Je kan je Excel-documenten natuurlijk koudweg uploaden naar Google Drive, maar wil je ze waar ook ter wereld bewerken of wil je ze delen met anderen, dan doe je er goed aan om ze om te zetten in Google-spreadsheet.

Je wil van op iedere locatie bij je spreadsheets kunnen, die je trouwens ook toegankelijk wil maken voor vrienden of collega’s waarvan je niet eens weet of ze wel Office op hun computer hebben staan? Dan is Google Drive, de opvolger van Google Docs, een uitstekende optie. Uiteraard heb je daar een Google-account voor nodig, maar die kost niks en geeft je trouwens meteen 5 gigabyte gratis opslagruimte. Om je bestaande Excel-documenten om te zetten in Google-spreadsheet volg je deze weg.

STAP 1 / Importeren

Voor de gelegenheid heb ik een Excel-rekenblad klaargezet dat uit drie bladen bestaat. In het document staan verschillende verwijzingen en formules en ik heb er ook een jpg-bestand in geplakt dat zou kunnen dienen als logo. Dit is het document dat ik wil omzetten in Google-spreadsheet. Hoe ga je daarvoor te werk?

Nadat je bent ingelogd in Google Drive klik je op de rode knop Maken en selecteer je Spreadsheet. Op die manier kom je in een naamloos rekenblad. Vervolgens kies je Bestand, Importeren. Hierdoor krijg je een nieuw venster te zien, waarin je via de knop Bladeren naar het Excel-document navigeert dat op je harde schijf staat. In dit venster kan je trouwens een selectie maken uit zes mogelijke acties.

 

STAP 2 / Actie

De importeerfunctie is erg veelzijdig. De meest voorkomende actie is al geselecteerd: Nieuwe spreadsheet maken. Hiermee maak je een nieuwe Google-spreadsheet van het geïmporteerde bestand in een nieuw tabblad van je browser. Je kan ook nieuwe bladen toevoegen aan een bestaande Google-spreadsheet, of een bestaande spreadsheet vervangen. Verder kan je het huidige blad vervangen met de geïmporteerde gegevens, of rijen toevoegen aan het huidige blad. En ten slotte is het mogelijk om gegevens te vervangen vanaf de geselecteerde cel. Met deze laatste optie plak je de geïmporteerde gegevens in een door jou geselecteerd celbereik. Bovendien lees je dat je zowel spreadsheets in het oude xls-formaat als in de nieuwe xlsx-indeling kan importeren. Die indeling herken je aan de laatste letters van het bestand.

 

STAP 3 / Resultaat

Klik op de grote blauwe knop Importeren. Er begint een wieltje te draaien dat aangeeft dat de upload bezig is. Na een paar seconden verschijnt de tekst Bestand is geïmporteerd onder het vakje met het pad naar het oorspronkelijke bestand. Klik op de blauwe tekst Nu openen. Je zal merken dat Google Drive automatisch de naam heeft overgenomen van het oorspronkelijke Excel-document, terwijl dat ondertussen het Google Doc-formaat heeft gekregen. Je kan de drie bladen zelfs één na één openen en sluiten met behulp van de bijhorende knoppen onderaan het document.

Alle gegevens en formules zijn netjes overgenomen, met één uitzondering: de jpg-afbeelding van het logo is verdwenen. Het lukt niet om de afbeelding te kopiëren uit het Excel-document en te plakken in Google-spreadsheet. Je kan de afbeelding hoogstens opnieuw plaatsen via Invoegen, Afbeelding, maar het is geen sinecure om het beeld juist te positioneren.

 

STAP 4 / Delen

Vanaf dan kan je deze spreadsheet delen zoals ieder ander Google-document. Wanneer je zo’n document deelt, kunnen anderen de gegevens bekijken en wijzigen. Open in je browser het tabblad van Google Drive, waar het nieuwe spreadsheetdocument bovenaan de lijst is toegevoegd. Klik met de rechtermuisknop op dit bestand en kies de opdracht Delen. Hierdoor opent zich het venster Instellingen voor Delen, waar je niet alleen de link aantreft die je kan doorgeven aan anderen, maar waar je in het vak Personen toevoegen ook de e-mailadressen kan plakken van de mensen met wie je dit document wil delen. Tot slot nog dit: bestanden die beveiligd zijn door middel van een wachtwoord, kan je niet importeren. Dat geldt ook voor Excel-bestanden.