Meten is weten, dus je wil de vinger aan de pols houden bij de leden van je organisatie. Met Google Docs maak je in één avond een mooi ogende online enquête.

Google-formulieren zijn bijzonder handig bij het verzamelen van gegevens. Het kan inderdaad om enquêtes gaan, maar leerkrachten kunnen zo’n document bijvoorbeeld ook gebruiken om een online overhoring of proefwerk op te stellen. Zo’n Google-formulier is altijd gekoppeld aan een spreadsheet met dezelfde titel, en daardoor worden de reacties automatisch verzameld in een rekenblad.

STAP 1 / Google Docs

Uiteraard heb je een Google-account nodig om gebruik te maken van de formulierfunctie. Log in met je Gmail-identiteit en klik op de knop Documenten in de bovenbalk van je Gmail-pagina. Zo kom je op een volgende pagina, waar je linksboven op de knop Maken klikt. In het uitklapvenstertje selecteer je Formulier. Hierdoor kom je in de ontwerpmodus van het Google Formulier.

 

STAP 2 / Beige zone

Bovenaan staat een vak waarin voorlopig de tekst ‘Naamloos formulier’ staat. Hier geef je de enquête een naam, wat meteen ook de naam van het document wordt. Daaronder staat een tekstvak waarin je een klein woordje uitleg plaatst om de lezer te overtuigen deze enquête plichtsgetrouw in te vullen. Die tekst is niet verplicht, maar het is wel de juiste plaats om het nut van de enquête toe te lichten. Daaronder zie je een beige zone (Google noemt dit de ‘Yellow Zone’), wat betekent dat je op dit moment bezig bent aan de opmaak van deze vraag.

 

STAP 3 / Vraagsoort

Eerst geef je de vraag een titel en eventueel kan je de kwestie verduidelijken met een helptekst. Daaronder selecteer je de aard van de vraag. In een tekstvraag verwacht je dat de respondent een antwoord formuleert in zijn eigen woorden. Je kan het hem ook makkelijker maken, zodat hij per vraag slechts met één muisklikje hoeft te antwoorden. De meerkeuzeoptie geeft antwoorden met radiobuttons waarbij er slechts één antwoord mogelijk is. Bij selectievakjes kan je dan weer meerdere antwoorden aanvinken.

Dan is er ook nog een optie waarbij de respondent het antwoord kan kiezen uit een selectielijst, of het antwoord moet aanduiden in een schaal of raster. Een schaalvraag lijkt op een meerkeuzevraag, maar de keuzemogelijkheden liggen tussen twee uitersten. Ben je tevreden of ontevreden, en in welke mate? In een rastervraag kan je een algemene vraag stellen waarbij de respondent een reeks antwoorden en categorieën kan combineren. Bij iedere vraag kan je ook aanvinken of het al dan niet een ‘vereiste vraag’ is, een vraag die de bezoeker moet beantwoorden vooraleer hij verder mag gaan.

 

STAP 4 / Aanpassen

Telkens wanneer je een andere soort vraag stelt, passen de opmaakmogelijkheden zich aan aan je keuze. Bij meerkeuzevragen krijg je het aantal vakjes te zien dat je wil instellen. Ga je voor een schaal, dan moet je de twee uiterste waarden ingeven en aanduiden hoeveel gradaties de schaal telt. Een raster is handig wanneer sommige vragen hetzelfde antwoord kunnen hebben. Je geeft eerst de gradaties in de kolommen en daarna de labels van de rijen. Op die manier kan de respondent in een raster snel een genuanceerd antwoord geven. Rechts bovenaan de beige zone staan drie knoppen: om deze vraag te bewerken, te verwijderen en te kopiëren. Dat laatste is handig als je veel vragen van dezelfde soort wil stellen. Dan plak je dezelfde vraag best een paar keer onder elkaar, om die daarna aan te passen.

 

STAP 5 / Secties

Vooral bij langere enquêtes kan je de vragen ordenen in secties, hoofdstukken zeg maar. Links bovenaan, onder de knop met het groene plusteken, staan de opties bij Overige, Sectiekop en Pagina-einde. Ga je voor Sectiekop, dan krijg je een vak voor de titel van de nieuwe sectie en daaronder een tekstvak om de nieuwe sectie toe te lichten. Voor een nieuwe sectie verschijnt er een dikke grijze balk op het scherm. Kies je Pagina-einde, dan krijg je opnieuw een vak voor een paginatitel en een tekstvak voor de omschrijving. Ook zo’n sectie en pagina-einde kan je veranderen of wissen, met dezelfde knoppen die je gebruikt voor de vragen. Bovendien kan je een vraag in bewerking, in de beige zone dus, selecteren en naar een hogere of lagere positie in de vragenlijst slepen.

 

STAP 6 / Thema

Op dit ogenblik ziet de enquête er nog heel droog en zakelijk uit. Maar via de thema’s kan je het formulier een pak aantrekkelijker maken. In de modus Bewerken klik je bovenaan op de knop Thema en verschijnt er een lange lijst met (vandaag) 97 prachtig gevormde thema’s. Wanneer je op zo’n thema klikt, zal je merken dat niet alleen niet de achtergrond verandert, maar ook het lettertype, de letterkleur, de uitlijning enzovoort. Op die manier krijg je een heel consistente stijl. Ben je tevreden over de vorm, dan klik je op de knop Toepassen, die je terug naar de modus Bewerken brengt. Je merkt geen verschil, maar het gekozen thema wordt wel degelijk toegepast bij de uiteindelijke publicatie. Om het gepubliceerde formulier in z’n volle glorie te bekijken, klik je onderaan op de internetlink.

 

STAP 7 / Versturen

Tijd om je enquête te versturen. Klik daarvoor bovenaan op de knop Dit formulier e-mailen. In het nieuw venstertje verschijnt een vak waarin je de mailadressen kan typen of plakken van de mensen die dit formulier in hun mailbox zullen ontvangen. Je kan eventueel ook personen selecteren uit je lijst met Gmail-contactpersonen. Je vult de onderwerpregel van het mailbericht in en vinkt de optie Formulier toevoegen aan e-mail aan. Wanneer je op de knop Uitnodigen klikt, vertrekt het e-mailbericht naar de bestemmeling. Die ontvangt dan een mailtje met het formulier in bijlage. Als er problemen zijn om het formulier in het mailprogramma weer te geven, zit er in het mailbericht nog een link naar de webpagina waar de enquête op hem wacht.

 

STAP 8 / Invoegen

In plaats van het formulier te mailen of op de Google-site te laten invullen, kan je de online enquête ook integreren in je blog of website. Daarvoor moet je even terug naar het document, in de bewerkmodus. Daar gebruik je bovenaan de knop Meer acties, waarna je de opdracht Invoegen ziet staan. Klik op deze knop, en er verschijnt een streepje webcode dat je kan kopiëren en in de html-code van je eigen website kan plakken. Op die manier heeft de bezoeker niet eens door dat hij een overstapje langs Google maakt.

 

STAP 9 / Reacties bekijken

Een online enquêteformulier opstellen is vaak een boeiende klus, maar het verwerken van de resultaten kan soms dik tegenvallen. Het mooie aan Google Formulieren is dat dit in principe gestroomlijnde rekenbladen zijn waarop mensen gegevens delen. Klik in de ontwerpmodule op Reacties bekijken. Kan je kiezen tussen Overzicht en Spreadsheet. Kies je voor het eerste, dan zie je eerst het aantal reacties en daarna krijg je de antwoorden, vertaald in overzichtelijke staafdiagrammen en percentages. Kies je Spreadsheet, dan opent zich een rekenblad met alle antwoorden netjes in kolommen en tabellen. Met dat rekenblad kan je vervolgens aan de slag in Google Spreadsheet of in Excel om zo de resultaten te verwerken tot conclusies.