Gegevens en e-mail synchroniseren

Intro

Je kan dan wel met opdrachtregelcommando’s als xcopy en vooral ook robocopy gegevensmappen synchroon houden met Windows, maar het gaat een stuk eleganter als je op een gebruiksvriendelijke interface kan terugvallen. Gelukkig dienen zich hiervoor enkele degelijke en gratis tools aan.

We denken met name aan Microsofts SyncToy, SyncBack LE en Allway Sync. De eerste twee zijn al vaker aan bod gekomen in Clickx. We laten daarom deze keer de eer aan Allway Sync, dat erg gebruiksvriendelijk uit de hoek komt.

STAP 1: Mappen instellen

Download Allway Sync, installeer de tool en start die op. Ga eerst naar het menu LANGUAGE en kies DUTCH. In het midden zie je (standaard) een grote dubbele pijl, met aan beide kanten een voorlopig nog leeg veld. De bedoeling is dat je in het ene veld het pad naar de (eerste) gegevensmap van je desktop-pc invult en in het andere veld naar je ‘synchronisatiemap’ verwijst.

Beginnen we met de map op je desktop-pc. Klik op de linkse knop BLADEREN en navigeer naar de map die je wil synchroniseren. Aan de rechterkant klik je eerst op het kleine blauwe pijltje en kies je REMOVABLE DRIVE uit het uitklapmenu, waarna je op de knop CONFIGUREREN drukt. Verwijs bij CHOOSE REMOVABLE DRIVE naar de juiste schijf (of usb-stick) en vul bovenaan het gewenste pad in.

Mocht je ervoor kiezen om rechtstreeks met een map op je netbook te synchroniseren, dan wil je in het uitklapmenu wellicht voor NETWORK FOLDER gaan, waarna je via een ‘unc-pad’ naar de gedeelde map op je netbook verwijst (bijvoorbeeld: \netbookdatamap).

STAP 2: Mappen synchroniseren

Zodra de juiste mappen zijn ingesteld, laat je Allway Sync het zaakje onderzoeken met de knop ANALYSEREN. De tool vertelt je even later om hoeveel bestanden het in totaal gaat, maar maakt ook een uitsplitsing in onder meer nieuwe, gewijzigde, verwijderde en uitgesloten bestanden. Het volstaat op de links te klikken om de bestanden in meer detail te bekijken.

Uitgesloten bestanden zijn items die niet door de ingestelde filters zijn geraakt. Die filters kan je nauwkeurig instellen via het menu BEELD, OPTIES, NEW JOB 1 (als het tenminste om deze job gaat), FILTERS. Gaat het om een allereerste synchronisatietaak, dan krijg je ongetwijfeld een waarschuwing op je neus dat er een “substantial difference in folders” is aangetroffen.

Niks om je zorgen over te maken, want dat is perfect normaal voor een eerste synchronisatie. Klik dus dat bericht maar weg met NEGEER. Nu is de weg vrij om de knop SYNCHRONISEREN in te drukken. De tool gaat aan de slag en een voortgangsbalk maakt duidelijk hoeveel geduld je moet opbrengen.

Het is logisch dat zo’n synchronisatieklusje de eerste keer (veel) langer duurt dan de daaropvolgende keren…

STAP 3: Synchronisatie finetunen

Wil je nog andere mappen synchroniseren, dan hoef je maar een of meer nieuwe taken toe te voegen. Dat kan via het menu TAAK, waar je NIEUWE TAAK TOEVOEGEN selecteert of CLONE JOB kiest. Dit laatste is handig als de nieuwe taak bepaalde overeenkomsten vertoont met een vorige.

Elke taak verschijnt op een apart tabblad en laat zich via de knoppen ANALYSEREN, SYNCHRONISEREN en STOP apart aansturen.

Overigens vallen er nog wel meer interessante opties te bespeuren. Open opnieuw het menu BEELD en kies OPTIES. Klik op een van je taken en dan op SYNCHRONISATIEREGELS. Standaard staat hier een vinkje bij VERWIJDERINGEN DOORVOEREN.

Dat houdt in dat een verwijderd bestand aan de ene kant automatisch ook aan de andere kant wordt weggehaald. Hoe dat precies moet gebeuren, bepaal je via de optie BELEID M.B.T BESTANDSVERSIE. Handig voor wie zich weinig kopzorgen wil maken, is nog de optie AUTOMATISCHE SYNCHRONISATIE, waarin je de spelregels vastlegt om de synchronisatietaken volautomatisch te kunnen laten uitvoeren.

STAP 4: Berichten synchroniseren

Voor Outlook Express en Windows Mail kan je eigenlijk al met Allway Sync uit de voeten: je moet er dan alleen voor zorgen dat je de archiefmap van deze programma’s synchroniseert. In Outlook Express bijvoorbeeld vlooi je die locatie als volgt uit: open het menu EXTRA, kies OPTIES, ga naar het tabblad ONDERHOUD en druk op de knop ARCHIEFMAP.

De berichtgeving van grote broer Outlook synchroniseren ligt lastiger en daar haal je dus maar beter een meer gespecialiseerde tool als Easy2Sync for Outlook voor in huis www.easy2sync.com (vanaf € 39 – de gratis variant laat je alleen het Postvak IN & UIT synchroniseren). Laat de wizard alvast een standaardtaak creëren en kies hier SYNCHRONIZE.

Duid aan welke map(pen) je wil gesynchroniseerd zien en waarmee – dat kan eventueel ook een andere pc in het netwerk zijn. Nog even een paar instructies van de wizard volgen en de synchronisatie is een feit.