De nieuwe Office

Telkens er een nieuwe Windows aankomt (op 26 oktober is het zover), blijft de nieuwe Office niet lang achterwege. Microsoft zet meer dan ooit in op de cloud, en het resultaat mag er zijn.
 

Microsoft stelde in juli gratis proefversies van de nieuwe Office ter beschikking die volledig opgebouwd zijn rond clouddienst Office 365 en SkyDrive. Ze gebruiken allemaal een nieuwe versie van Microsoft's Click-to-run software, die programma's vanuit de cloud (zeg maar: het internet) op je harde schijf installeert en bij de tijd houdt. Ongeacht de versie kan je Office voortaan op vijf machines installeren en Microsoft belooft dat deze regel platformonafhankelijk is, dus inclusief Mac OS X. Er is voor abonnees ook 20 GB extra SkyDrive-opslag. De thuisvariant heet Office 365 Home Premium, waarvan ik de previewversie bekeek met onder andere Word, PowerPoint en Excel.

Breedbeeld en touch
Ondanks de online focus blijft ook de nieuwe Office dus een traditioneel desktopprogramma, al krijgt het gezelschap van geheel vernieuwde Metro-familieleden als OneNote. Het uiterlijk van de nieuwe kantoorsuite werd wel flink onder handen genomen, met het hoekige van de Windows 8-interface. Het functielint blijft echter een vitaal element binnen Office. De interface is duidelijk geoptimaliseerd voor 16:9-schermen, met zijbalken waar vroegere versies van Office nog dialoogvensters gebruikten. Die zijbalken kan je wel nog altijd uitklappen. Belangrijk is natuurlijk ook dat Office voor het eerst helemaal aanraakvriendelijk is geworden. In Outlook 2013 zijn bijvoorbeeld controleknoppen voor berichten toegevoegd aan de zijkant van het scherm, zodat ze makkelijk toegankelijk zijn voor je duimen.

Word 2013
Aan het maken en bewerken van documenten is niet zo veel veranderd, maar bij het lezen van diezelfde documenten vind ik heel wat nieuws. Word 2013 heeft een nieuwe leesmodus die gemaakt is om goed te werken op tablets. In plaats van een scrollbare tekst met pagina's, zal Word de tekst 'reflowen', zodat je met een tik op het scherm van pagina naar pagina kan gaan. Menu's zal je in de leesmodus niet aantreffen; die zijn allemaal uitgeschakeld ten behoeve van de leesbaarheid. De leesmodus gebruikt ook de cloud om verschillende apparaten gesynchroniseerd te houden, zodat je van pc naar tablet kan schakelen en gewoon kan doorlezen waar je gebleven was.

Samenwerken
Functies om samen te werken aan documenten zijn er nog altijd, en Microsoft heeft het ook makkelijker gemaakt om documenten te delen en opmerkingen toe te voegen. Zo kan je binnenin de tekst commentaar plakken en is het mogelijk geworden om zo'n opmerking tot onvoltooide taak te bombarderen, en weer grijs te maken als de taak is afgerond. Het is nu ook eenvoudiger om content te kopiëren uit pdf-bestanden, waarbij Word een gelijksoortig Word-document aanmaakt en je tabellen en andere bijzondere opmaak laat overzetten. Dit is echter geen tweerichtingsverkeer: van zodra zoiets in Word is bewerkt, zal je weer een nieuwe pdf moeten maken met een programma van Adobe of Microsoft zelf.

Excel
Excel is de aangewezen assistent voor het sorteren en weergeven van complex cijfermateriaal, en in de 2013-versie zien we heel wat nieuwe functies opduiken die je daarbij moeten helpen. Een van de nuttigste Excel-functies is Flash Fill, een techniek die het formaat aanpast van automatisch en handmatig toegevoegde data. De Quick Analysis Lens helpt je dan weer om gegevens op nieuwe manieren weer te geven en met de Recommended Chart Tool kies je de juiste grafiek voor je data. Erg nuttig is de voorvertoningsfunctie voor draaitabellen, een van de meest complexe mogelijkheden binnen Excel.

PowerPoint
Een van de gemeenschappelijke vernieuwingen voor alle Office-apps is het nieuwe startscherm, dat veel weg heeft van het startscherm in Windows 8. Het geeft je snelle toegang tot thema's en templates, een aanpak die vooral uit de verf komt in PowerPoint. Zo kan je snel de juiste visuele stijl kiezen voor een presentatie. In de nieuwe Office draait alles om stijl, en daarom kan je met de nieuwe PowerPoint een 'blauwdrukdia' maken, zodat alle andere dia's dezelfde uitstraling krijgen. Je kan een pipet gebruiken om kleuren uit een afbeelding te vissen en die als basis te gebruiken voor een presentatie. Als je bovendien Flickr of Facebook hebt toegevoegd aan je Microsoft-account, is er een directe link naar je online fotogalerijen bij deze diensten, wat je qua diamateriaal nog een extra visuele bron geeft. En dat zonder lokale kopieën van je afbeeldingen te moeten maken. PowerPoint krijgt verder een nieuw presentatieaanzicht, met functies voor snelle navigatie (zonder daarbij de hele presentatie verkleind in beeld te brengen) en het vermogen om in te zoomen op diagrammen of grafieken. Presentaties worden automatisch geüpload naar de cloud, waardoor je ze makkelijker kan delen en presenteren, zolang je maar een internetverbinding hebt.

Licenties
Microsoft doet een aantal grote gokken met de nieuwe Office. De meest zichtbare is uiteraard de Metro-interface, maar ook op het gebied van licenties verandert er heel wat. Je zal Office nog steeds als apart product kunnen kopen, maar het zal ook beschikbaar zijn als download, waarbij je een abonnement in huis haalt voor de thuisversie of zakelijke variant. Cloudintegratie staat duidelijk centraal in de nieuwe Office. Het voelt erg bevrijdend als je beseft dat je je bestanden waar dan ook kan openen. De veranderingen die Microsoft doorvoerde om de synergie met Windows 8 mogelijk te maken, zijn logisch. Bovendien werken ze goed samen met het meer traditionele gebruik van Office. Het resultaat is een kantoorsuite die het je makkelijk maakt om je op je werk te concentreren. En dat is net waar Microsoft Office al jarenlang om bekend staat.