Nadat je een bericht hebt gelezen, zal je er in de meeste gevallen iets mee willen doen. Je wil het verplaatsen naar een bepaalde map in het archief, het markeren om er later op terug te komen, er een categorie aan toekennen om het gemakkelijk te herkennen, of je wil het verwijderen. We overlopen de opties.
Om te beginnen zijn er verschillende manieren om e-mail te verwijderen:
- Klik op de knop Verwijderen in het lint. Deze knop staat in het tabblad Start.
- Druk op Ctrl+D. Het huidige geselecteerde bericht wordt verwijderd.
- Druk op Delete op het toetsenbord.
- Klik op het pictogram Verwijderen dat in de berichtenlijst verschijnt als je met de muis over een bericht zweeft.
Berichten organiseren
Hoewel het misschien erg aantrekkelijk klinkt om alle mail eenvoudig te verwijderen zodra het bericht is gelezen, is dat in de praktijk natuurlijk niet realistisch. Vaak zal je een archief willen aanleggen van een mailwisseling of een bericht op een andere wijze willen markeren zodat je het later kan terugvinden. Er zijn echter waarschijnlijk bijna net zo veel voorkeuren om mail te organiseren als er e-mailgebruikers zijn. De een houdt ervan alles netjes in mappen te verdelen, de ander verzamelt alles het liefst in het Postvak IN totdat dit tienduizend berichten bevat. Daarna wordt de zoekfunctie gebruikt om mail terug te vinden. En dan is er nog alles wat daartussenin zit. Hierover doen we verder geen uitspraken; kies gewoonweg de manier die bij je past. Wel laten we diverse manieren zien waarop je in Outlook berichten kan organiseren.
Mappen gebruiken
Mail in mappen organiseren is een veelgebruikte manier. Dit lijkt erg op de manier waarop bestanden in Windows Verkenner worden georganiseerd. In Outlook kan je binnen een mailaccount mappen maken en binnen deze mappen eventueel ook weer submappen plaatsen. Mappen bewerken doet je het snelst via het menu van de rechtermuisknop. Je kan onder andere kiezen uit deze opties:
- Nieuwe map: maakt een submap onder de huidige map. In het voorbeeld zou in de map Familiezaken bijvoorbeeld een map kunnen worden gemaakt voor opa, oma, kinderen enzovoort.
- Mapnaam wijzigen: geeft de map een andere naam.
- Map kopiëren: kopieert de map. Dit gaat iets anders dan mappen kopiëren in de Windows Verkenner. Je moet hierbij een doelmap aangeven binnen het account waar je de map naartoe wil kopiëren (er wordt dus niet automatisch een nieuwe map gemaakt met de naam Kopie van <mapnaam>). Alle mail blijft in de oude en nieuwe map aanwezig.
- Map verplaatsen: verplaatst de map naar een andere (sub)map binnen het account. Alle mail blijft in de map aanwezig.
- Map verwijderen: wist een map van de computer of van de (Exchange) Server. Let op: alle berichten in de map worden ook gewist. Ze zijn nog aanwezig in de map Verwijderde items (de prullenbak van Outlook), maar pas altijd goed op met deze optie.
Berichten verplaatsen
Als je op deze wijze allerlei mappen hebt gemaakt, kan je mail die binnenkomt in het Postvak IN na lezing verplaatsen naar een bepaalde map, door het te verslepen. Hou Ctrl ingedrukt tijdens het klikken om meerdere berichten te selecteren. Je kan ook met de rechtermuisknop op een bericht klikken en Verplaatsen kiezen in het snelmenu.
- Klik met de rechtermuisknop op een bericht en kies Verplaatsen in het snelmenu.
- In het vervolgmenu verschijnen de laatst gebruikte mappen, zodat je snel nogmaals een bericht naar een van deze mappen kunt verplaatsen.
- Onderin het vervolgmenu is ook de optie Andere map aanwezig. Gebruik deze als de juiste map (nog) niet in het menu wordt getoond.
Berichten verplaatsen via het snelmenu kan handig zijn als je niet steeds met slepen de doelmap wilt opzoeken (met kans op fouten door te vroeg of te laat loslaten van de muisknop).
Mappen als favoriet markeren
De lijst met mappen kan erg lang worden. Hierdoor raakt het oorspronkelijke doel (meer overzicht) alsnog een beetje op de achtergrond. In dat geval is het goed om te weten dat je veelgebruikte mappen als favoriet kan markeren. Ze zijn dan bovenin de mappenlijst zichtbaar, nog boven de accounts. Een map aanmerken als favoriete map kan op de volgende manieren:
- Sleep een map vanuit de mappenlijst naar boven. Het deel boven de streep is de sectie met favorieten. Laat de map hier los om deze toe te voegen als favoriet.
- De map wordt niet verwijderd uit de mappenlijst. Hij is zowel via de gewone lijst te bereiken als via de lijst met favorieten. Als je ervoor zorgt dat deze lijst niet te lang wordt, werkt dit laatste een stuk sneller.
- Klik met de rechtermuisknop op een map en kies In Favorieten weergeven. De map wordt getoond in de lijst met favorieten.
- Om dit ongedaan te maken, klik je nogmaals op de map en kiest Verwijderen uit Favorieten. De map wordt dan weer alleen in de mappenlijst getoond.
Categorie toekennen aan een bericht
Op de volgende manier wordt een bericht in een bepaalde categorie geplaatst:
- Selecteer een bericht.
- Klik in het tabblad Start op de knop Categoriseren.
- Kies een van de beschikbare categorieën.
In de berichtenlijst wordt het bericht gemarkeerd met een blokje in de kleur van de gekozen categorie. In het leesvenster wordt een balk in de betreffende kleur boven het bericht geplaatst. Hierin wordt ook de categorienaam getoond. Zo is een bericht snel te identificeren.
Eigen categorieën instellen
De standaardnamen voor categorieën met kleuren (Geel, Blauw, Rood enzovoort) zijn natuurlijk niet erg onderscheidend. Categorieën zijn beter herkenbaar als er beschrijvende namen aan zijn toegekend, zoals in de voorgaande afbeeldingen is te zien. Dit gaat op de volgende manier.
- Klik op de knop Categoriseren. Als je deze niet ziet, controleer dan of in het lint wel het tabblad Start is geactiveerd.
- Kies Alle categorieën.
- Het venster Kleurcategorieën verschijnt. Gebruik de knoppen voor de volgende acties:
- Nieuw: maakt een nieuwe categorie. Je kan zelf een naam, kleur en eventueel sneltoets kiezen. Doe dit als je niet genoeg hebt aan de zeven categorieën die Outlook standaard instelt.
- Naam wijzigen: kies deze optie om de standaardnamen van Outlook aan te passen in meer herkenbare namen. Deze knop gebruik je ook als je later de naam nogmaals wil aanpassen.
- Verwijderen: verwijdert een categorie. Berichten die eventueel met deze categorie waren gemarkeerd blijven behouden, maar de categoriemarkering vervalt.
- Kleur: wijzig de bestaande kleur voor een categorie. Berichten die al met deze categorie zijn gemarkeerd, krijgen direct deze nieuwe kleur.
- Sneltoets: kies een sneltoets om snel een categorie aan een bericht toe te kennen. Als je veel met categorieën werkt, kan dit erg handig zijn.
- Sluit het venster met OK. Eventueel aangebrachte wijzigingen worden direct doorgevoerd door Outlook.
Conclusie
Het maken van mappen en vervolgens verplaatsen van berichten is een goede manier om mail te organiseren die (nog) niet mag worden verwijderd. Tegelijkertijd wordt je Postvak IN opgeschoond en blijft het overzicht behouden. Veelgebruikte mappen kan je aanmerken als favoriet. Ze zijn dan altijd snel te vinden. Een andere manier om mail te organiseren is door een categorie aan een bericht toe te kennen. Er wordt dan een gekleurd blokje achter het bericht getoond. In de detailweergave van de mappenlijst kan je mail ook sorteren op categorie. De standaardnamen van Outlook zijn Categorie Blauw, Categorie Geel enzovoort. Maar het is natuurlijk veel beter om hier een logische naam voor te verzinnen. Laten we besluiten met te benadrukken dat de hier genoemde methoden om mail te organiseren elkaar beslist niet uitsluiten. Het is zonder meer mogelijk meerdere categorieën toe te kennen aan een bericht en het daarna bovendien te verplaatsen naar een bepaalde map. De organisatiemiddelen voor mailberichten die Outlook biedt, zijn hulpmiddelen om orde te scheppen in de hoeveelheid e-mail die dagelijks op je afkomt. Kies een werkwijze die goed bij je past. En tot slot: wees niet bang om overbodige mail te verwijderen. Want zeg nu zelf: hoe vaak lees je die oude nieuwsbrieven met aanbiedingen nog? En moet je al die cc’s van collega’s nu echt bewaren?
Handboek Outlook 2021 voor Office 2021 en Microsoft 365
Dit artikel is een hoofdstuk uit het Handboek Outlook 2021 van Peter Kassenaar. Outlook 2021 is een veelzijdig, uitgebreid en krachtig programma dat je gebruikt om te e-mailen, je agenda te beheren, taken te plannen en contacten te onderhouden. Dit Handboek is volledig geactualiseerd voor de 2021-editie en gaat uitgebreid in op de vele mogelijkheden van de software. De auteur loodst je speels door de verschillende functies van het programma en de hoofdstukken worden telkens afgesloten met vragen en oefeningen; zo krijgt je Outlook 2021 snel in de vingers.
Tot de behandelde onderwerpen behoren:
- Kennismaken met de werkomgeving
- Accounts toevoegen en beheren
- E-mail lezen en organiseren
- E-mail opstellen en verzenden
- Werken met contactpersonen
- Werken met de agenda
- Werken met taken en notities
- Instellingen en opties wijzigen
Deze uitgave van Vanduuren Media is onder andere verkrijgbaar bij Standaard Boekhandel, voor 29,99 euro.
