Steeds minder bedrijven werken met papieren facturen. Steeds meer processen worden gedigitaliseerd en dat geldt ook voor facturatie. Elektronische facturen, of e-facturen, nemen de plek in van de facturen op papier. Maar hoe werkt e-facturatie software en waarom is het voor moderne ondernemers bijna niet meer weg te denken? In dit artikel leggen we het uit.
E-facturatie software is een digitaal systeem waarmee facturen niet alleen kunnen worden aangemaakt en verzonden, maar ook worden verwerkt in een geautomatiseerde, elektronische vorm. In tegenstelling tot een traditionele pdf- of papieren factuur die per e-mail of post wordt verstuurd, is een e-factuur opgebouwd volgens een gestandaardiseerd digitaal formaat. Daardoor kan de factuur direct worden ingelezen in boekhoudsystemen en administratieve software zonder handmatige tussenkomst.
Handmatig factureren is tijdrovend. Denk aan het opstellen van facturen en vervolgens het manueel invoeren van ontvangen facturen in je administratie. Met e-facturatie software worden deze stappen grotendeels geautomatiseerd. Deze automatisering verkleint de kans op fouten. E-facturatie maakt namelijk gebruik van standaarden, waardoor gegevens automatisch worden ingelezen en gecontroleerd. En doordat facturen sneller bij de ontvanger aankomen en sneller verwerkt kunnen worden, neemt de doorlooptijd tussen het verzenden van een factuur en betaling vaak af. Een laatste belangrijk voordeel is het feit dat e-facturatie simpel gekoppeld kan worden met het eigen boekhoudpakket.
Hoewel er verschillende aanbieders en systemen bestaan, werken de meeste e-facturatie tools volgens een vergelijkbare logica. Het start met het aanmaken van een factuur, in een elektronisch formaat. De factuur wordt in de meeste gevallen niet simpelweg als pdf verzonden, maar via een beveiligd e-facturatienetwerk of portal naar de ontvanger gestuurd. Hierdoor krijgt de ontvanger een digitaal document dat direct in zijn systeem kan worden geanalyseerd. De ontvangende partij ontvangt de e-factuur in zijn boekhoudsysteem, waar deze automatisch kan worden gevalideerd en geboekt. Vervolgens volgt de betaling volgens de afgesproken termijnen.
Als bedrijf heb je te maken met wettelijke vereisten rond facturatie en archivering. E-facturatie software ondersteunt vaak in de naleving van deze regels: van correcte btw-specificaties tot veilige opslag van facturen gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijnen. Daarnaast groeit de internationale standaardisering van e-facturatie. Overheden stimuleren het gebruik van e-facturen waardoor je als organisatie makkelijker zaken doet met buitenlandse partners.
Eigenlijk is e-facturatie interessant voor iedereen die regelmatig factureert. Of je nu een kleine ondernemer bent, of onderdeel van een groter bedrijf. En ook als zelfstandige in bijberoep geldt: e-facturatie software biedt voordelen die je vandaag al kunt benutten om je financiële processen slimmer te organiseren.
Dit artikel is geschreven door een van onze partners. Onze redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang elke week het beste van Clickx in je mailbox.
Volg Clickx op Google Nieuws om onze nieuwste artikels in je feed te krijgen. Vergeet niet om op ‘Volgen’ te klikken.
Krijg Clickx magazine 10 keer per jaar (waarvan 2 extra dikke dubbelnummers) keurig thuisbezorgd.
