Microsoft werkt aan een nieuwe functie in Microsoft 365 waarmee gebruikers documenten eenvoudiger kunnen delen zonder interne details prijs te geven. De functie heet Publish to web en zorgt ervoor dat alleen een ‘opgeschoonde’ versie van een document gedeeld wordt.
Wie vandaag een document uit bijvoorbeeld Microsoft Word, Microsoft Excel of Microsoft PowerPoint wil delen, moet vaak eerst zelf opmerkingen, revisies en versiegeschiedenis verwijderen. Dat kost tijd en het risico bestaat dat gevoelige informatie toch blijft staan. Met de nieuwe functie wil Microsoft dat proces automatiseren. De softwarereus doet het uit de doeken in een blogpost.
Met Publish to web kan een gebruiker een document laten omzetten naar een nette, leesbare versie, zonder interne elementen zoals opmerkingen, revisies of eerdere versies. Het document wordt vervolgens online gepubliceerd, waarna er automatisch een read-only link wordt aangemaakt om te delen. De ontvanger ziet enkel de definitieve versie van het document. Interne details die normaal in het bestand zitten – zoals commentaar of oude versies – blijven verborgen.
Volgens Microsoft kan de functie zo helpen om onbedoelde datalekken te vermijden. In bedrijven gebeurt het namelijk geregeld dat gevoelige informatie in opmerkingen of revisies blijft staan wanneer een document extern wordt gedeeld.
De nieuwe optie zal uiteindelijk beschikbaar zijn in Word, Excel en PowerPoint. Voorlopig is ze echter alleen te gebruiken in de webversies van Excel en PowerPoint, terwijl Word voor het web de functie pas in een latere update krijgt. De functie is niet bedoeld voor particuliere gebruikers. Om Publish to web te gebruiken, heb je een enterprise-licentie voor Microsoft 365 nodig. De gedeelde documenten worden namelijk opgeslagen in Microsoft SharePoint.
Gebruikers kunnen een gedeelde link op elk moment intrekken via de knop Unpublish. Ook is het mogelijk om een document te wijzigen en opnieuw te publiceren via Republish. Wijzigingen verschijnen niet automatisch in de gedeelde versie: pas na opnieuw publiceren wordt de update zichtbaar voor de ontvanger.
Microsoft ziet verschillende toepassingen voor de functie. Zo kan ze gebruikt worden om presentaties met klanten te delen, trainingsmateriaal op een bedrijfsintranet te plaatsen of rapporten met externe partners te verspreiden.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang elke week het beste van Clickx in je mailbox.
Volg Clickx op Google Nieuws om onze nieuwste artikels in je feed te krijgen. Vergeet niet om op ‘Volgen’ te klikken.
Krijg Clickx magazine 10 keer per jaar (waarvan 2 extra dikke dubbelnummers) keurig thuisbezorgd.
