Intro

HTML-nieuwsbrieven zijn een veelgebruikt wapen in e-mailland, en terecht. Wie iets te vertellen heeft, zal zijn boodschap sneller verkocht krijgen wanneer die verpakt is in een netjes opgemaakte mail, met prentjes, links en meer van dat moois.

Geen betere manier om de pr-activiteiten van je sportclub nieuw leven in te blazen, zo dachten we, en dus zal je op het einde van deze workshop de mooiste nieuwsbrieven in elkaar kunnen draaien.

Amper verstand van HTML? Laat dat je vooral niet tegenhouden. Voor onderstaand voorbeeld maakte ik alles op met kant-en-klare HTML-pagina’s die rechtstreeks in het e-mailprogramma zelf bewerkt werden.

STAP 1: HTML-template opsnorren en downloaden

Het allerbelangrijkste voor een goeie HTML-nieuwsbrief is dat hij in alle e-mailclients kan worden gelezen, en er in al die mailprogramma’s ook hetzelfde uitziet. Iemand die je nieuwsbrief met Outlook ontvangt, zou hetzelfde moeten zien als iemand die Gmail of Thunderbird gebruikt.

Daar zorgt de achterliggende HTML-code voor: niet alle programma’s zijn in staat om alle HTML-code correct te lezen, dus het is zaak om de opmaak van je HTML-nieuwsbrief zo eenvoudig, solide en ‘proper’ mogelijk te houden. De beste garantie zijn vooraf gemaakte sjablonen die je integraal van het internet plukt, om ze vervolgens naar eigen goeddunken te bewerken.

We vonden er een paar goeie op www.templatebox.com/free-newsletter-templates, www.campaignmonitor.com/templates en www.mailmarketing.be/templates.html.

Het voordeel van HTML-sjablonen is dat je niet meer hoeft te zoeken naar kleuren en motieven die bij elkaar passen, en uiteraard: je hoeft geen HTML-goeroe te zijn. Kies dus een sjabloon dat je bevalt, en downloaden maar. Je krijgt een map met één HTML-pagina, eventueel inclusief enkele afbeeldingen.

Open het HTML-bestand en onderwerp de opmaak aan je kritische blik. Dit is uiteraard het moment waarop je nog altijd een radicaal andere kant uit kan gaan met het basisontwerp.

STAP 1: HTML-template opsnorren en downloaden

 

STAP 2: De nieuwsbrief opmaken

Het basissjabloon bewerken doe je met een HTML-editor. Aanraders zijn SeaMonkey, Adobe GoLive of gewoon Microsoft Word. Je kan ook helemaal van nul beginnen, maar dat is een hachelijke onderneming. Zeker bij Word is de HTML-code allesbehalve feilloos, waardoor je riskeert een krakkemikkige nieuwsbrief uit te sturen.

Wij houden het simpel: neem de sjabloon uit Stap 1 en open het HTML-bestand met de webbrowser. Klik daarna met de rechtermuisknop op de pagina, en kies in het snelmenu ALLES SELECTEREN en daarna KOPIËREN. Open vervolgens Outlook 2010, klik bovenaan op NIEUWE E-MAIL en plak je sjabloon er integraal in. Vergeet niet in Windows 7 op de plakoptie OPMAAK VAN BRON BEHOUDEN te klikken.

Verwijder alle ballast uit de sjabloon tot je de gewenste basisstructuur hebt, en voer je tekst in. Er is voldoende ruimte voorzien voor titel, ondertitel, tijdsaanduiding en afzonderlijke items. Met kopiëren en plakken kan je zoveel uitbreiden als je wil. Beelden voeg je toe via INVOEGEN en AFBEELDING.

STAP 2: De nieuwsbrief opmaken

 

STAP 3: Links toevoegen

Elke zichzelf respecterende newsletter bevat links: naar de webstek van de sportclub, naar Twitter of Facebook enzovoort. We gaan dus toch nog wat HTML toevoegen, te beginnen met de belangrijkste: de link waarmee de ontvanger zich met één muisklik van je nieuwsbrief kan uitschrijven (spammen is en blijft immers not done).

We voegen een mailto:-link in, waarmee de ontvanger automatisch een uitschrijfmail verstuurt als hij op deze link doorklikt. Zet onderaan je HTML-mail in een kleinere lettergrootte de tekst “Wens je deze nieuwsbrief niet meer te ontvangen? Klik dan hier om je uit te schrijven”.

Selecteer vervolgens het woord HIER, klik met de rechtermuisknop en kies HYPERLINK. In het dialoogvenster, onder KOPPELEN AAN, selecteer je E-MAILADRES. Voeg daarna je e-mailadres in, en zet vervolgens bij ONDERWERP het woord ‘Remove’. Sluit af met OK.

Eens je nieuwsbrief uitgestuurd wordt, verwijder je al wie een e-mail stuurde met het onderwerp ‘Remove’ uit je verzendlijst. Links naar andere websites voeg je op dezelfde manier toe. Kies dan onder KOPPELEN AAN wel BESTAAND BESTAND OF WEBPAGINA, en typ de url bij ADRES.

STAP 3: Links toevoegen

 

STAP 4: Adressenlijst opmaken

Eens de nieuwsbrief klaar is, doe je er goed aan om hem eerst als test naar jezelf te sturen, en liefst nog naar een aantal van je e-mailadressen. Gebruik je verschillende e-mailclients, dan kan je checken of de newsletter overal goed rendert. Tevreden met het resultaat?

Tijd om een verzendlijst samen te stellen. Klik onder het tabblad BESTAND op ADRESBOEK en ga in het dialoogvenster opnieuw naar het menu BESTAND. Kies NIEUW ITEM, en bewonder het nieuw venster dat verschijnt. Selecteer vervolgens NIEUWE GROEP CONTACTPERSONEN en (volhouden, we zijn er bijna) klik op OK.

Eindelijk: hier kan je de ontvangersgroep definiëren. Geef het kind een naam en haal er goed volk bij met de knop LEDEN TOEVOEGEN. Als de ontvangersgroep volledig is, klik je op OPSLAAN EN SLUITEN.

STAP 4: Adressenlijst opmaken

 

STAP 5: Verzending in Outlook voorbereiden

Het grote moment. Keer terug naar je openstaande (afgewerkte) HTML-mail, en klik het item ADRESBOEK aan. Selecteer eerst je ontvangerslijst en daarna AAN om de groep toe te voegen als ontvangers van je mail. Sluit af met OK.

Eventueel kan je nog een aparte versie naar jezelf sturen, of naar personen die niet in de lijst zitten, met de CC-knop (Carbon Copy). Als je niet wil dat de ‘abonnees’ van je nieuwsbrief dat zien, voeg je via OPTIES eerst een BCC-veld (Blind Carbon Copy) toe.

Nog een laatste actie voor je mail vertrokken is: misschien wil je wel een fysieke kopie van de HTML-pagina voor je archief? Dat kan via het menu BESTAND, waar je OPSLAAN ALS kiest. Selecteer onderaan HTML, geef het kind een naam, en klik op OPSLAAN.

STAP 5: Verzending in Outlook voorbereiden

 

STAP 6: Verzendtijdstip programmeren

Zo, je bent klaar om op die grote knop met VERZENDEN te klikken. Of toch niet? Misschien is het tijdstip waarop de brief af is, niet meteen het juiste moment om je boodschap de wijde wereld in te sturen. Marketeers raden altijd af om nieuwsbrieven tijdens de kantooruren te verzenden.

Je ontvangers hebben vaak immers geen tijd om ‘m meteen te lezen en je (ongetwijfeld vreselijk interessante) nieuws zakt alleen maar verder weg onder de andere mails. Beter stuur je je mail ’s avonds uit, wanneer iedereen minder e-mails ontvangt. Een tijdstip stel je in via het lintmenu in je nog onverzonden e-mailbericht.

Klik onder het tabblad OPTIES op BEZORGING UITSTELLEN. Achter NIET BEZORGEN VOOR voeg je vervolgens een datum en een uur in. Van zodra je op SLUITEN klikt, mag je gerust zijn: je nieuwsbrief wordt uitgestuurd op het moment dat jij bepaald hebt.

Nog een ding: laat wel je pc opstaan.

STAP 6: Verzendtijdstip programmeren