Etiketten nummeren

Ik gebruik heel vaak genummerde etiketten, en maak die in Word. Tot hiertoe heb ik altijd elk nummer manueel ingetikt op elk etiket. Een job goed voor een getrainde chimpansee wellicht, maar ik zoek toch liever naar een manier om die nummers automatisch door Word te laten aanvullen! Kunnen jullie mij helpen?

Marc Wolles

Speciaal voor jou (en ongetwijfeld ook voor andere lezers) gieten we ons antwoord in de vorm van een heuse miniworkshop. Volg even mee…

Stel dat je ‘afscheurbare’ etiketten wenst, waarop telkens tweemaal hetzelfde nummer verschijnt (eentje op de afscheurstrook, en eentje op het ticket zelf).

Uiteraard wil je ook dat de nummering automatisch oploopt, bijvoorbeeld te beginnen bij nummer 100. Hoe ga je daarvoor tewerk?

Start alvast Excel – jawel – op, en creëer twee kolommen. Eentje geef je de naam Strook (in cel A1 bijvoorbeeld), en eentje de naam Ticket (cel B1).

In A2 tik je het getal 100, in A3 101. Selecteer beide cellen en sleep het vetomrande kadertje met de rechter onderhoek naar beneden tot wanneer je voldoende cellen bestrijkt om al je nummers te omvatten: je zal zien dat Excel deze nummering automatisch uitvoert.

Deze reeks getallen kopieer je dan naar het bereik van de kolom met de naam Ticket. Sla dit rekenblad op.
Start nu Word op, en open een nieuw document.

Ga naar het menu EXTRA, kies BRIEVEN EN VERZENDLIJSTEN en vervolgens WIZARD AFDRUK SAMENVOEGEN. In een zestal stappen begeleidt die je tot het eindresultaat:

Stap 1:
Kies als documenttype ETIKETTEN.

Stap 2:
Kies DOCUMENTINDELING WIJZIGEN.

Stap 3:
Selecteer het gewenste etikettenformaat en de printer – wij kozen bijvoorbeeld voor het formaat C2160 (3 X7-etiketten op A4-papier).
Vervolgens kies je de optie EEN BESTAANDE LIJST GEBRUIKEN, en via de knop BLADEREN ga je naar de map waarin je rekenblad is opgeslagen.
Zorg er wel voor dat je bij BESTANDSTYPEN eerst Excel-bestanden (xls) hebt aangeduid. Selecteer nu de juiste tabel van je rekenblad in het venster, en bevestig met OK.
Er verschijnt een nieuw venster met de ‘geadresseerden voor Afdruk Samenvoegen’: hierin krijg je de kolommen uit je rekenblad te zien.
Bevestig ook hier met OK (tenzij je eerst nog wat aanpassingen wil doorvoeren).

Stap 4:
Klik de optie MEER ITEMS… aan. Stip DATABASEVELDEN aan, en via de knop INVOEGEN selecteer je achtereenvolgens de velden STROOK en TICKET.
Beide velden kan je nu correct positioneren en lay-outen in het eerste etiket van je Word-document. Ziet dat er gelikt uit, dan kan je de optie ALLE ETIKETTEN BIJWERKEN aanklikken.

Stap 5:
Laat je een voorbeeld van je etiketten zien.

Stap 6:
Via een druk op VOLTOOI SAMENVOEGING beëindig je de ganse procedure: je etiketten zijn nu automatisch doorgenummerd.