Werkblad beveiligen in Excel: dat kan zo

Je hebt een Excel-bestand waarin je veel tijd hebt gestoken. Alles staat netjes uitgewerkt, maar je wilt voorkomen dat iemand per ongeluk formules overschrijft, tabbladen verwijdert of de structuur van de werkmap aanpast? Door je werkblad in Excel te beveiligen kan je precies instellen wat anderen wel en niet mogen wijzigen.

Wilt je dat niemand iets aan je werkblad kan veranderen, dan kan je het werkblad beveiligen. Maar in de praktijk wil je meestal dat andere gebruikers in bepaalde cellen nog wel iets kunnen invullen. Dan kan met een gedeeltelijke blokkade. Door te beveiligen kan je ook je formules voor anderen onzichtbaar maken. Als je de structuur van de werkmap beveiligt, kan niemand de volgorde van de werkbladen veranderen. Ook kunnen anderen dan geen heel werkblad verwijderen, noch invoegen. Wilt je voor beveiligde cellen je eigen foutmelding laten verschijnen in plaats van de standaardfoutmelding? Maak dan slim gebruik van validatie.

Werkblad beveiligen

Staan er in je werkblad gegevens die niemand mag veranderen of mag niemand cellen verplaatsen, dan maakt je het werkblad onaantastbaar met behulp van de beveiliging. Daarmee gaan alle cellen op slot en kan niemand meer iets veranderen. je beveiligt je werkblad als volgt.

1. Klik in het tabblad Controleren op Blad beveiligen.
   • Of klik in het tabblad Start op Opmaak en kies in het menu dat verschijnt, Blad beveiligen.
   • Of klik met de rechtermuisknop op de tabblad onderaan en kies Blad beveiligen.

Er verschijnt een venster met een aantal opties. Verken de mogelijkheden eens en schakel in wat gebruikers wel mogen doen.

2. Boven in dit venster kan je een wachtwoord opgeven. Dit is niet verplicht, maar sterk aan te raden.
3. Bedenk een wachtwoord en typ dat hier.
4. Klik op OK en er verschijnt een vervolgvenster.
5. Typ daarin hetzelfde wachtwoord nogmaals.
6. Mocht je in het vervolgvenster niet exact hetzelfde wachtwoord invoeren, dan verschijnt de melding: ‘De wachtwoordbevestiging is niet identiek’. Klik dan op OK en probeer het opnieuw: voer opnieuw tweemaal hetzelfde wachtwoord in.
   • Onthoud dit wachtwoord goed! Want het is voortaan de enige mogelijkheid om het werkblad te ontgrendelen.
   • Je kan als ‘wachtwoord’ ook een aantal cijfers opgeven, dan heb je een soort van pincode.
   • Stelt je geen wachtwoord in, dan kan een ander niets aan je werkblad veranderen, maar wie de weg weet naar de tab Controleren en Blad beveiligen, kan de beveiliging eenvoudig opheffen.

Het hele werkblad is nu beveiligd. Alle cellen worden geblokkeerd. Probeert je iets te typen (of iets te verwijderen), dan word je tegengehouden en verschijnt er een venster. Je ziet dat de meeste knoppen in het lint vaag zijn geworden: die werken nu niet.

Beveiliging opheffen

Je heft de beveiliging van het werkblad als volgt op.

1. Klik in het tabblad Controleren op de knop, die nu Beveiliging blad opheffen heet.
   • Of klik op Opmaak en kies in het menu Beveiliging blad opheffen.
   • Of klik met de rechtermuisknop op de tab van het werkblad en kies Beveiliging blad opheffen.

Heb je tijdens het beveiligen een wachtwoord opgegeven, dan verschijnt het venster waarin je het wachtwoord moet typen.

1. Voer je wachtwoord in en alle cellen zijn weer te bewerken.
   • Hebt je als wachtwoord een getal opgegeven (een pincode), dan voer je dat in.
   • Ook als je de blokkering van een aantal cellen wilt veranderen (zie hierna), moet je eerst de beveiliging van het blad opheffen.

Je kan het werkblad weer gewoon bewerken. Als je het werkblad hierna opnieuw wilt beveiligen, klik je weer op de tab Controleren en op Blad beveiligen. je kan in de volgende stap hetzelfde wachtwoord opgeven, of een heel ander wachtwoord bedenken.

Enkele cellen openhouden

Hebt je een model waarin mensen in bepaalde cellen gegevens moeten invoeren en waarin formules een berekening uitvoeren, dan kan je de invoercellen laten opvallen met kleur en randen. Maar je loopt het risico dat iemand je formules verwijdert. je kan instellen dat gebruikers alleen bepaalde cellen kunnen invullen, zodat ze geen formules kunnen veranderen. Hiervoor hef je in enkele cellen de blokkade op. Als je het werkblad beveiligt, worden standaard alle cellen geblokkeerd. Wilt je een aantal cellen toch toegankelijk houden, dan hef je eerst de blokkering van die cellen op, via Opmaak, Celeigenschappen en op het tabblad Bescherming de optie Geblokkeerd uitschakelen, of via Opmaak, Cel vergrendelen. Daarna schakel je de beveiliging van het werkblad in.

Je regelt als volgt dat slechts enkele cellen toegankelijk blijven.
• Had je het hele werkblad beveiligd en wilt je nu de blokkering van enkele cellen veranderen, dan moet je eerst de beveiliging van het blad opheffen.

1. Selecteer de cellen die gebruikers mogen invullen.
   • Om verspreid liggende cellen te selecteren houdt je de Ctrl-toets ingedrukt en klik je op de desbetreffende cellen.
2. Klik met de rechtermuisknop op de selectie en kies in het snelmenu Celeigenschappen; het venster Cellen opmaken gaat open.
   • Of druk op de sneltoets Ctrl+1 (Ctrl-toets en cijfer één).
3. Klik op de tab Bescherming en schakel de optie Geblokkeerd uit.
4. Schakel vervolgens de beveiliging van het hele werkblad in door in het tabblad Controleren te klikken op Blad beveiligen en weer een wachtwoord in te stellen.

Alle cellen worden nu geblokkeerd, behalve de cellen waarvan je de blokkering hebt uitgeschakeld. Alleen die cellen zijn nog open en kunnen worden ingevuld.

Als het werkblad beveiligd is, ga je met de Tab-toets snel door de cellen die toegankelijk zijn gebleven. Met Shift+Tab ga je terug. Zo controleer je ook snel welke cellen geblokkeerd zijn: de cellen waar je met de Tab-toets niet kan komen, zijn geblokkeerd.

Cellen snel op slot zetten

Zoals je ziet, gaan in principe alle cellen op slot als je de beveiliging inschakelt (tenzij je in enkele cellen de blokkering opheft). Want standaard is overal Geblokkeerd ingeschakeld. Dat kan je zien als je in het tabblad Start op Opmaak klikt en kijkt bij Cel vergrendelen; naast die optie ziet je een hangslotje.

• Zie je een gekleurd kader om het slotje, dan is de cel vergrendeld. Je heft de blokkering snel op door hier op Cel vergrendelen te klikken. Als je daarna opnieuw op Opmaak klikt, zie je dat het gekleurde kader om het slotje bij Cel vergrendelen is verdwenen: de cel is vrijgegeven.
• Staat er niets om het slotje, dan blijft de cel open als je de beveiliging inschakelt. Klikt je voor deze cel op Cel vergrendelen, dan blokkeer je de cel weer.

Deze instellingen werken pas nadat je de beveiliging inschakelt.

Formules onzichtbaar maken

Wanneer de beveiliging is ingeschakeld, kunnen de cellen met formules niet meer worden gewijzigd (als in die cellen vooraf de optie Geblokkeerd is ingeschakeld). Maar wie op een cel met een formule klikt, kan die formule nog wel zien in de formulebalk. Je houdt je formules als volgt geheim. Is het blad beveiligd, hef dan eerst de beveiliging op.

1. Klik met de rechtermuisknop op een cel met een formule en kies Celeigenschappen; het venster Cellen opmaken gaat open.
2. Schakel op het tabblad Bescherming onder de optie Geblokkeerd ook de optie Verborgen in.
3. Schakel vervolgens de beveiliging van het werkblad in.
   Klik je hierna op de cel met de formule, dan is deze in de formulebalk niet meer te zien.

• Je kan in het tabblad Bescherming ook de optie Geblokkeerd uitschakelen en alleen Verborgen inschakelen. Als je het werkblad hierna beveiligt, kan niemand de formule zien, maar als iemand in de cel met een (onzichtbare) formule op de Delete-toets drukt, ben je de formule wel kwijt. Geen handige combinatie dus.

Alle werkbladen beveiligen

Wil je alle werkbladen beveiligen, dan kan dat niet snel voor alle bladen tegelijk. Je zal de werkbladen een voor een moeten beveiligen. Ook het opheffen van de beveiliging moet je in ieder werkblad apart doen. Wil je in een oogopslag zien of een werkblad is beveiligd, klik dan op de tab Controleren. Staat er op de knop van de beveiliging: Beveiliging blad opheffen, dan is het werkblad beveiligd. Wilt je snel alle werkbladen van de werkmap langslopen om dit te zien, houd dan de tab Controleren in beeld en ga alle werkbladen langs door te drukken op Ctrl+PageDown (of Ctrl+PageUp).

Houd de tab Controleren in beeld, druk op Ctrl+PageDown en overloop de werkbladen van de werkmap. Ziet de knop eruit zoals links, dan is het werkblad beveiligd; ziet de knop eruit zoals rechts, dan is het niet beveiligd.

Handboek Excel 2024

Dit artikel is een hoofdstuk uit het boek ‘Handboek Excel 2024’ van Wim de Groot. Aan de hand van talloze uitgewerkte en verrassende voorbeelden laat de auteur in deze actuele uitgave zien hoe je met weinig inspanning het maximale uit Microsoft Excel haalt. Je leert hoe je in een handomdraai handige lijsten maakt om gegevens bij te houden, rekenformules opstelt en grafieken maakt. Het rekenwerk vormt het kloppende hart van Excel, bijna de helft van dit boek wordt besteed aan uitleg van formules en de 30 meest gebruikte functies. Verder komen de opmaak, het afdrukken en het beveiligen van gegevens aan bod. Voor wie zo snel mogelijk wil werken, worden sneltoetsen vermeld.

Je kan gratis 100 oefenbestanden bij dit boek downloaden. In de ene helft zijn de voorbeelden helemaal uitgewerkt volgens de beschrijving in dit boek, in de andere helft van de bestanden staan alleen de gegevens zodat je zelf aan de slag kan om ervan te leren.

Deze uitgave van Van Duuren Media is onder andere verkrijgbaar bij Standaard Boekhandel voor 39,99 euro.

• Lees ook: Twee kolommen vergelijken in Excel: zo vind je snel verschillen