Windows 11 wordt geleverd met een uitgeklede versie van Microsoft Teams. Hiermee kan je chatten en (video)bellen of -vergaderen. Teams is de opvolger van Skype, dat weer de opvolger was van MSN Messenger. Deze oudere apps worden niet meer ondersteund. Teams is populair voor zakelijk online vergaderen, en het complete programma biedt erg veel mogelijkheden. Gelukkig heeft Microsoft er dus voor gekozen om een ‘lightversie’ van Teams mee te leveren. Die mag je gratis gebruiken voor videobellen en chatten met bekenden.
Teams starten
Teams wordt gestart via de knop Chat (deze heet dus niet ‘Teams’) in de taakbalk. Standaard staat de knop naast de startknop, tenzij je deze hebt uitgeschakeld via Instellingen, Persoonlijke instellingen, Taakbalk.
Vanzelfsprekend kan je Teams alleen gebruiken als je een Microsoft-account hebt. Zorg er dus voor dat je daar over beschikt. Het venster van Teams ziet er op het eerste gezicht intimiderend uit. Maar het wordt eenvoudiger als je je realiseert dat deze Teams-versie in beginsel slechts twee functies biedt:
• Chatten via getypte korte berichten (vergelijk WhatsApp, MSN Messenger, Signal enzovoort).
• Bellen of vergaderen met beeld en geluid, zoals ook mogelijk is met programma’s als Zoom, FaceTime en Skype. Dit wordt ‘vergaderen’ genoemd in Teams.
Snel een chat of vergadering starten. Met de knop onderin wordt de volledige versie van Teams gestart. Klik dus op Chatten om een tekstconversatie te starten of op Nu vergaderen om een videogesprek te beginnen.
Chatgesprek starten
Om een nieuw chatgesprek te beginnen klik je in het hoofdvenster van Teams op Nieuwe chat. Of klik op de taakbalkknop Chat en klik op Chatten. In het laatste geval krijg je een uitgekleed venster, wat wel zo overzichtelijk kan zijn. De werkwijze is zowel in het uitgeklede venster als in het Teams-venster hetzelfde:
• Typ in het vak Naam de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer van de persoon waarmee je wil chatten.
• Indien de persoon een Microsoft-account heeft, wordt de naam getoond. Let op: je kan alleen op naam zoeken als de persoon in je lijst met contacten staat.
• Typ het bericht en druk op Enter. Als het goed is krijg je antwoord en kan je de conversatie op gang houden.
Het uitgebreide venster van Teams. Kies hierin Nieuwe chat als je een gesprek wil beginnen, of Nu vergaderen als je een videocall wil starten. De persoon waarnaar je een bericht stuurt, krijgt een melding dat er een nieuw bericht klaarstaat. Stuur je een bericht naar iemand die (nog) geen contactpersoon van jou is, dan krijgt die persoon de mogelijkheid om het bericht (en jou) te negeren. Omgekeerd kan je ook berichten negeren die je van personen ontvangt waarmee je niet wil chatten. Heeft de ontvanger je bericht gelezen en beantwoord, dan ontvangt je zelf een melding. Bent je ondertussen met andere zaken bezig en is het chatvenster gesloten, dan verschijnt er een badge op de taakbalkknop of een melding op het bureaublad, die aangeeft hoeveel nieuwe berichten er voor je klaar staan.
Bestanden en foto’s delen via chat
Ongetwijfeld heb je de opties Bestanden en Foto’s gezien bij degene met wie je aan het chatten bent (afbeelding hieronder). Hier kan je echter géén bestanden of foto’s uploaden. Alleen foto’s en bestanden die al zijn bijgevoegd bij de chat worden hier getoond. Zo hebt je snel een overzicht van alle documentatie bij een chat. Het is dus puur een naslagoptie en geen actie-item.
Gebruik de menuopties Bestanden en Foto’s om snel te zien welke media bij een chat is bijgevoegd.
De bestanden en foto’s zelf worden bijgevoegd met de knoppen onder het tekstvak. Gebruik deze om bijvoorbeeld pdf-documenten, emoji, foto’s of video’s te versturen naar de ander. Ze verschijnen dan automatisch in de vensters Bestanden en Foto’s.
Het bijvoegen van bestanden of foto’s verloopt via de knoppen onder het berichtvak.
Vergadering starten
Een vergadering is vrijwel hetzelfde als een chat (je communiceert met één of meerdere personen), maar dan met via de webcam met beeld en geluid, in plaats van via tekst. Een vergadering kan je op verschillende manieren starten.
• Vanuit huidige chat Klik op Nu vergaderen in het chatvenster.
• Nieuwe vergadering Kies de knop Vergaderen in het venster Chat dat geopend wordt via de taakbalk.
• Vanuit Teams Schakel naar de weergave Agenda en kies rechtsboven de knop Nieuwe vergadering.
Een vergadering kan op verschillende manieren worden gestart.
1. Schakel (desgewenst) video en audio in met de twee schuifknoppen en klik op Nu deelnemen.
2. Omdat vergaderen in je eentje ook maar saai is, biedt Teams vervolgens de mogelijkheid om personen uit te nodigen. Kies de gewenste optie. Je kan een koppeling naar de vergadering kopiëren en die vervolgens via de chatfunctie naar diverse contactpersonen kopiëren (al dan niet met Teams of een andere app). Je kan de vergadering delen via een agenda, maar dat werkt praktischer als je de vergadering van tevoren inplant (zie later). Of je kan de uitnodiging per mail versturen. Wil je bij nader inzien toch niet vergaderen, dan kies je uiteraard de knop met het kruisje om dit venster te sluiten.
3. De vergadering is nu gestart. Als je ervoor hebt gekozen om geen personen uit te nodigen, kan dat nu alsnog: voer rechtsboven de naam of het e-mailadres van een (contact)persoon in en selecteer de gevonden persoon. Zodra deze opneemt, is de verbinding een feit.
Vergadering plannen
Tot slot van dit onderdeel over Teams kijken we kort nog even hoe je een vergadering kan inplannen, waarbij je gebruikmaakt van de mogelijkheid om de uitnodiging per mail te verzenden.
1. Open het hoofdvenster van Teams en klik op Agenda (links), Nieuwe vergadering (rechtsboven).
2. Voer de gegevens voor de vergadering in, zoals de datum en tijd, de titel en een beschrijving.
3. Klik rechtsboven op Opslaan. De vergadering wordt in de agenda geplaatst.
4. Zodra de vergadering is gemaakt, krijg je de optie om deze via een agenda te delen of om de koppeling te kopiëren. Klik op Koppeling kopiëren en klik op het sluitkruisje.
5. Open de app Mail, kies eventueel het gewenste account en klik op Nieuwe e-mail.
6. Stel de e-mail op, vul de geadresseerden in het vak Aan in en plak (Ctrl+V) de zojuist gekopieerde koppeling in je e-mailbericht. Is alles in orde, klik dan op Verzenden.
Geplande vergadering starten
Wanneer je de organisator van een vergadering bent, is het verstandig om deze niet te laat te starten – liever iets te vroeg. Je gaat als volgt te werk:
1. Open Teams en klik links op Agenda.
2. Zoek de vergadering in de agenda en klik erop. Er verschijnt een venster met de gegevens.
3. Je kan de vergadering desgewenst nog bewerken door op Bewerken te klikken. Is dat niet nodig, klik dan op Deelnemen.
4. Het vergadervenster verschijnt, zoals hiervoor is uitgelegd. Schakel audio en desgewenst video in en klik op Nu deelnemen.
5. Nu wacht je op de deelnemers die zijn uitgenodigd. Zodra zij op de door jou verstuurde koppeling klikken, kunnen zij deelnemen als gast of via hun account. Als de genodigden niet over Teams beschikken, is dat geen probleem: er wordt dan een browserversie van Teams geopend. Ze hoeven niets te installeren en hebben geen account nodig.
6. Deelnemers die zich melden worden in een virtuele lobby (wachtkamer) geparkeerd. Je krijgt daarvan een melding. Klik op Lobby weergeven om alle wachtenden te zien of klik op Toelaten om de persoon aan de vergadering toe te voegen. Als je de lobby weergeeft, kan je deelnemers snel achter elkaar toevoegen door bij hun namen op het groene vinkje te klikken.
7. Vervolg de vergadering op de bekende manier en sluit deze na afloop af met de opdracht Vergadering beëindigen.
Handboek Windows 11
Dit artikel is een hoofdstuk uit het Handboek Windows 11 van Peter Kassenaar. Het loodst je soepel door de vernieuwingen en geeft snel antwoord op je vragen. Je kan dit boek prima gebruiken als zelfstudiegids of als naslag bij het oplossen van computerproblemen. Met de handige vragen en oefeningen aan het einde van elk hoofdstuk kan je de belangrijkste zaken nog eens herhalen. Deze uitgave van Vanduuren Media is onder andere verkrijgbaar bij Standaard Boekhandel.
