Microsoft OneNote valt buiten de heilige drievuldigheid Excel-Word-Powerpoint, en wordt daarom vaak over het hoofd gezien door Office-gebruikers. Het helpt ook niet dat het programma behoorlijk ingewikkeld kan zijn voor beginners. Eens je echter de structuur van het programma begrijpt, heb je een uitstekende tool in handen om een stevige grip te behouden op je werk- of studieplanning.
Stap 1 / Hiërarchie
Vooraleer je het programma opent, is het een goed idee om een beter begrip op te bouwen van de structuur van OneNote. Het programma heeft drie hiërarchische niveau’s: notitieboeken, secties en pagina’s. Notitieblokken representeren het hoogste niveau en bevatten je algemene mappen – denk aan Werk of School. Binnen die notitieboeken kan je secties aanmaken, die informatie over specifieke aspecten van je activiteiten herbergen, bijvoorbeeld je verschillende vakken of verschillende werkprojecten. Secties kan je nog verder opdelen in pagina’s om een verdere onderverdeling aan te brengen in je documenten rond een bepaald vak of project.
Stap 2 / Notitieblok
Wanneer je OneNote voor de eerste keer opstart, wordt er automatisch al één notitieblok aangemaakt onder je naam. Om de titel van dit notitieboek aan te passen naar een specifieker onderwerp klik je er met je rechtermuisknop op en open je Eigenschappen. In dit venster kan je het notitieboek een andere naam of kleurcode geven, en optioneel de opslaglocatie ervan veranderen. Om een nieuw notitieblok aan te maken klik je op de naam van het al aanwezige notitieboek en kies je Notitieblok toevoegen. In het volgende venster duid je de locatie aan waar alle informatie die je aan het notitieblok toevoegt opgeslagen moet worden en geef je een naam aan je digitale schrift. Eens je dat hebt gedaan, kan je op Notitieblok maken klikken. Je krijgt nog de vraag of je het notitieblok wilt delen met iemand. Voeg die personen toe of klik op Niet nu.
Stap 3 / Secties
Standaard krijg je in OneNote het overzicht van één notitieblok te zien. Om te wisselen tussen blokken klik je op de naam links bovenaan. Nu je de koepelstructuur hebt opgezet, kan je beginnen met het verdelen in secties. Die voeg je toe door bovenaan op het plus-icoontje te klikken. Wil je toch een onderscheid bij de secties aanbrengen, dan kan je ze groeperen. Rechterklik met je muis op een sectiehoofding en selecteer Nieuwe sectiegroep, waarop je meteen ook een naam kan plakken. Om je secties hiernaar te verplaatsen moet je ze gewoon slepen met je muis.
Stap 4 / Pagina’s
Om je notities en andere bestanden nog verder te structureren zijn er pagina’s, waarvoor je aan de rechterkant van het venster een Toevoegen-knop terugvindt. De pagina’s zijn de basisstof van Microsoft OneNote en dragen standaard een datumstempel die laat zien wanneer je deze hebt aangemaakt. Je kan eender waar op een pagina je cursor zetten en nota’s typen. Via het tabblad Invoegen kan je onder andere afbeeldingen, links en zelfs audio- en videobestanden bij de nota’s steken. Tekenen is ook een optie, zoals je kan ontdekken in het gelijknamige tabblad.
Stap 5 / Tags
Naast de structuur die we in de voorgaande stappen hebben uitgelegd, kan je ook gebruik maken van tags om je pagina’s of de informatie in je pagina’s te categoriseren. Je vindt het menu in het tabblad Start, waar het Markeringen heet. Klik je op de pijl in het tagveld, dan krijg je een overzicht van kant-en-klare tags. Wil je bijvoorbeeld een pagina klasseren als taak, dan selecteer je de titel en selecteer je de tag Taak uit de lijst. Je kan ook nota’s op je pagina van een tag voorzien door deze te selecteren en in het markeringenmenu een tag te kiezen.
Stap 6 / Meer tags
Met de knop Tags zoeken in Start kan je je pagina’s doorzoeken op bepaalde tags. Je kan dit gebruiken om bijvoorbeeld taken met prioriteit eruit te halen. Het is ook mogelijk om verschillende tags aan een pagina toe te wijzen, door opnieuw de titel te selecteren en een tag bij te voegen. Om eigen tags aan te maken of een bestaande tag aan te passen open je wederom het markeringenmenu en klik je onderaan op Tags aanpassen. Wanneer je Nieuwe tag kiest, kan je een symbool, naam en markeerkleur aanwijzen.
Stap 7 / Hyperlinks
Zoals we eerder al aanhaalden, heb je de mogelijkheid om hyperlinks in te voegen op pagina’s. Vind je relevante info op het internet, dan kan je de url eenvoudig in een van je nota’s droppen. OneNote beperkt zich echter niet tot externe links; het programma ondersteunt ook interne links. Dat betekent dat je naar andere pagina’s, secties of notitieblokken kan verwijzen in je nota’s en meteen hiernaartoe kan springen. Een dergelijke kruisverwijzing is bovendien eenvoudig aan te maken. Het is in essentie hetzelfde proces als het toevoegen van een externe link. Open het tabblad Invoegen en kies Koppeling. Typ de tekst in van de verwijzing en kies het onderdeel waar je naar wilt linken bij Of selecteer een locatie in OneNote.
Stap 8 / Experimenteren
Deze workshop is te kort om alle manieren te detailleren waarop je met OneNote informatie kan vastleggen, verbinden en organiseren. Wees zeker niet terughoudend om te experimenteren met knoppen en functies. Zo bevat OneNote ook sjablonen om pagina’s aan te maken, heb je er de mogelijkheid om in realtime met collega’s aan notitieblokken te werken en zijn er ook integratie-opties met diverse Office-programma’s.
