Je gebruikt Outlook maar ook Gmail en op een andere pc zweer je bij Windows (Live) Mail… Kortom, berichten alom dus! Zou het niet handiger zijn om die op één centrale locatie te archiveren? Met het gratis MailStore Home kan dat moeiteloos – zelfs op een usb-stick.
STAP 1 / Opstarten
Je downloadt MailStore Home op www.mailstore.com/en/mailstore-home.aspx. Bij de installatie kan je de taal ook op Nederlands instellen. Vervolgens geef je aan waar je het programma wil installeren: dat kan op je pc, maar ook op een (liefst snelle) USB-stick. Dat laatste is handig als je regelmatig je e-mailarchief wil samenstellen uit mailboxen van verschillende pc’s. Of wanneer je een geïmporteerde mailbox opnieuw wil exporteren naar een mailprogramma op een andere pc – migreren dus. Ik opteer in elk geval voor een USB-stick. Start je MailStore Home de eerste keer op, dan kan je bovenaan (op de ‘startpagina’) een naam invullen. Klik je in het linkse paneel op Persoonlijk archief, dan blijkt dat nog leeg te zijn. Logisch, want je moet dus eerst nog E-mails archiveren. Ook die optie vind je terug in dat paneel.
STAP 2 / E-mails archiveren (Outlook)
Ik ga er even van uit dat je mails uit Outlook wil importeren. Klik dus maar op Microsoft Outlook en bevestig met OK. Dubbelklik op het nieuwe profiel om de import – archivering, zo je wil – te beginnen. Merk op dat je hier niet alleen je (standaard) Outlook-profiel kan selecteren, maar bijvoorbeeld ook een pst-bestand: dat kan handig zijn als je dat bestand bijvoorbeeld al van een andere pc had gekopieerd. Maak je keuze en druk op Volgende. Via de knop met de drie puntjes kan je nu zelf bepalen welke e-mailmappen effectief moeten worden gearchiveerd. Druk op de knop Toevoegen en selecteer een voor een de gewenste mappen. Rond af met Beëindigen en zet de archivering op gang met Uitvoeren. Zeer attent: de knop Snelkoppeling op bureaublad bespaart je tijd wanneer je naderhand dezelfde archivering wil uitvoeren.
STAP 3 / E-mails archiveren (Gmail)
Zoals veel anderen gebruik ik regelmatig ook Gmail en dus lijkt het mij een goed idee ook even te tonen hoe je die berichtgeving met MailStore Home kan archiveren. Daar is in dit geval wel een minimale voorbereiding voor nodig. Meld je alvast aan bij Gmail en klik rechtsboven op Instellingen. Open de rubriek Doorsturen en POP/IMAP en stip de optie IMAP inschakelen aan. Over nu naar Mailstore Home, waar je opnieuw E-mails archiveren selecteert en deze keer de knop Geavanceerd indrukt. Hier kies je dan Google Mail en vul je je Gmail-account in (e-mailadres en wachtwoord). Deze opties zijn intussen vertrouwd terrein gezien je die al in stap 2 hebt doorgenomen.
STAP 4 / Openen & doorzoeken
Je hebt het intussen vast al gemerkt: je Persoonlijk archief is niet langer leeg! Zelf tref ik daar intussen verschillende mappen aan: een paar van Outlook en een van Gmail. Het volstaat zo’n map te openen om rechts een overzicht van de berichten te zien en wanneer je zo’n bericht aanklikt, verschijnt dat uiterst rechts in vol ornaat. MailStore Home is wel zo wijs om ook een zoekfunctie te voorzien; de bijhorende balk vind je linksboven.
STAP 5 / Exporteren (migreren)
Calamiteiten zijn nooit uit te sluiten, maar als je archief ooit naar de Filistijnen gaat, dan heb je het vooral toch aan jezelf te danken. Op de startpagina tref je namelijk de optie Back-up naar HDD of USB aan: gewoon even de gewenste map aanduiden en even later is je complete archief gedupliceerd!
