Mosselfeest? Wafelenbak? Of gewoon een briefje om iedereen te laten weten wanneer de competitie of het schooljaar terug begint? Als jij de IT-persoon bent van je club, is het meestal ook aan jou om alle brieven te maken, te versturen en op te stellen. Maak het jezelf meteen gemakkelijk met een standaardbrief.

Intro

Het is niet omdat je nog ouderwets brieven stuurt, dat je die ook ouderwets traag moet opstellen. Word 2010 heeft standaard al een pak sjablonen aan boord om snel een brief uit je mouw te schudden.

Klik je op de OFFICE-knop en dan op NIEUW, dan vind je in de linkerbalk een massa aan standaardopmaken die je voor Word kan downloaden, van mails en blogs over brieven tot enveloppen en agenda’s.

Ik wil natuurlijk iets speciaals, dus zal ik er zelf eentje moeten maken. Daarvoor start ik gewoon met een leeg document.

STAP 1: Schild en vriend

Als ik één ding heb geleerd van het briefpapier dat in hotels rondslingert, dan is het dat een goede hoofding, liefst zo eentje met een middeleeuws schild, er meteen chiquer uitziet. Bovendien kan je die hoofding voor elke brief gebruiken.

Om zo’n hoofding op de juiste plaats te zetten, gebruik ik de koptekst. Zo ben ik zeker dat er bovenaan niet te veel marge is. Klik in het lint op INVOEGEN en vervolgens op KOPTEKST. Ik zet bovenaan alvast het adres van de afzender, omdat ik dat elke keer opnieuw gebruik, en voeg er meteen het chique, euh, schild van Clickx bij.

Voor dat laatste klik je op INVOEGEN, AFBEELDING. Om te zorgen dat die afbeelding je lay-out niet om zeep helpt, klik je op OPMAAK en vervolgens op POSITIE. Kies iets anders dan ‘in tekstregel’ en verschuif je logo naar de plek waar je het wil.

Pas eventueel nog lettertypes en opmaak aan, en klik bij HULPMIDDELEN VOOR KOPTEKSTEN EN VOETTEKSTEN op KOPTEKST EN VOETTEKST SLUITEN. In principe heb ik nu al iets dat lijkt op printbaar briefpapier voor zowat elke brief die ik voor mijn vereniging wil sturen.

STAP 1: Schild en vriend

 

STAP 2: Word voor gevorderden

Toen ik daarnet de koptekst aanzette en een standaardopmaak koos, kreeg ik een handig ‘invulvak’. Zo wil ik er eentje maken voor het adres van mijn bestemmeling. Daarvoor moet je even in de menu’s duiken. Druk op de OFFICE-knop en klik onderaan op OPTIES VOOR WORD.

Je zet een vinkje bij TABBLAD ONTWIKKELAARS OP HET LINT WEERGEVEN, en je sluit af met OK. Je hebt nu een extra tabblad waarmee je enkele coole dingen kan uithalen. Waarom Microsoft dat zo stiekem wegstopt, weet ik ook niet.

STAP 2: Word voor gevorderden

 

STAP 3: Formuliertje

Tijd om dat invulvak te maken. Klik met je cursor op de plaats waar je het wil hebben, ga naar het tabblad ONTWIKKELAARS en klik bij BESTURINGSELEMENTEN op TEKST MET OPMAAK. Je krijg nu een nieuw vakje waar je tekst kan invoeren.

Klik erop en kies in het menu BESTURINGSELEMENTEN voor EIGENSCHAPPEN. Je kan nu aangeven hoe je dat vak noemt, en eventueel de opmaak aanpassen. Alles wat je later in dat vak invult, zal meteen de juiste opmaak krijgen. Herhaal die stappen eventueel voor de rest van het adres.

STAP 3: Formuliertje

 

STAP 4: Geachte, enzoverder

Met besturingselementen ga ik ook een uitklapmenu installeren voor een snelle keuze tussen aanspreektitels. Zet je prompt weer op de juiste plek en kies bij BESTURINGSELEMENTEN voor KEUZELIJST MET INVOERVAK. Een trip langs de eigenschappen van die keuzelijst toont je onderaan dat je elementen kan TOEVOEGEN.

Je kan dat uitklapmenu zo lang maken als je wil, maar ik hou het hier op mevrouw en meneer, ook al omdat ik geleerd heb dat ‘juffrouw’ politiek incorrect is.

STAP 4: Geachte, enzoverder

 

STAP 5: De rest

Stel de rest van je brief op. Heb je vaak dezelfde standaardtekst nodig? Dan tik je die helemaal uit, zodat hij altijd al netjes klaar staat als je het sjabloon opent. Alles wat je vaak moet veranderen, kan je via besturingselementen toevoegen.

Als je klaar bent, klik je op de OFFICE-knop en kies je OPSLAAN ALS. Ga voor WORD-SJABLOON en zet je bestand op een makkelijk te vinden plek. De volgende keer dat je zo’n brief moet schrijven, open je een nieuw document en kies je bij NIEUW OP BASIS VAN… voor je zelfgemaakte sjabloon.

Met een beetje geluk staat het de volgende keer in je laatst gebruikte sjablonen en heb je het sneller bij de hand.

STAP 5: De rest