Les nouvelles versions d’Outlook et de Teams bénéficient d’une fonctionnalité intéressante, tandis qu’Outlook (classique) est laissé pour compte

Aujourd’hui, dans ce genre de situation, il est souvent nécessaire d’annuler la série de réunions existante et de la reprogrammer avec un nouvel organisateur. Pour les réunions quotidiennes ou autres rendez-vous récurrents, cela peut représenter une charge de travail considérable, surtout lorsqu’il y a de nombreux participants. Avec cette nouvelle fonctionnalité, Microsoft souhaite simplifier ce processus. Le géant du logiciel explique son fonctionnement sur la page d’assistance correspondante. Le déploiement s’effectuera toutefois en plusieurs phases et toutes les réunions ne seront pas immédiatement concernées.

D’abord les réunions classiques, puis Teams

La première phase du déploiement débutera plus tard ce mois-ci et devrait se poursuivre jusqu’à fin octobre. Dans un premier temps, cela concerne certaines réunions hors ligne figurant dans l’agenda principal d’un compte professionnel ou scolaire.

L’organisateur d’origine peut désigner une autre personne pour prendre le relais de la réunion. Cette personne doit d’abord accepter le transfert. Ensuite, les futurs rendez-vous de la série seront associés à l’agenda du nouvel organisateur, tandis que les invitations initiales resteront auprès de l’organisateur sortant. Les participants internes ne recevront pas de nouvelle invitation : leurs rendez-vous existants resteront inchangés. Les participants externes et les personnes travaillant via un environnement sur site reçoivent en revanche une nouvelle invitation.

Toutes les réunions ne sont pas concernées par cette première phase. Sont notamment exclues les ébauches, les réunions annulées et les réunions chiffrées. Les réunions issues d’agendas de groupe, de boîtes de réception de groupe et de boîtes de réception partagées ne sont pour l’instant pas concernées. Lors d’une phase ultérieure, Microsoft prévoit également de prendre en charge les réunions en ligne, y compris les réunions Teams. À terme, il devrait même être possible de transférer les informations Teams associées. Il s’agit notamment des discussions, des options de réunion, des transcriptions, des enregistrements, des agendas, des notes et des rapports de présence.

Outlook (classique) ne bénéficiera pas

de cette fonctionnalité pour le moment.

Il existe toutefois une restriction notable. Cette fonctionnalité sera disponible sur Outlook sur le Web, le nouvel Outlook pour Windows, Teams et Exchange Online. Les utilisateurs d’Outlook (classique) en sont pour l’instant exclus. C’est d’autant plus remarquable qu’Outlook (classique) est encore largement utilisé au sein des entreprises. Microsoft mise depuis longtemps déjà fortement sur la nouvelle version d’Outlook, ce qui fait que l’absence de cette fonctionnalité dans le client classique crée une nouvelle différence entre les deux versions.

Pour les organisations qui sont déjà en grande partie passées à New Outlook ou à Teams, cela ne devrait pas poser de problème. En revanche, les entreprises qui dépendent encore fortement d’Outlook (classique) devront continuer à recourir à la méthode existante pour transférer des réunions.

Microsoft déploie cette fonctionnalité par étapes. Il se peut donc que cela prenne un certain temps avant que cette nouvelle fonctionnalité n’apparaisse effectivement dans un environnement Microsoft 365 spécifique.

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