Aan digitale agenda's geen gebrek, maar het wordt al een stuk lastiger als je je agenda('s) gecontroleerd wil delen.

Intro

Aan digitale agenda’s geen gebrek, maar het wordt al een stuk lastiger als je je agenda(’s) gecontroleerd wil delen met anderen en als je op elk moment over een up-to-date agenda wil beschikken thuis, op het werk en onderweg.

In deze workshop stellen we je een elegante oplossing in the cloud voor: Google Agenda. En voor wie op zijn pc verknocht blijft aan Outlook: we tonen je ook hoe je Google Agenda hiermee perfect synchroon houdt.

STAP 1: (Google) agenda creƫren

Zonder een Google account geen Google agenda. Surf daarom naar www.google.com/calendar en druk desgevallend op de knop EEN ACCOUNT MAKEN. Vul alle vereiste gegevens in en bevestig met IK GA AKKOORD. MAAK MIJN ACCOUNT.

Gelukt? Open dan je mailbox en klik de link in de bevestigingsmail aan: even later is je account geactiveerd en kan je aan de slag. Surf nogmaals naar de site van Google Agenda en meld je met je nieuwe account aan (afhankelijk van je instellingen gebeurt dat op die pc voortaan zelfs automatisch).

Een afspraak vastleggen is niet moeilijker dan op de gewenste dag te dubbelklikken en in het pop-upvenstertje AFSPRAAK DETAILS VASTLEGGEN aan te klikken. Je kan nu heel wat opties vastleggen – de meeste spreken gelukkig voor zich. Zo kan je aangeven wanneer en waar de afspraak plaatsvindt en hoelang die duurt.

In het veld HERHALINGEN kan je ook een specifieke frequentie vastleggen evenals een herinnering via E-MAIL en/of POP-UP instellen. Alvast een handigheidje voor road warriors: een melding via sms is ook mogelijk, althans wanneer je die functie hebt geactiveerd en hebt ingesteld via INSTELLINGEN, tab MOBIELE INSTELLINGEN.

STAP 1: (Google) agenda creëren

 

STAP 2: Outlook & Google Agenda synchroniseren

Je bent al een hele stap vooruit: je kan voortaan van op elke pc met een internetverbinding je agenda raadplegen en aanpassen. Maar wat als je, bijvoorbeeld op je desktop-pc thuis of op het werk, absoluut met Outlook wil blijven verder werken? Ook daar valt een mouw aan te passen: met een handige plug-in hou je beide agenda’s namelijk automatisch synchroon.

Surf daarvoor naar www.tinyurl.com/galcsync en klik op de link om Google Calendar Sync binnen te halen. Voer het gedownloade bestand uit en installeer de plug-in. Moeilijk is het in elk geval niet: klik achtereenvolgens op JA, I AGREE, NEXT, INSTALL en CLOSE.

Het venster van de tool verschijnt, waar je je Google-ID invult en de optie 2-WAY aanduidt – een echte synchronisatie in de twee richtingen dus; het is eventueel ook mogelijk alleen data van Outlook richting Google Agenda of omgekeerd te versassen.

Geef meteen ook de gewenste synchronisatiefrequentie aan (standaard: om de 120 minuten) en leg je wijzigingen vast met SAVE. Start Outlook op: je zal merken dat nu ook de Google-gegevens zichtbaar zijn – en omgekeerd. Je kan trouwens op elk moment een synchronisatie forceren: klik het nieuwe icoontje in het systeemvak van de Windows-taakbalk met de rechtermuisknop aan en kies SYNC.

De plug-in doet z’n ding met Outlook 2003 en 2007, zowel onder XP, Vista als 7. Om het ook op een 64-bitsysteem aan de praat te krijgen, moet je het blijkbaar in compatibiliteitsmodus opstarten: klik het installatiebestand met de rechtermuisknop aan, kies EIGENSCHAPPEN, open het tabblad COMPATIBILITEIT en selecteer WINDOWS XP.

Ook nog dit: werk je binnen het Google Apps-platform, dan bestaat ook daarvoor een synchronisatietool – jammer genoeg alleen voor de commerciële Premier Edition-versie van Google Apps www.tinyurl.com/appsoutlook.

STAP 2: Outlook en Google agenda synchroniseren

 

STAP 3: Agenda delen

Stel: je wil (bepaalde items) uit je agenda met anderen delen. Je werkplanning met je collega’s, bijvoorbeeld, of privéaangelegenheden met je gezin.

Daarvoor kan je in Google een of meer nieuwe agenda’s creëren: klik in het linkerpaneel op MAKEN, verzin een geschikte naam voor je agenda (bijvoorbeeld: Werk, Privé, Tennisclub enzovoort) en vul het e-mailadres in van de persoon (met Google-id) met wie je die agenda wil delen – méér personen kan ook: je hoeft telkens maar op PERSOON TOEVOEGEN te drukken.

Tegelijk geef je aan welke bevoegdheden je aan die persoon wil toekennen: dat gaat van ALLEEN STATUSINFORMATIE BESCHIKBAAR/BEZET WEERGEVEN over ALLE DETAILS VOOR DE AFSPRAAK WEERGEVEN tot WIJZIGINGEN AANBRENGEN IN AFSPRAKEN en WIJZIGINGEN AANBRENGEN EN TOEGANG BEHEREN.

De eerste optie kan bijvoorbeeld interessant zijn als je maar één agenda bijhoudt en geen details aan de anderen wil tonen; de twee laatste opties kunnen handig zijn voor de leden van je vereniging, bijvoorbeeld. Bevestig met AGENDA MAKEN: die wordt nu netjes aan het linkerpaneel toegevoegd.

Je gedeelde agenda wordt ook automatisch toegevoegd aan zijn agenda: die verschijnt dan in het linkerpaneel, bij ANDERE AGENDA’S. Door zo’n agenda aan te klikken, maak je de inhoud zichtbaar in het overzicht, of net weer onzichtbaar.

Ook handig: als je dubbelklikt op een afspraak in je agenda, zie je rechts het paneel GASTEN verschijnen. Wanneer je nu op GASTEN TOEVOEGEN klikt, kan je het e-mailadres invoeren van een invité en aangeven welke machtigingen je hem daarbij wil toekennen (bijvoorbeeld: hem al dan niet de gelegenheid geven zelf ook gasten uit te nodigen).

Die ontvangt dan een e-mail waarin hij kan aangeven al dan niet – of misschien – op je uitnodiging te willen ingaan.

STAP 3: Agenda delen

 

STAP 4: Extra agenda in Outlook opnemen

Vervelend is wel dat de Outlook plug-in uit stap 2 alleen je hoofdagenda uit Google met je Outlook-agenda synchroniseert; bijkomende agenda’s worden dus niet mee gesynchroniseerd. Wel is het mogelijk bijkomende agenda(‘s) als aparte agenda’s in Outlook op te nemen: die worden in Outlook dan op regelmatige tijdstippen automatisch up-to-date gehouden.

Dat is geen echte synchronisatie, gezien dat slechts in één richting gebeurt: van Google naar Outlook – zulke agenda’s krijgen in Outlook bovendien de status ‘Alleen-lezen’ mee. Dat gaat als volgt. Klik in het linkerpaneel van Google Agenda op INSTELLINGEN, net onder de lijst MIJN AGENDA’S.

Klik de agenda aan die naar Outlook wil ‘kopiëren’. Druk op het groene ICAL-icoontje naast PRIVÉ-adres. Klik de url van de agenda met de rechtermuisknop aan en kies SNELKOPPELING KOPIËREN of KOPPELINGSLOCATIE KOPIËREN. Over nu naar Outlook. Open daar het menu EXTRA en kies achtereenvolgens ACCOUNTINSTELLINGEN, INTERNETAGENDA’S, NIEUW.

Plak met de sneltoetscombinatie CTRL+V het adres in het veld en bevestig met TOEVOEGEN. Geef een geschikte naam aan de agenda mee en bevestig met OK. De agenda verschijnt in Outlook bij ANDERE AGENDA’S.

STAP 4: Extra agenda in Outlook opnemen

 

EXTRA: Google goes mobile

Dankzij Google heb je nu wel een up-to-date online agenda, maar hoe krijg je die gegevens nu in je mobieltje?

Het zal je weinig verbazen dat dit op een (Google) Android-toestel zo gepiept is! Je hoeft maar je Google-account in te voeren, aan te geven wat je precies gesynchroniseerd wil zien (CONTACTS, CALENDAR en/of GMAIL) en even later prijken de data al op je schermpje. Uiteraard kan je ook zelf gegevens aanpassen of invoeren, om dat vrijwel meteen online gereflecteerd te zien.

Er zijn uiteraard ook oplossingen voor andere mobiele toestellen. Een ervan is Google Sync dat, afhankelijk van het OS van je mobieltje uiteenlopende data kan synchroniseren – volgens de site kan je in elk geval je agenda up-to-date houden op een BlackBerry, iPhone, Nokia S60 en Windows-gebaseerd toestel.

Vermeldenswaard is verder nog GooSync dat synchronisaties toelaat tussen je Google Agenda en nagenoeg elk mobiel toestel dat SyncML-kundig is. Dat geldt voor de meeste recente Motorola-, Nokia- en Sony Ericcson-toestellen, maar met behulp van de GooSync SyncML client lukt dat ook met nog heel wat andere merken en modellen.

Op de GooSync-site kan je nagaan of de service ook op jouw toestel werkt. Als troost voor de Outlook-fanaten: op www.slipstick.com/addins/olpda.asp vind je tal van tools om Outlook en je PDA op elkaar afgestemd te krijgen.

EXTRA: Google goes mobile