Intro
Automatisch mailtjes doorsturen, markeren en in de juiste map zetten; het kan je werk een stuk vlotter laten verlopen. En zo heb jij weer meer tijd om pakweg een koffietje te drinken. In de laatste versie van Outlook, 2010 zit een nieuwe functie waarmee je een aantal veelgebruikte handelingen kan bundelen. Je vindt de informatief getitelde Snelle Stappen in het lint bij Start. De handigste stappen zijn al voorgeprogrammeerd.
STAP 1: Snel doormailen
Als je in een team werkt, moet je vaak dezelfde groep mensen mailen. In mijn geval is dat de Clickx-redactie. Nu kan je natuurlijk in je contacten een groep samenstellen, maar het gaat nog sneller met de snelle stap E-mail aan team. Om dat de eerste keer in te stellen, klik je op de knop E-mail aan team, en verander je eventueel de naam, in E-mail aan volleybalclub bijvoorbeeld.
Nu is het gewoon een kwestie van de adressen van je collega’s of vrienden in te geven en op Opslaan te klikken.
Achter de knop Aan manager gaat ongeveer hetzelfde principe schuil. Daarmee ga je mails automatisch doorsturen naar pakweg je baas. Ik vind persoonlijk dat zo’n knop enorm handig is om alle roddels en flauwe PowerPoint-presentaties rechtstreeks naar bepaalde personen te sturen, maar je doet ermee wat je wil, natuurlijk.
STAP 2: Alles in de juiste map
Wat doe je met mails die je hebt afgewerkt? Als je bent als ik, blijven die gewoon in je inbox zitten tot de systeembeheerder nog eens een mailtje stuurt om te melden dat je dringend moet opruimen. Doe de man dus een lol en stel een procedure in als Gereed.
Klik op de snelle stap in kwestie en geef de eerste keer aan wat er met mails moet gebeuren. Verplaats ze bijvoorbeeld naar een archiefmap en zet er een vinkje naast om aan te geven dat ze voltooid zijn. Om gewoon alle mails over een bepaald project in de juiste map te zetten, kan je dan weer Verplaatsen naar gebruiken.
Nog handiger dan de vorige functies, en zo mogelijk nog leuker voor de admin, is de knop Antwoorden en verwijderen. Die hoef je niet eens in te stellen. Klik erop, en er springt meteen een antwoordvenstertje voor je geselecteerde mail open. Eens je geantwoord hebt, is je mail ook ineens uit je inbox verdwenen.
STAP 3: Nog meer inspiratie
Zit er een van je veelgebruikte handelingen niet bij? Of wil je bijvoorbeeld meerdere versies van Mail naar team aanmaken, dan kan je nog altijd zelf een Snelle stap in mekaar steken. Helemaal onderaan het Snelle stappen-venster vind je Nieuwe maken. Klik daarop om, je raadt het nooit, een nieuwe stap te creëren.
Ik ga bijvoorbeeld een stap in mekaar steken voor deadlines. Ik wil dat een bericht automatisch rood gemarkeerd wordt, een uitroepteken krijgt en verplaatst wordt naar de map ‘Dringend’, want deadlines, die zijn altijd dringend. Kies om te beginnen een naam voor je stap. Je kan, als je dat wil, ook op het pictogram klikken om een nieuw beeldje te kiezen.
Haal een actie uit het uitklapmenu en kies Actie toevoegen als je meerdere functies door de Snelle stap wil laten uitvoeren.
STAP 4: Oeps, foutje
Iets mis gedaan? Klik dan onderaan op het pijltje naast Snelle stappen, de knop Snelle stappen beheren. In dat venster kan je alle instellingen nog veranderen. Klik bijvoorbeeld op Verplaatsen naar en dan onderaan op Bewerken, en je krijgt je instellingenvenster weer.
Ben je echt helemaal de kluts kwijt, dan kan je in dat beheervenster trouwens onderaan links op Standaardwaarden herstellen klikken. Daarmee wordt al je geknoei ongedaan gemaakt en gaan de meeste Snelle stappen terug naar hoe ze eruit zagen toen je Outlook voor het eerst installeerde.
