Aujourd’hui, lorsqu’on souhaite partager un document créé, par exemple, dans Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, il faut souvent commencer par supprimer soi-même les commentaires, les révisions et l’historique des versions. Cela prend du temps et comporte le risque que des informations sensibles subsistent malgré tout. Avec cette nouvelle fonctionnalité, Microsoft souhaite automatiser ce processus. Le géant du logiciel l’explique en détail dans un article de blog.
Partager un document sans détails
internes
Avec « Publish to web », un utilisateur peut convertir un document en une version propre et lisible, sans éléments internes tels que les commentaires, les révisions ou les versions précédentes. Le document est ensuite publié en ligne, après quoi un lien en lecture seule est automatiquement généré pour le partage. Le destinataire ne voit que la version finale du document. Les détails internes qui se trouvent normalement dans le fichier – tels que les commentaires ou les anciennes versions – restent masqués.
Selon Microsoft, cette fonctionnalité peut ainsi aider à éviter les fuites de données involontaires. En effet, dans les entreprises, il arrive régulièrement que des informations sensibles restent visibles dans les commentaires ou les révisions lorsqu’un document est partagé en externe.
D’abord dans Excel et PowerPoint
Cette nouvelle option sera à terme disponible dans Word, Excel et PowerPoint. Pour l’instant, elle n’est toutefois utilisable que dans les versions web d’Excel et de PowerPoint, tandis que Word pour le web ne bénéficiera de cette fonctionnalité que dans une mise à jour ultérieure. Cette fonctionnalité n’est pas destinée aux particuliers. Pour utiliser « Publier sur le Web », vous devez disposer d’une licence Entreprise pour Microsoft 365. En effet, les documents partagés sont stockés dans Microsoft SharePoint.
Les utilisateurs peuvent révoquer un lien partagé à tout moment via le bouton « Unpublish ». Il est également possible de modifier un document et de le republier via « Republish ». Les modifications n’apparaissent pas automatiquement dans la version partagée : ce n’est qu’après la republication que la mise à jour devient visible pour le destinataire.
Microsoft envisage différentes applications pour cette fonctionnalité. Elle peut ainsi être utilisée pour partager des présentations avec des clients, publier du matériel de formation sur l’intranet d’une entreprise ou diffuser des rapports auprès de partenaires externes.
