoft OneDrive of Microsoft SharePoint, afhankelijk van hoe de vergadering werd georganiseerd. Dat geldt onder meer voor automatisch opgenomen meetings, webinars, vergaderingen gepland via Outlook en terugkerende meetings.
De verwarring ontstaat door een automatische vervalfunctie binnen Teams. Beheerders kunnen in het Teams Admin Center instellen dat opnames en transcripties na een bepaalde periode automatisch verlopen. Zodra die vervaldatum bereikt wordt, verplaatsen OneDrive en SharePoint de bestanden automatisch naar de prullenbak.
Voor gebruikers lijkt het dan alsof de opname volledig verdwenen is, terwijl ze technisch gezien nog gewoon bestaan. Microsoft benadrukt dat verwijderde opnames nog 93 dagen herstelbaar blijven via de recycle bin van OneDrive of SharePoint. Dat betekent dat gebruikers meestal nog ruim de tijd hebben om een belangrijke opname terug te halen, zolang ze weten waar ze moeten zoeken. Vooral in bedrijven zorgt die automatische opruimfunctie geregeld voor paniek wanneer medewerkers denken dat cruciale vergaderingen permanent gewist zijn.
Microsoft raadt organisaties aan om de instelling ‘Recordings and transcripts automatically expire’ in het Teams Admin Center goed te controleren. Die optie bepaalt of opnames automatisch verlopen of onbeperkt bewaard blijven. Voor bedrijven die Teams-opnames gebruiken voor documentatie, opleidingen of compliance kan die instelling een grote impact hebben. Zeker nu transcripties en AI-functies zoals intelligente samenvattingen en Copilot-integratie steeds belangrijker worden binnen Microsoft 365.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang elke week het beste van Clickx in je mailbox.
Krijg Clickx magazine 10 keer per jaar (waarvan 2 extra dikke dubbelnummers) keurig thuisbezorgd.
