Intro
De macro is zo’n Office-tool die veel gebruikers afschrikt. Nochtans kan ie bijzonder krachtig uit de hoek komen eens je ‘m onder de knie hebt. Met macro’s automatiseer je immers taken die je vaak moet uitvoeren. Ik heb bijvoorbeeld een macro die automatisch alle dubbele spaties uit een tekst haalt, en ook één die een stukje ambtenarees aan een knop op mijn werkbalk koppelt.
Om Word (of Excel of PowerPoint) een macro aan te leren, moet je letterlijk voordoen wat er moet gebeuren en dat opnemen. Vervolgens doet Office jouw stappen na, telkens je op die ene Macro-knop drukt.
STAP 1: Plan je macro
Voor je aan je macro begint bekijk je best even welke stappen je allemaal moet zetten om de taak uit te voeren die jij wil automatiseren.
Wil je een stuk tekst intikken en in de juiste stijl zetten, dan liggen die stappen voor de hand, maar voor complexere taken, zoals een tabel maken en in het juiste formaat zetten, heb je misschien een geheugensteuntje nodig. Je wil uiteindelijk op een vlotte manier je taak uitvoeren, terwijl je aan het ‘opnemen’ bent.
In Word 2003 en ouder staan de macro’s onder EXTRA. In Word 2007 vind je ze op het tabblad ONTWIKKELAARS en in Word 2010 op het tabblad BEELD. Eens je het systeem gevonden hebt om macro’s op te nemen, is de procedure ongeveer hetzelfde in elke versie. Ik werk in Word 2007.
Daar staat het tabblad Ontwikkelaars standaard niet aan, dus moet ik nog een beetje knoeien. Ik klik op de OFFICE-knop en ga onderaan naar OPTIES VOOR WORD. Daar vink ik in het tabblad POPULAIR het vakje aan bij TABBLAD ONTWIKKELAARS OP HET LINT WEERGEVEN.
STAP 2: Licht, camera, actie!
Nu ik mijn knop MACRO’S OPNEMEN gevonden heb, kan ik een macro gaan, euh, opnemen. Klik op MACRO OPNEMEN en verzin een naam voor je bewerking. Ik maak er eentje om automatisch dubbele spaties uit een tekst te halen. Bij mij wordt dat dus de macro ‘dubbele spaties’. Ik wijs de macro voorlopig toe aan een knop, geef hem een korte beschrijving en klik op OK.
Naast je cursor staat nu een cassette, een icoontje uit lang vervlogen tijden dat aangeeft dat je aan het opnemen bent. Nu voer je de handelingen uit die je wil automatiseren. In mijn geval ZOEK EN VERVANG, en dan twee spaties vervangen door eentje en op ENTER drukken.
Eens alles afgerond is, klik ik op OPNAME STOPPEN. Ik kan mijn harde werk bekijken door op de knop MACRO’S te klikken. In dat venster kan je overbodige of mislukte macro’s verwijderen, gelukte macro’s uitvoeren enzovoort.
STAP 3: Macro’s in het dagelijkse leven
Omdat ik mijn macro nogal vaak gebruik, wil ik hem aan een handige knop op mijn werkbalk hangen. In Word 2007 en 2010 lukt dat via de werkbalk SNELLE TOEGANG. Die staat helemaal bovenaan, naast de Office-knop. Ik klik op het pijltje rechts van de werkbalk en kies MEER OPDRACHTEN.
In het nieuwe venster bovenaan klik ik op het dropdownmenu en open ik MACRO’S. Nu kan ik gewoon mijn nieuwe macro selecteren en op TOEVOEGEN klikken om hem in de werkbalk te zetten. Klik in het rechtervak op je nieuwe macro en kies onderaan WIJZIGEN… om een leuk icoontje voor je knop te kiezen. Dat laatste is vooral handig als je meerdere macro’s gebruikt. Zo hou je ze beter uit elkaar.
Om in een oudere versie van Word, zoals 2003, een knopje met je macro in de werkbalk te zetten, ga je naar EXTRA en klik je op AANPASSEN. In het tabblad OPDRACHTEN zoek je de Macro’s en sleep je de juiste macro naar een leeg plekje in de werkbalk.
Videotutorial
