Tikt het aantal berichten, bijlagen en contacten in Outlook aardig aan, dan dreigt al snel totale chaos. Met Xobni als digitale dirigent vind je snel alle mailverkeer met iemand terug of vis je uit wie zoal tot de kennissenkring van wie hoort.
STAP 1 / Installatie
Xobni (‘inbox’ omgekeerd) download je van www.xobni.com. Ik beperk me hier tot de gratis versie van Xobni for Outlook. De installatie heb je in een wip voor elkaar. Mogelijk moet je eerst nog even Microsoft .NET Framework 3.5 installeren, maar Xobni trekt dan wel aan je mouw! Start je vervolgens Outlook op, dan schiet ook Xobni wakker. In een extra paneel aan de rechterkant wordt je eerst gevraagd om een account bij Xobni te creëren. Daarna begint Xobni aan een (eerste) indexering van je mails; reken op enkele minuten. De rest van de indexering gebeurt later, met mondjesmaat. Zodra de knop Let’s Go verschijnt, kan je aan de slag.
STAP 2 / Profiel
Om Xobni aan het werk te zien, hoef je maar op een willekeurig bericht in een van je mailmappen te klikken. Rechts, in het Xobni-paneel, krijg je dan meteen het profiel van de afzender van dat bericht. Via het potloodicoontje kan je allerlei gegevens aanpassen of toevoegen: adres, telefoonnummer, foto, Skype ID enzovoort. Klik je op het icoontje Xobni Statistics, dan verneem je meteen hoeveel berichten jij al naar die persoon hebt verstuurd en hoeveel je er al van hem hebt ontvangen. Blokjes geven bovendien aan op welke tijdstippen van de dag jij het vaakst berichten van die persoon hebt gekregen. Xobni voorziet tevens in een rangnummer: hoe meer berichten je met die persoon hebt uitgewisseld, hoe lager het cijfer. Heeft je contactpersoon een Facebook- of Twitter-account (onder dat e-mailadres)? Dan zijn ook die gegevens vanuit dit profiel maar één muisklik verwijderd!
STAP 3 / Netwerk
Er valt echter nog veel meer informatie te vergaren. Zo verzamelt Xobni in de onderste helft van dit profielpaneel alle mailconversaties waarin jij en je contactpersoon betrokken zijn, krijg je een mooi overzicht van alle bijlagen die je hebt uitgewisseld en vertelt Xobni je wie zich in het (sociale) netwerk van die persoon bevindt. Die laatste namen haalt Xobni uit het cc-veld van de berichten die ook jij had ontvangen (of van personen die samen met jou voor een vergadering waren uitgenodigd). Er zijn ook icoontjes om je de gedeelde links en afspraken voor te schotelen, maar die functies blijken voorbehouden aan de Pro-versie. Merk ook op dat je telkens een zoekbalk ter beschikking krijgt, ongeacht of je nu Conversations, Files Exchanged of […] Network had aangeklikt. Handig, want zo wordt bijvoorbeeld het speuren naar een oude bijlage kinderspel.
STAP 4 / Zoeken & opties
Over zoeken gesproken … Je hebt vast al de zoekbalk opgemerkt, bovenaan het Xobni-paneel. Die laat je toe om te zoeken binnen alle (geïndexeerde) e-mails en contactpersonen. Er duikt dan wel een plus-knopje op, rechts van de zoekbalk, maar de meer geavanceerde zoekopties blijken jammer genoeg voorbehouden aan een Pro-account.
Op dit moment werk je wellicht nog met de standaardinstellingen van Xobni, maar niemand houdt je tegen om daar wat aan te sleutelen. Open alvast het Xobni-tabblad (bovenaan) en kies More, Options. Nu is het zaak om alle tabbladen even te overlopen en de instellingen naar wens aan te passen. Zo kan je op het tabblad General aangeven of je Xobni al dan niet automatisch met Outlook wil laten opstarten en kan je bij Folders de “primary PST” instellen. Dat is niet onbelangrijk, gezien de gratis versie van Xobni je alleen berichten uit die mailbox laat benaderen. Verder kan je op het tabblad Indexing instellen wanneer je precies een automatische indexering wil laten uitvoeren.
STAP 5 / Analyse
In stap 2 heb je al even geproefd van de Xobni Statistics. Die informatie is echter maar één onderdeeltje van de continue analyses die Xobni op je e-maildata uitvoert. Nieuwsgierig? Open dan het Xobni-tabblad en klik op More, Xobni Analytics. In het paneel linksboven kan je nu precies aangeven welke informatie je te zien wil krijgen. Naast het mailverkeer (hoeveel mails heb je verstuurd en ontvangen op welke tijdstippen van de dag) krijg je ook zicht op de (gemiddelde) tijd dat het duurt eer de ontvangers op je mail(s) reageerden. Bovendien kan je deze informatie via tabbladen handig opdelen volgens persoon, domein, mailmappen, onderwerpregel enzovoort. Ook een compleet overzicht van al je contactpersonen (lees: de ontvangers van je e-mails) zit erbij. Al deze gegevens laten zich bovendien beperken tot een door jou opgegeven tijdsperiode. Vergeet in dat geval het vinkje niet bij Enable data range filter.
