Dankzij HelloFax kon dat mottig onding dat overdreven veel plaats op mijn bureau innam, eindelijk de deur uit. Ik kan nu faxen verzenden, ontvangen, sjablonen maken en zelfs mijn handtekening zetten onder een fax die online verstuurd wordt. De gratis versie is beperkt tot 5 pagina’s. Daarna betaal je 99 dollarcent per fax. Daarnaast zijn er drie tariefplannen. De basisversie bijvoorbeeld kost 4,99 dollar per maand. Daarvoor mag je 50 pagina’s per maand faxen en beschik je over een eigen faxnummer. Erg leuk aan deze toepassing is dat je alle faxhandelingen (verzenden, ontvangen, ondertekenen) kan uitvoeren zonder er één blad papier aan te spenderen. Leve het papierloos kantoor!
STAP 1 / Mijn eerste faxje
Begin met de proefversie. Hiervoor surf je naar www.hellofax.com, waar je intekent met je e-mailadres en een eigen wachtwoord. Omdat HelloFax nauw samenwerkt met Google Drive kan je ook intekenen met je Google-account. Een paar seconden later ontvang je een e-mail met een bevestigingslink. Klik daarop, en je belandt meteen op de pagina om je eerste fax te versturen. Sleep het document dat je wil verzenden in het vak Drag files here… of gebruik de Upload-knop. Geef het faxnummer in van de bestemmeling, kies nog even het juiste land (om het faxnummer te controleren) en klik op de knop Send it now. Hupsa, je eerste fax is de deur uit.
STAP 2 / Bewerken
Wanneer je op de knop More klikt, kan je rechtstreeks verbinding maken met Dropbox en Google Drive om daar documenten te selecteren die je wil faxen. In plaats van het document zomaar te versturen, kan je het nog bewerken. Rechts naast het geüploade document verschijnt er blauwe tekst: Edit & Sign. Klik daar op als je nog iets wil veranderen of als je het document wil ondertekenen. In het venster dat zich opent, kan je het document lezen. Wil je nog een tekstvak toevoegen, dan sleep je het vak Add Text op het document en typ je de gewenste tekst. Op dezelfde manier kan je ook aanvinkvakjes plaatsen.
STAP 3 / Handtekening
Het derde element dat je kan toevoegen, is een handtekening. Klik op Add Signature en sleep dit vak op de juiste plaats. Er zijn drie manieren om een handtekening te plaatsen. Kies je voor Draw it in, dan moet je de handtekening schrijven met de computermuis. Kies je voor Upload image file, dan mag je een beeldbestand met de handtekening selecteren. Kies je voor Smartphone, dan neem je met je mobieltje een foto van je handtekening en stuur je dat bestand naar het mailadres dat op de webpagina vermeld staat. Je kan de handtekening roteren, uitsnijden en het contrast regelen. Tenslotte klik je op Insert om de handtekening in het document te plaatsen. Klaar? Dan klik je op Save, I’m done.
STAP 4 / Ondertekening vragen
Faxen ontvangen kan alleen in de betaalde versies, omdat je dan van HelloFax een lokaal faxnummer krijgt dat je aan je correspondenten kan doorgeven. In de gratis editie mag je in 5 documenten om een handtekening vragen. Hiervoor klik je op Request signature. Vervolgens sleep je het document dat ondertekend moet worden in het invoervak, waarna je de naam en het mailadres van de correspondent invult. In vak 4 kan je eventueel nog een boodschap voor de bestemmeling toevoegen. Om aan te geven waar de handtekening precies moet komen, klik je op de knop Prepare doc for signing. Zo beland je op een nieuwe pagina waarin het document geopend verschijnt en waar je met een vakje aangeeft waar de handtekening moet komen.
