Wanneer iemand je document aanpast, is het niet altijd gemakkelijk om te zien wat er allemaal veranderd is. Toch zit er een functie in Word die dat automatisch opspoort en weergeeft.

Op papieren documenten herken je via doorstreepte woorden meteen de correcties, maar de digitale variant toont dat niet. Als je toch graag wil zien wat er allemaal aan een doorgestuurd document veranderd is, dan kan je in Word 2010 beide documenten handig samenvoegen. Hoe je dat doet? Dat lees je hieronder. De nieuwste Office met Word 2013 bevat trouwens identiek dezelfde optie, inclusief dezelfde werkwijze.

STAP 1 / Functie zoeken

De optie om documenten te vergelijken, zit tamelijk goed verborgen in Word 2010. Om te beginnen heb je twee tekstdocumenten nodig die je met elkaar wil vergelijken. Plaats die in een map op je computer en geef ze een verschillende naam. Klik daarna in Word 2010 op het tabblad Controleren en kies Combineren. Er springt automatisch een nieuw venster open waarin je twee documenten kan inladen.

 

STAP 2 / Paar inladen

Selecteer de twee Word-documenten die je wil vergelijken door op het gele mapje te klikken. Heb je recent nog in dat document gewerkt? Dan vind je dat terug door op het pijltje naar beneden te klikken. Je kan ook ineens duidelijk zien wie welk document heeft verwerkt. Staan daar toch twee dezelfde namen op? Pas dan de naam aan naar de juiste persoon. Om nog meer details te verwerken, klik je best op Meer, onderaan het venster.

 

STAP 3 / Extra’s

Onder Vergelijkingsinstellingen kan je alle details van de correcties aanpassen aan jouw wensen. Alle velden staan automatisch aangevinkt, maar het is aan jou om te zien waartussen je wil vergelijken. Wil je bijvoorbeeld enkel het verschil in opmaak bekijken? Vink dan alle opties af, uitgezonderd Opmaak. Daaronder heb je ook nog het onderdeel Wijzigingen weergeven, waar de nadruk wordt gelegd op woordniveau of tekenniveau. Aan jou de keuze. Vervolgens kies je onder Wijzigingen weergeven in uit drie opties: Oorspronkelijk document, Gereviseerd document of Nieuw document. Ik kies in dit voorbeeld voor Nieuw document, omdat dat een compleet overzicht geeft. Klik daarna op OK om door te gaan.

 

STAP 4 / Samenvatting

In het nieuwe document wordt eerst nog gevraagd welke set van opmaakwijzigingen je wil behouden. Als je zeker bent dat jouw document de correcte opmaak heeft, kies je je eigen document. Wat volgt, is een ogenschijnlijke warboel aan kleuren, vensters en wijzigingen. Maar als je even je tijd neemt, wordt alles snel duidelijk. Uiterst links zie je bovenaan dat de eigenaar van het document een blauwe kleur heeft. Diegene met de aanpassingen krijgt een roze kleur. Helemaal bovenaan de linkerkolom staat wie de opmaak en het lettertype heeft bepaald. In hetzelfde kader kan je ook telkens per persoon zien wat er toegevoegd en verwijderd werd. Bovenaan kan je het aantal revisies bekijken, en het aantal verwijderingen.

 

STAP 5 / Visueel verschil

In het centrale kader zie je het gecombineerd document waarin alle nieuwe tekst is toegevoegd en alles doorstreept is wat is gewijzigd. En dit alles in de overeenkomstige kleur van de persoon. In mijn voorbeeld is dat voornamelijk roze. Alle tekst die ongemoeid is gelaten, staat gewoon in het zwart. Uiterst rechts zie je twee kaders, met telkens de oorspronkelijke tekst en de revisietekst. Zo kan je handig in één oogopslag het onbewerkte document bekijken.