Als ik een PowerPoint-presentatie met muziek doormail naar vrienden, dan ontvangen ze die zonder muziek. Wat zie ik over het hoofd?

Als ik een PowerPoint-presentatie met muziek doormail naar vrienden, dan ontvangen ze die zonder muziek. Wat zie ik over het hoofd?
Patrick Vlaemycnk

Als je in PowerPoint een extern mediabestand (zoals audio of video) opneemt, wordt in de meeste gevallen alleen een verwijzing naar dat fysieke bestand op je pc in de presentatie opgenomen. Standaard komen alleen (bepaalde) audiobestanden van minder dan 100 KB effectief in de presentatie zelf terecht. En omdat die bestanden bij de ontvangers niet op hun pc te vinden zijn, zal de presentatie dus ook geen muziek of video afspelen.

De mediabestanden mee in de bijlage stoppen lost niets op, omdat PowerPoint koppig naar de oorspronkelijke locaties blijft verwijzen. Een mogelijke oplossing is PowerPoint duidelijk maken dat ook grotere audiobestanden mee in het ppt-bestanden moeten opgenomen worden: in versie 2003 vind je die optie via het menu EXTRA, OPTIES, tabblad ALGEMEEN – in versie 2007 klik je op de ronde Office-knop aan en kies je achtereenvolgens OPTIES VOOR POWERPOINT, GEAVANCEERD (OPSLAAN).

Meer kans op succes heb je met de wizard ‘Inpakken voor cd’. Die vind je in 2003 via het menu BESTAND, in 2007 via de OFFICE-knop, PUBLICEREN. In de wizard kies je dan NAAR MAP KOPIËREN (en dus niet NAAR CD KOPIËREN). Na afloop kan je de hele map archiveren en het zip-bestand netjes doormailen naar je vrienden. Die hoeven het dan alleen nog even uit te pakken.

Een mogelijk alternatief is dat je de presentatie converteert naar een videobestand, al valt dan ook nog af te wachten of alle mediabestanden de conversie heelhuids hebben doorstaan. Dat kan gratis en zonder watermerk met E.M. Free PowerPoint Video Converter.