Ik zou graag binnenkomende mails automatisch laten beantwoorden met een vooraf klaargemaakt bericht, bijvoorbeeld om iedereen te laten weten dat ik een bepaalde periode afwezig ben. Bij voorkeur ook zonder dat mijn pc aanstaat, om stroom te besparen.

Jacques Penninck

Los van de vraag of het wel wenselijk is dat iedereen weet dat je een bepaalde periode afwezig bent, is zo’n automatisch antwoord inderdaad wel mogelijk.

Het venijn zit echter in de staart: ‘zonder dat mijn pc aanstaat’. Als je niet over een extra mailserver – zoals Microsoft Exchange – beschikt (die dan op zijn beurt toch ook moet ingeschakeld zijn), dan kan je je pijlen enkel nog maar op je provider richten.

De meeste providers bieden je namelijk wel een of andere autoresponder aan, en vaak gratis. We zien dat je met Telenet werkt, dus nemen we die provider even als voorbeeld. Surf naar Telenet, klik MIJN TELENET aan, en meld je aan. Links in het taakvenster selecteer je AUTO-RESPONS bij E-MAIL. Stip vervolgens AUTO-RESPONS AAN aan en tik de tekst in die de verzenders van een berichtje automatisch als antwoord moeten ontvangen. Druk op de knop BEVESTIG. Klaar is Kees. Maximum een half uurtje later is deze dienst geactiveerd. Wel niet vergeten uit te schakelen van zodra je terug achter je mailbox zit!

Mocht je zo’n autoresponder willen activeren terwijl je pc aanstaat, dan kan je bij je eigen Outlook (Express) terecht. We nemen Outlook 2003 als voorbeeld.

Stel eerst het bericht op dat je als automatisch antwoord wil terugsturen; de adresvelden laat je leeg. Bewaar dit bericht via BESTAND, OPSLAAN ALS, en kies in het veld OPSLAAN ALS OUTLOOK-SJABLOON (*.OFT). Ga naar het menu EXTRA en selecteer REGELS EN WAARSCHUWINGEN. Druk op NIEUWE REGEL, stip de optie BEGINNEN MET EEN LEGE REGEL aan, en selecteer BERICHTEN CONTROLEREN ALS DEZE AANKOMEN. Druk dan tweemaal op VOLGENDE: bevestig met JA – althans als je de regel op elk binnenkomend bericht wil toepassen.

Plaats nu een vinkje naast BEANTWOORD HET BERICHT MET EEN SPECIFIEKE SJABLOON. Klik in het onderste venster de link een specifieke sjabloon aan en kies bovenaan (bij ZOEKEN IN) GEBRUIKERSSJABLONEN IN BESTANDSSYSTEEM. Via de knop BLADEREN spoor je nu het oft-bestand op, waarna je op de knop OPENEN drukt. Druk weer op VOLGENDE.

Eventueel kan je nu uitzonderingen vastleggen (bijvoorbeeld: geen auto-response sturen als het om een nieuwsbrief gaat!). Druk nogmaals op VOLGENDE, geef een geschikte naam aan de regel, selecteer SCHAKEL DEZE REGEL IN, bevestig met VOLTOOIEN en sluit af met OK.