Intro
Data Crow werd aanvankelijk gemaakt om mediaverzamelingen te beheren: films, muziek, boeken enzovoort. Maar het programma leent zich ook uitstekend voor het beheer van andere soorten verzamelingen. Het grote voordeel van een mediacollectie is dat er enorme gegevensbanken op het internet staan waarin deze kraai de mosterd kan gaan halen.
Als het gaat om film, games, boeken of software moet je dankzij die gegevensbanken nauwelijks nog iets zelf invoeren. De tool haalt namelijk op eigen houtje alle informatie binnen. Bovendien graaft Data Crow almaar dieper, zodat je altijd meer informatie bovenspit over de acteurs, de auteurs en de regisseurs. Op die manier levert Data Crow voortdurend gegevens waarmee je je persoonlijke kennis kan uitbreiden.
Over uitbreiden gesproken, Data Crow is open source: naarmate je vaardigheid groeit, kan je ook zelf templates samenstellen. Maar dat is al voor gevorderden. In deze workshop houden we het bij het beheer van de verschillende verzamelingen die een gezin rijk kan zijn.
STAP 1: Installeren
Data Crow is open source, dus gratis, en het wordt bovendien voortdurend verbeterd door de internetgemeenschap.
Wanneer je de installatiebestanden van www.datacrow.net hebt binnengehaald, begin je door op het bestand installer.jar te dubbelklikken. Het is mogelijk dat je de mededeling ontvangt dat je Java-omgeving niet up-to-date is. Data Crow is immers gebaseerd op Java.
In dat geval surf je naar www.java.com/nl en klik je op de centrale blauwe knop. Daarmee haal je het bestand jxpinstall-rv.exe binnen. Dubbelklik op dat bestandje, zodat eerst de Java-installatieprocedure wordt afgewerkt.
Daarna begin je opnieuw bij het installeerbestand van Data Crow. Laat de installatieprocedure gewoon lopen. Bevestig waar je moet bevestigen en enkele minuten later wacht in het startmenu de Data Crow-toepassing. Wanneer je het programma de allereerste keer opstart, vraagt het welke taalinstelling het moet aannemen. Wij kiezen uiteraard voor NEDERLANDS.
Het Nederlands is wel, zoals vaak bij softwarevertalingen, hier en daar wat verhakkeld. Vervolgens laat het programma je de keuze. Wil je vertrekken van het gebruikersniveau BEGINNER of kies je voor EXPERT? Data Crow bevat immers veel functies en tools die de eerste gebruiker zouden kunnen overrompelen. Daarom start je als beginner. Later kan je dat nog altijd omzetten naar de meer gevorderde modus.
STAP 2: Het werkvlak
Het hoofdvenster ziet er als volgt uit:
- Het menu
- De knoppenbalk, waar je de meeste opdrachten in terugvindt
- De modulelijst, afhankelijk van de soort objecten die je verzamelt
- Het tabblad ITEM, waarin ieder element wordt vastgelegd
- Het tabblad NIEUW ITEM, waarmee je nieuwe items via het internet kan importeren of uit bestanden en mediadragers kan halen
- Het tabblad GRAFIEKEN, waarmee je grafische vervelijkingen van je gegevens kan maken
- Het paneel GROEPEER, waarmee je verschillende items kan samenzetten op basis van informatievelden
Je kan het uiterlijk van dit werkvenster aanpassen. Via INSTELLINGEN, LOOK & FEEL bepaal je aan de hand van thema’s het uiterlijk van de vensters, de knophoogte en de hoogte van de invoervelden. Bovendien kan je de MODULELIJST laten verdwijnen, als je bijvoorbeeld altijd in één module werkt. Dat doe je in OVERZICHT, (DE-) ACTIVEER MODULELIJST.
STAP 3: Modules en gebruikers
Eenmaal je hebt ontdekt hoe veelzijdig Data Crow is, kan je het pakket gebruiken om meerdere collecties te beheren. Je bent immers verzamelaar voor je het weet. Hoeveel cd’s heb je? Hoeveel dvd-films? Daarom kan eenzelfde gebruiker verschillende soorten verzamelingen aanleggen voor bijvoorbeeld zijn bibliotheek, videotheek en discotheek.
Door in de modulelijst op een andere module te klikken, bereik je de andere gegevensbank. De velden van een gegevensbank voor films zien er anders uit dan bij een database voor films. Wil je zelf een module beginnen, bijvoorbeeld voor je tinnen soldaatjes, dan zet je het programma met het menu GEBRUIKERSNIVEAU even in de Expert-modus en volg je met de opdracht MODULES de wizard CREËER MODULE.
Bovendien kan je Data Crow als huisslaafje in dienst nemen voor verschillende gebruikers. Daarbij moet je wel even uitkijken. Via BESTAND, NIEUWE GEBRUIKER laat je zoonlief een databank voor zijn stripverhalen aanmaken. Je partner houdt in hetzelfde programma haar boeken bij. En jijzelf beheert je films.
Klik op de knop GEBRUIKERS om van gebruiker te verwisselen. In het menu GEBRUIKER, WACHTWOORD WIJZIGEN kan elke gebruiker zijn eigen wachtwoord instellen. Standaard registreert Data Crow je als gebruiker ‘Administrator’ met de gebruikersnaam ‘sa’ (zonder aanhalingstekens).
STAP 4: Audioverzameling
Hoe groter je verzameling wordt, hoe meer je er tegenop ziet om de gegevensbank in te vullen. Gelukkig neemt Data Crow het lastigste werk van je over. Laten we beginnen met een audio-cd. In plaats van alles manueel in te geven, stop je een audio-cd in de lade van je computer.
Klik op de module AUDIO-CD’S en daarna op het tabblad NIEUWE AUDIO-CD’S. Vervolgens gebruik je de opdracht HULPMIDDELEN, HAAL CD-INFORMATIE OP. Data Crow zal verschillende voorstellen aangeven. Dubbelklik in het vak NIEUWE AUDIO-CD’S op de juiste titel.
Daardoor verschijnt een venster met zeven tabbladen, waaronder de lijst met audiotracks. Het enige wat er nog niet staat, is een afbeelding van het hoesje. Daarom klik je op het tabblad AFBEELDING VOORKANT en daarna op de knop BIJWERKEN. Data Crow haalt zelf de informatie van het internet. Dubbelklik opnieuw op de juiste titel en controleer het tabblad AFBEELDING VOORKANT. Is die goed, dan klik je op OPSLAAN.
STAP 5: Videoverzameling
Je kan ook een deel handmatig ingeven, bijvoorbeeld bij je filmcollectie. Gebruik de module FILMS en klik vervolgens op de knop ITEM WIZARD. Die wizard is een geweldig hulpje, omdat hij gebruik maakt van gigantische online databanken. Je begint bijvoorbeeld met de film ‘Borat’.
Tik de titel in het vak ZOEKEN NAAR en kies als medium voor DVD. Bij het vak SERVER selecteer je een van de vier online filmdatabanken: het Duitse OFDB, Metacritic, Amazon of IMDB. Klik op ZOEKEN. Amazon haalt acht mogelijke uitvoeringen boven, die je zowel in KAARTOVERZICHT als in TABELOVERZICHT kan bekijken (zie afbeelding 5). Die zijn helaas wel in het Engels.
Klik op de uitvoering van de film die bij jou in het rek staat. Wanneer je nu op het vak OPEN klikt, lees je alle informatie over de film. Kloppen de gegevens met de schijf die voor je ligt, dan klik je op SLUITEN, waardoor je opnieuw in het vorige venster belandt. Dan klik je op de knop VOLGENDE. In verschillende tabbladen lees je nog eens alle informatie die zal worden binnengehaald.
Dat is behoorlijk indrukwekkend. Je krijgt de regisseur, de datum van uitgifte, de acteurs, de duurtijd, de genres, een beschrijving en de afbeelding op het hoesje. Al die informatie wordt automatisch ingevoerd als je op de knop VOLTOOIEN klikt. We proberen het ook eens met een Vlaamse film, Koko Flanel. En inderdaad, daar loopt alle informatie op dezelfde manier binnen.
Om een volgende film te zoeken, klik je op de knop OK & OPNIEUW. Op die manier voer je in sneltreinvaart de gegevens van je volledige filmdatabank in. Ben je helemaal klaar, dan klik je weer op VOLTOOIEN.
STAP 6: Informatie bekijken en toevoegen
In het hoofdvenster zien we hoe alle informatie is toegevoegd. Rechts verschijnen de gedetailleerde gegevens van de prent, tot zelfs de aanduiding van de leeftijdscategorieën.
Heel veel informatie is aanklikbaar. Wanneer je bijvoorbeeld op de naam van een acteur dubbelklikt, opent dat een venster waarin je met de knop BIJWERKEN alweer extra informatie kan opvragen over die acteur. Zo zwelt je filmdatabank flink aan. Maar je hoeft die gegevens niet stuk voor stuk op te vragen.
Veel gemakkelijker is de functie HULPMIDDELEN, MASSA ACTEUR UPDATE gebruiken. Het programma plukt nu zelf de informatie van alle acteurs in je databank van het internet, inclusief de foto’s. Dat kan voor een grote databank wel even duren.
Hetzelfde kan je uiteraard doen met de regisseurs of met de auteurs van boeken. Het voordeel van de MODULE BOEKEN is dat je daar wel op Nederlandstalige databanken zoals Bol.com een beroep kan doen. Dankzij de automatische functies vliegt het ingeven vooruit.
STAP 7: Taarten en rapporten
Aan de hand van gegevens in de verschillende velden tovert Data Crow als de weerlicht grafieken tevoorschijn. Klik daarvoor op het tabblad GRAFIEKEN. Kies vervolgens in het informatievakje welk veld er in de verschillende fiches zal worden vergeleken.
In dit voorbeeld vergelijken we de genres. Je bepaalt of je een taart- of staafgrafiek wil hebben en bevestigt met een druk op het groene V-knopje.
Waarschijnlijk wil je af en toe een overzicht publiceren van je collectie. Daarvoor dient de knop RAPPORT MAKEN. Je hebt de keuze uit een rapport in pdf-formaat of een rapport op een webpagina. Voor dit laatste kies je voor html. Een pdf-document kan je ook online publiceren en afdrukken.
Bij de uitvoer opteer je voor een eenvoudig of een meer uitvoerig rapport. Klik op START om de rapportmachine te starten en daarna op OPEN RAPPORT om de lijst te bekijken.
STAP 8: Uitleenadministratie
Hoe meer de verzameling zich uitbreidt en georganiseerd geraakt, des te groter is de aantrekkingskracht voor vrienden om eens een item te lenen. Data Crow beschikt gelukkig over een uitstekende uitleenadministratie.
Eerst moet je de gegevens vastleggen van de personen die mogen lenen. Klik daarop op de module CONTACTPERSONEN en gebruik het tabblad NIEUWE CONTACTPERSOON. Via deze weg geef je namen, adressen en telefoonnummers in. Klik dan met de rechtermuisknop op een titel die tijdelijk de deur uit gaat en open de opdracht UITLEENADMINISTRATIE.
In het volgende venster lees je dat het item beschikbaar is en dat het kan worden uitgeleend. Daarbij leg je de begindatum van het uitlenen en de einddatum vast. In het vakje CONTACTPERSOON selecteer je de naam uit de reeks contactpersonen die je daarstraks hebt ingegeven.
Wanneer je later niet meer weet aan wie je iets hebt uitgeleend, kan je dat via dezelfde weg opvragen. Wordt het teruggebracht, dan klik je op de knop ITEM RETOURNEREN en geef je de retourdatum in. Dankzij de filters kan je op elk informatieveld selecties opvragen.
Dat is de beste manier om bijvoorbeeld snel te zien wie er iets van jou heeft geleend. Klik op de knop FILTER en kies daar bijvoorbeeld voor de module FILM. In dat venster kan je aangeven dat je wil zien welke items een bepaalde persoon nog moet binnenbrengen voor je hem een dreigmail moet sturen.
