Eigen woordenlijst in Word

Intro

Wat gebeurt er als je in Word een woord intikt dat de tekstverwerker niet herkent? Juist, er verschijnt meteen een rood kronkellijntje onder het begrip. Dat is toch zo als je de spelling al tijdens het typen laat controleren. Je schakelt die optie in of uit via de Office-knop, OPTIES VOOR WORD, rubriek CONTROLE (Office 2007) of via EXTRA, OPTIES, tab SPELLING EN GRAMMATICA (Word 2003).

Nu kan je Word wel meteen terugfluiten door het woord met de rechtermuisknop aan te klikken en TOEVOEGEN AAN WOORDENLIJST te selecteren. Daarna zal Word het woord wel herkennen. Maar wat als je in één keer graag een volledig vocabularium had toegevoegd? Bovendien is deze oplossing niet echt praktisch voor andere leden van je vereniging.

De woorden die je op deze manier toevoegt, komen namelijk terecht in een aparte woordenlijst, meer bepaald in het bestand custom.dic. Neemt iemand anders deze lijst over, dan verliest hij automatisch de woorden die hij daar zelf al had toegevoegd.

STAP 1: Vaktaal?

Voor we aan de slag gaan, is het goed om te weten dat Word – of toch versie 2003 – enkele meer gespecialiseerde Nederlandstalige woordenlijsten aan boord heeft, die standaard niet geactiveerd zijn. Je treft vakwoordenlijsten aan binnen de juridische, sociale, medische, technisch-wetenschappelijke en zakelijke sfeer.

Misschien lost het activeren van (een van) deze woordenboeken je probleem al gedeeltelijk op. Ga daarvoor in Word 2003 naar het menu EXTRA, kies OPTIES, open het tabblad SPELLING EN GRAMMATICA, druk op de knop AANGEPASTE WOORDENLIJSTEN en plaats een vinkje naast de lijst die je voortaan actief wil.

STAP 2: Woordenlijst creëren

Over nu naar het serieuzere werk: je eigen woordenlijst creëren! Daarvoor druk je alweer op de knop AANGEPASTE WOORDENLIJSTEN – in Word 2007 vind je deze knop via de Office-knop, waarna je vervolgens OPTIES VOOR WORD, CONTROLE aanklikt. Je ziet nu het al eerder vermelde CUSTOM.DIC verschijnen, waar standaard een vinkje bij staat.

Druk hier op de knop NIEUW en geef de beoogde woordenlijst een zinvolle naam mee. Wij kiezen hier natuurlijk voor computertermen (nl).dic (dic staat voor dictionary).

Omdat we voornamelijk op Nederlandstalige computerbegrippen mikken, staan we nog voor een logisch vervolg: selecteer de zonet gecreëerde lijst en kies NEDERLANDS (BELGIË) of NEDERLANDS (STANDAARD) in het uitklapmenu bij TAAL VOOR WOORDENLIJST.

STAP 3: Woorden toevoegen

Selecteer de lijst opnieuw en druk deze keer op de knop WOORDENLIJST BEWERKEN. Er verschijnt een nieuw dialoogvenster waarin je bovenaan een term kan invullen en die vervolgens met de knop TOEVOEGEN effectief naar de lijst kan sturen. Dit proces herhaal je tot alle woorden zijn ingevuld.

Je kan ook wel twee of meer woorden tegelijk invullen, maar dat blijkt niet meteen een goed idee. Vul je bijvoorbeeld Gilbert Lepape in, dan zal Word Gilbert wel groen licht geven, maar Lepape krijgt nog altijd een rode kronkel onder zich.

Fout gemaakt? Geen probleem: selecteer het gewraakte item en de knop VERWIJDEREN regelt de rest. Ben je hiermee klaar, druk dan op OK (driemaal) – zorg wel dat er een vinkje staat naast je nieuwbakken Van Dale.

Leuk is ook dat Word voor verkeerd gespelde woorden mogelijke suggesties uit je eigen woordenlijst(en) opvist.

STAP 4: Woorden importeren

Het blijft natuurlijk wel een hele klus als je op deze manier (zie stap 3) ellenlange woordenlijsten moet invoeren. Gelukkig kan het ook anders. Zo’n dic-bestand is namelijk niet meer dan een eenvoudig tekstbestand, dat zich door een tool als Kladblok vlotjes laat inlezen. Wel moet je dan even weten waar deze dic-bestanden zich bevinden.

In Word 2003 is dat standaard C:Documents and Settings<gebruikersnaam>Application DataMicrosoftProof, in Word 2007 wordt dat C:Documents and Settings<gebruikersnaam>Application DataMicrosoftUProof.

Vind je nergens de map Application Data, dan moet je eerst nog een instelling wijzigen in je Verkenner. Open hier het menu EXTRA en kies achtereenvolgens MAPOPTIES, WEERGAVE. Zorg dat je (helemaal onderaan) de optie VERBORGEN BESTANDEN EN MAPPEN WEERGEVEN aanstipt en bevestig met OK. Nu zal je de map wel zien staan.

Dat het om een tekstbestand gaat, biedt natuurlijk perspectieven, zeker met een kant-en-klare woordenlijst die zich naar een tekstbestand laat exporteren. Of misschien kan je woorden uit een document kopiëren (met CTRL+C) en ze dan in Kladblok plakken (CTRL+V), onder de al bestaande items.

Lig er trouwens niet wakker van dat je lijst (in Kladblok) niet mooi in alfabetische volgorde staat – dat doet Word automatisch zodra je de lijst opnieuw in de tekstverwerker opent.

STAP 5: DIC-bestand creëren

Een slimme lezer heeft natuurlijk al lang bedacht dat hij dus zelf ook zo’n dic-lijst kan opbouwen. Even Kladblok opstarten, woorden netjes onder elkaar intikken en het bestand opslaan met de extensie .dic in de map op een van de hierboven vermelde paden.

Dat klopt, maar voor Word 2007 moet je bij het opslaan in Kladblok wel nog de codering instellen op Unicode en niet op ANSI; voor Word 2003 maakt dat niet veel uit.

Plaats je het bestand in een andere map, dan moet je Word de juiste weg wijzen: open dan het venster met de AANGEPASTE WOORDENLIJSTEN, druk op de knop TOEVOEGEN en navigeer naar het pad waarin je het bestand hebt ondergebracht.

Nog een addertje onder het gras… Zowel Word 2003 als Word 2007 delen zo’n zelf gecreëerde woordenlijst standaard in bij ALLE TALEN. In stap 2 hebben we gezien dat je dit weliswaar makkelijk kan aanpassen in bijvoorbeeld NEDERLANDS (BELGIË), maar je moet wel weten dat de twee Word-versies op dit vlak niet helemaal compatibel zijn.

Is het je bedoeling een dic-bestand in beide versies te kunnen gebruiken, zorg dan dat je de woordenlijst niet taalspecifiek hebt gemaakt in de ene Word-versie voor je over een kopie beschikt voor de andere.

STAP 6: Woordenlijst delen

Eigenlijk heb je uit stappen 4 en 5 al kunnen afleiden hoe je zo’n woordenlijst nu met anderen kan delen. Het volstaat dat je ze bijvoorbeeld als bijlage doormailt, waarna de gelukkige ontvanger het dic-bestand naar de juiste locaties kopieert en in Word (ophaalt en) activeert.

Het is natuurlijk wel zo galant als je samen met je mail daarvoor de nodige instructies doormailt. Instructies die je zó uit de bovenstaande stappen kan distilleren. Voortaan maakt ook jouw vereniging geen spelfauten (sic) meer…