Adresetiketten afdrukken kan een zenuwslopende onderneming zijn. Hou je een adressenlijst bij in Excel, dan wordt deze klus al een pak eenvoudiger.

Adresetiketten afdrukken kan een zenuwslopende onderneming zijn. Hou je een adressenlijst bij in Excel, dan wordt deze klus al een pak eenvoudiger.

Voor deze workshop gebruik ik Office 2010, maar met enig schaafwerk voer je deze stappen ook probleemloos in vroegere Office-versies uit.

Stap 1 / Tabel creëren

Etiketten afdrukken is makkelijker vanuit een adressenlijst in Excel. Heb je die niet, dan kan je deze stap overslaan … of een nieuwe lijst aanmaken. Open een nieuw Excel-bestand, en vul op de eerste rij, naast elkaar, de kolomlabels in. Denk bijvoorbeeld aan Aanhef, Voornaam, Familienaam, Straat, Nr. , Postcode, Gemeente en Lidnr. Daaronder vul je dan uiteraard de eigenlijke gegevens in, op elke rij een ander ‘record’. Iets als Dhr. / Jan / Janssens / Clickxstraat / 1 / 2300 / Turnhout / 12345, bijvoorbeeld. Zorg dat je geen enkele rij leeg laat. Selecteer vervolgens de volledige lijst (inclusief labels), klik met de rechtermuisknop op je selectie, kies Naam definiëren en geef je lijst een geschikte naam mee. Sla vervolgens je werkblad op en sluit Excel af. Het voorbereidende werk zit er op!

Stap 2 / Samenvoegen starten

Nu start je Word (2010) op met een nieuw, leeg document. Open het tabblad Verzendlijsten en druk op de knop Afdruk samenvoegen starten. In het uitklapmenu selecteer je Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. Rechts verschijnt nu het paneel Afdruk samenvoegen. Je wil adresetiketten afdrukken, dus stip je in dit paneel de optie Etiketten aan. Onderaan verneem je dat je nog zes stappen moet doorlopen. Niet getalmd dus: klik maar op Volgende: Begindocument.

Stap 3 / Etiketten kiezen

Zaak is nu het correcte formaat voor je etiketten te selecteren. Daarvoor klik je in het rechterpaneel eerst op Labelopties. Er duikt een nieuw dialoogvenster op waarin je de juiste printer(lade) selecteert. Met wat geluk vind je in het uitklapmenu bij Etiketproducent de fabrikant van je etiketten terug en tref je in de rubriek Productnummer warempel ook het juiste etiketmodel aan. Helaas… zo fortuinlijk was ik niet en Updates zoeken op Office.com bracht geen soelaas. Maar niet getreurd: met de knop Nieuw kon ik alsnog alle ins en outs van mijn etiketten kwijt. Vind je die informatie niet in je doos met etiketten, haal er dan zelf de meetlat bij en vul hier alle gevraagde waarden in. Voorzie je ontwerp van een duidelijke naam en bevestig met OK (2x).

Stap 4 / Adressen ophalen

Klik vervolgens in het rechterpaneel op Volgende: Adressen selecteren. Word geeft je drie mogelijkheden. Selecteren uit Outlook-contactpersonen is er één van, Een nieuwe lijst typen is een andere. Selecteer je deze laatste en klik je vervolgens op Maken, dan krijg je alsnog de kans een adreslijst samen te stellen. Deze stap mogen jij en ik echter overslaan, aangezien we in stap 1 al voor een heuse Excel-tabel hebben gezorgd. Stip dus maar Een bestaande lijst gebruiken aan en navigeer via Bladeren naar je xls(x)-bestand. In het venster Tabel selecteren kies je nu de naam die je aan je tabel had gegeven. Laat het vinkje staan bij De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen en bevestig met OK.

Stap 5 / Adreslijst optimaliseren

Je krijgt nu de inhoud van de Excel-tabel te zien. Misschien is die nog niet helemaal naar wens? Je kan hem altijd gaan aanpassen in Excel, maar ook dit venster biedt een aantal opties. Klik maar even op Sorteren: aan de hand van de veldnaam kies je nu zelf de gewenste volgorde. Filteren laat je dan weer toe criteria in te stellen op grond waarvan bepaalde records niet mee zullen worden afgedrukt (bijvoorbeeld: Aanhef – Niet gelijk aan – Mevr.). Druk nogmaals op OK en klik in het rechterpaneel op Volgende: Labels schikken en vervolgens op Meer items. Selecteer een voor een alle gewenste items – bij voorkeur in de juiste volgorde – en druk telkens op Invoegen. Ben je klaar, klik dan op Sluiten.

Stap 6 / Lay-out optimaliseren

Ziet het er nog steeds niet uit? Eigenlijk is het gewoon een kwestie van de nodige spaties tussen de items te plaatsen en een of meer witregels te voorzien. Items bijvoorbeeld bold of cursief maken, kan ook. Ben je klaar? Klik dan op Alle etiketten bijwerken en op Volgende: Labelvoorbeeld. Dat ziet er al een pak beter uit, niet? Nu moet je alleen nog maar Volgende: Samenvoeging voltooien selecteren en op Afdrukken klikken. Maar misschien toch eerst even op ‘normaal’ papier uittesten, alvorens je die dure etikettenvellen in de printer schuift.