Je mag nog zoveel apps, agenda’s en notitieblokjes meezeulen, als warhoofd geraak je er nooit helemaal uit. Mijn nieuwste poging? Eén programma gebruiken voor alles. In Evernote zou ik via de nodige tags al mijn gedachten moeten terugvinden. Enige probleem: het vereist de nodige discipline.
STAP 1 / Evernote overal
Evernote vind je op http://evernote.com, waar je meteen kan kiezen welke variant(en) je wil downloaden. Er is een Evernote voor alle recente versies van Windows, inclusief nummer 8, voor Mac en iOS en voor Android, BlackBerry en Windows Phone. Die verschillende versies praten ook netjes met elkaar en blijven mooi synchroon. Maak ik een account voor Evernote aan op mijn desktop, dan kan ik in dezelfde account inloggen op de pc op kantoor en er een bestand aan toevoegen, of op mijn iPhone om er een beeldje aan te hangen. Dat wordt vooral handig wanneer ik hem ga gebruiken als notitieblokje, to-do lijst en meer van dat leuks.
STAP 2 / Notities toevoegen
In Evernote begint en eindigt alles met ‘notes’. De dienst probeert dus een digitale versie te zijn van dat kleine boekje dat ik overal mee naartoe sleur. Maar dan wel eentje met een zoekfunctie. Lijsten met ideeën, afmetingen, prijzen, welke kleur verf ik nu weer gekozen had … het kan er allemaal in. In de pc-versie ga je bovenaan naar New Note om een notitie toe te voegen. Je hebt daar trouwens verschillende smaken in. In films zie je bijvoorbeeld vaak mensen met een dictafoon rondlopen om hun gedachten te noteren. Dat gaat ook met Evernote. Kies je in het menu onder New Note voor New Audio Note, dan kan je een boodschap inspreken wanneer je op Record drukt. Je moet dan uiteraard wel beschikken over een toestel met een microfoon. Er is zelfs een optie om een Webcam Note te maken.
STAP 3 / Organiseren
Evernote is alvast in één ding beter dan mijn papieren notitieboekje: het laat me makkelijker mijn notities terugvinden. Je kan je notities sorteren door ze te verslepen naar Notebooks. Zo zet je ze in mapjes, een beetje zoals in Outlook. Maar eigenlijk is het veel handiger om je collectie te organiseren via tags. Klik op een note, en je ziet bovenaan enkele hulpjes. Je kan de auteur ingeven, een locatie en daaronder … tags. Zolang je enige discipline aan de dag legt, kan je met die tags zowat al je notities vinden. Ik heb er bijvoorbeeld een die kopen_verjaardag heet (voor cadeau-ideetjes), een voor artikels, eentje voor elk zijproject enzovoort. Alle gemaakte tags komen terecht in het uitklapmenu Tags in de linkerbalk. Als je op zo’n tag klikt, krijg je meteen alle notities te zien die ermee corresponderen.
STAP 4 / Beeldjes
Je hoeft je gelukkig niet te beperken tot tekst. Beelden van je bureaublad kan je bijvoorbeeld rechtstreeks in Evernote slepen. Maak een nieuwe notitie, geef hem een titel en tags en sleep de afbeelding naar het tekstdeel van de notitie. Hetzelfde geldt voor internetbeelden. Een geweldig product gezien op internet? Sleep het rechtstreeks naar het tekstvak van je notitie. In de meeste apps kan je ook snel een beeldje toevoegen door op het icoontje met de camera te tikken. Evernote neemt dan de camera van je toestel over, en voegt de gemaakte foto toe als nieuwe note.
STAP 5 / Webclipper
Voor internetgebruikers hoort ook een webclipper bij de standaard uitrusting. Je kan er stukjes van artikels mee opslaan, hele pagina’s of url’s aan je notities toevoegen enzovoort. Gebruik je Internet Explorer, dan wordt de webclipper geïnstalleerd wanneer je het programma binnenhaalt. Je kan op een pagina of een geselecteerd stuk tekst rechtsklikken en Add to Evernote 4.0 kiezen. Evernote maakt er een nieuwe notitie van, en je kan er vervolgens allerlei leuks aantoevoegen, als je dat wil. Voor andere browsers zal ik een aparte widget moeten installeren. Wil ik daar een stukje tekst ‘clippen’, dan kan ik het selecteren en vervolgens op de Evernote-knop in mijn browser klikken. De webclippers voor Firefox en Chrome waren op het moment van schrijven spijtig genoeg nog niet aangepast aan de laatste nieuwe versie van de browser.
STAP 6 / Terugvinden
Het heeft weinig zin om een hele collectie notities aan te maken, als het achteraf hetzelfde effect heeft als die schoendoos vol gele briefjes. Je moet alles ook kunnen terugvinden wanneer je het nodig hebt. Via de tags en eventuele gespecialiseerde notitieboeken kom je al een heel eind, maar Evernote heeft ook een paar handige speciale zoektermen. Moet je vaak iets specifieks opzoeken, dan kan je die zoektocht op die manier opslaan. Zo kan ik bijvoorbeeld een ‘saved search’ aanmaken voor alle notities die ik gisteren gemaakt heb. Daarvoor ga ik naar de zoekbalk en tik ik ‘created:day -1’ in, inclusief de haakjes. Evernote zoekt nu alle notities op die ik de dag ervoor heb gemaakt. Om die zoekterm te bewaren, klik ik op het icoontje met een loep en een plusje, en geef ik mijn saved search een naam. Je vindt opgeslagen zoektermen in de linkerbalk, onder Saved Searches.
STAP 7 / Lijstjes
Lijstjes vormen de hoeksteen voor een chaoot die probeert om iets minder chaotisch door het leven te gaan. Zelf gebruik ik een specifieke lijstjesapp, maar Evernote kan net hetzelfde doen. Je kan to-do lijstjes maken, wat je moet pakken voor je reis, leeslijsten, filmlijsten, de ingrediënten die je nog snel in de winkel moet gaan halen enzovoort. Zoals zo vaak in Evernote, begin ik met een nieuwe notitie, eentje voor een boodschappenlijstje. Voor ik begin te tikken, ga ik naar de opmaakbalk van mijn notitie. Helemaal rechts, naast de typische opsommingstekens die je kent van Word, staat nog een uitklapmenu. Daarin kies ik het pictogram dat lijkt op een selectievakje. Evernote zet er zo eentje in mijn notitie. Nu kan ik mijn boodschappenlijst beginnen uittikken. Op elke nieuwe lijn verschijnt automatisch een selectievakje, en wanneer ik in de winkel de yoghurt gevonden heb, kan ik die op mijn lijst aanvinken.
STAP 8 / Samenwerken en syncen
Om echt nuttig te zijn, moet je zo’n notitieboekje ook overal kunnen meenemen. In het geval van het boodschappenlijstje hierboven, is het bovendien handig om ook je huisgenoten een deel van de werklast te geven. Om mijn boodschappenlijst op mijn telefoon te zetten, moet ik in de Evernote-app naar Instellingen, en daar op de grote knop Nu synchroniseren tikken. Op mijn pc kan ik in de bovenbalk op Sync klikken om helemaal up-to-date te blijven.
Wil ik mijn boodschappenlijst ook aan mijn huisgenoten geven, dan zal ik hem moeten delen. Daarvoor maak ik eerst een nieuwe Notebook via File, New Notebook. Ik creëer een gesynchroniseerd boek voor mijn gezin en sleep er mijn boodschappenlijstje naartoe. Om die Notebook publiek te maken, rechtsklik ik erop en kies ik Share Notebook, waarna ik mijn huisgenoten, of althans hun Evernote-account, kan uitnodigen.
