Handtekening instellen met Outlook: dat doe je zo

Ben je het beu om elke keer opnieuw je naam, functie of contactgegevens onder een mail te typen? Goed nieuws: met een e-mailhandtekening in Outlook regel je dat één keer, en staat die info voortaan automatisch onder al je berichten. In deze workshop tonen we hoe je zo’n handtekening instelt, zowel in de Outlook-app als in de webversie.

Voor wie er nog nooit mee werkte: je e-mailhandtekening is het blokje tekst (en eventueel een afbeelding) dat onderaan je uitgaande mails verschijnt. Dat kan eenvoudig je naam zijn, of een iets uitgebreidere versie met je telefoonnummer, functietitel, logo en sociale media. Je kan in Outlook meerdere handtekeningen aanmaken, bijvoorbeeld eentje voor je werk, privé of verschillende projecten.

1. Desktop: open instellingen

Werk je met de desktopversie van Outlook (binnen Microsoft 365 of Office)? Klik op het tandwieltje rechts bovenaan. In de cliëntversie van Outlook zit het menu Handtekeningen niet ver weg. Selecteer links het menu-item Accounts en kies vervolgens Handtekeningen. Als je ooit al een handtekening gebruikte, zal die hier zichtbaar zijn, ook als die van Outlook Web komt.

2. Desktop: nieuwe handtekening maken

Klik op Nieuw, en geef je handtekening een naam, bijvoorbeeld Zakelijk of Privé. Typ in het vak onderaan wat je onder je e-mails wil laten verschijnen. Bijvoorbeeld:

Beste groet,

Marijn Ceulemans
Hoofdredacteur Clickx | redacteur TechPulse
Blue Pixl Media
Steenweg op Antwerpen 26 | 2300 Turnhout | België
marijn.ceulemans@bluepixlmedia.com

Via de knoppen boven het tekstvak kan je de opmaak aanpassen (vet, kleur, lettertype), een afbeelding toevoegen (zoals een logo), of links invoegen. Ziet je handtekening eruit zoals je wil? Klik dan op Opslaan en je handtekening is klaar voor gebruik.

3. Web: handtekening instellen

Gebruik je liever de webversie van Outlook in je browser? Dan lijkt de optie wat verstopt te zitten, maar niets is minder waar. Om een of andere reden opent Outlook Web in de instellingen automatisch het menu-item E-mail. Klik bovenaan op Account > Handtekeningen en de werkwijze is dan hetzelfde als in de desktop-app. Je kan ook het zoekvak gebruiken en E-mailhandtekening aanklikken. Klik wederom op Opslaan en je bent klaar.

Nog wat tips

• Houd je e-mailhandtekening overzichtelijk. Een overload aan kleuren, lettertypes of citaten oogt eerder amateuristisch dan stijlvol.
• Voeg gerust een logo toe, maar controleer hoe het eruitziet bij de ontvanger – niet elke mailclient toont afbeeldingen op dezelfde manier.
• Heb je meerdere e-mailadressen of accounts? Je kan verschillende handtekeningen aanmaken per profiel.

• Lees ook: De beste extensies voor Google Chrome