In de loop der jaren heb je vast een aardige collectie cd’s, dvd’s en USB-sticks opgebouwd, waarop allerlei foto’s, filmpjes en audiobestanden staan. Leuk, maar niet bepaald handig voor snelle zoekopdrachten. Wat je nodig hebt, is een digitale cataloog, zoals het gratis Gentibus CD. Bovendien kan je met Gentibus CD meer dan alleen mediabestanden catalogiseren: ook in je documenten en spreadsheets kan je orde scheppen.
STAP 1 / Installeren
Je downloadt Gentibus CD gratis op www.gentibus.com. Op het einde van de installatie wordt je gevraagd of je een bepaald (systeem)bestand – dat nieuwer is dan het voorgestelde bestand – wil behouden. Antwoord Ja. Start je de tool de eerste keer op, dan krijg je nog de gelegenheid om de taal in te stellen. Gelukkig is Nederlands een van de opties. Het hoofdvenster van het programma oogt leeg en dat is niet meer dan logisch, want je nieuwe catalogus bevat nog geen enkel item. Maar daar ga je snel verandering in brengen!
STAP 2 / Catalogiseren
Wat je voor deze workshop nodig hebt, is een mediadrager die liefst stevig gevuld is met foto’s. Dat mag een cd zijn, maar in tegenstelling tot wat de naam Gentibus CD doet vermoeden, is een (al dan niet externe) schijf of USB-stick even goed. Vervolgens druk je op de knop Voer cd in. Er verschijnt een miniverkenner waarin je naar (een submap binnen) de gewenste drager bladert. Wil je hier meer dan één item tegelijk selecteren, plaats dan een vinkje bij Multiple selection. Daarna druk je op de knop Scan cd. Het programma start de scan en even later verschijnt een dialoogvenster waarin je wat informatie over het medium kwijt kan: een naam, een beschrijving en een categorie. Sla je catalogus meteen ook maar veilig op: ga naar het menu Bestand en kies Save catalogus as.
STAP 3 / Bekijken
Wat gebeurt er wanneer je de mediadrager weer uit je systeem verwijdert of ontkoppelt? Als je in het linkerpaneel de cd opent, krijg je nog altijd netjes de inhoud te zien, net alsof de schijf nog steeds toegankelijk is. Je kan dan de bestanden sorteren volgens diverse criteria. Het volstaat om daarvoor een of twee keer op de gewenste kolomtitel te klikken (Naam, Grootte, Datum laatst bewerkt, …). Open Bekijken en klik op Selecteer kolom om nog meer kolomtypes zichtbaar te maken.
STAP 4 / Andere types
Gentibus CD blijkt best wel een veelzijdige mediathecaris te zijn. Je kan zelf bepalen wat de tool zoal moet catalogiseren. Je krijgt al een aardige indruk van de mogelijkheden als je het menu Tools opent en Categorieën selecteert. Daar vind je onder meer rubrieken terug als Drawing/plan, Font, Icon/cursor, Spreadsheet en Text. Eigen rubrieken toevoegen kan ook, via de knop Toevoegen (links van het venster).
STAP 5 / Updaten & exporteren
Het kan natuurlijk gebeuren dat je bestanden toevoegt aan een reeds gecatalogiseerde mediadrager, of dat je bestanden wijzigt. Dan doe je er goed aan om de catalogus up-to-date te brengen. Moeilijk is dat niet. Zorg dat de mediadrager in kwestie toegankelijk is, klik hem met de rechtermuisknop aan op het tabblad cd’s in het linkerpaneel en kies Update. Tenslotte is het nog interessant om weten dat je de catalogus ook kan exporteren, via het menu Tools, Exporteer lijst, en wel naar html, zodat je de lijst kan bekijken in je browser.
