database

Spreadsheets zijn ideaal wanneer er met veel getallen wordt gewerkt, maar voor zaken zoals een filmcollectie of planning voor een groepswerk zou je wensen dat je de kennis had om een volwaardige database te bouwen. Airtable geeft je de kracht om eenvoudig volwaardige databases te maken.

Database met minimale leercurve

De ware kracht van databases zit hem in het leggen van relaties tussen velden. Om verder te bouwen op het voorbeeld van een filmcollectie heb je bijvoorbeeld een tabel met films waarin de regisseur van elke film gelinkt wordt aan een afzonderlijke tabel met regisseurs. Zo krijg je consistentie in je gegevens en kan je later veel eenvoudiger de data gaan doorzoeken. In spreadsheets kan er gemakkelijk een typefout worden gemaakt, maar wanneer je de keuzes definieert in een afzonderlijke tabel komen dergelijke fouten aanzienlijk minder frequent voor.

Het bouwen en onderhouden van databases is een vak (en job) op zich, maar met Airtable kan iedereen het. Het platform houdt het midden tussen een spreadsheet en een database en ik durf te wedden dat er minstens één van je spreadsheets baat zou hebben bij Airtable.

Mogelijkheden en prijs

Het leuke aan Airtable is dat je het zo uitgebreid maakt als je zelf nodig acht. De absolute basis zou bijvoorbeeld een eenvoudige filmcollectie zijn, maar ondergetekende gebruikt het bijvoorbeeld ook als facturatiesysteem en voor het plannen van projecten. De mogelijkheden zijn dus legio, maar de omvang van je database zal bepalen of er al dan niet voor moet betaald worden. Concreet kan je met de gratis-versie 1200 records (rijen) opslaan en krijg je 2GB opslagruimte. Voor velen zal dit volstaan, maar wie nood heeft aan meer kan voor 10 euro per maand beschikken over 5000 rijen en 5GB opslagruimte. Starten met Airtable is sowieso gratis dus er is niets dat je tegenhoudt om het even te proberen. Navigeer naar airtable.com/signup en maak een account aan om van start te gaan.

Eerste database

Er zijn drie manieren waarop je een eerste database kan beginnen. Je kan starten op basis van een template, een klassieke spreadsheet importeren en automatisch laten omzetten naar Airtable of volledig vanaf nul (“from scratch”) beginnen. In deze workshop zullen we een volledig nieuwe database voor een filmcollectie maken. Merk op dat elke database behoort tot een bepaalde WORKSPACE, een verzameling van databases. Klik op ADD A WORKSPACE, geef je nieuwe collectie een naam en voeg vervolgens een database toe via ADD A BASE en tot slot START FROM SCRATCH. Geef je database een naam en je eerste database is officieel een feit.

Airtable
Maak binnen je workspace een nieuwe database aan.

Kolommen toevoegen

Klik op je database om hem te openen. Standaard krijg je één tabel te zien met een drietal kolommen. Begin met te dubbelklikken op ‘Table 1’ om de eerste tabel te hernoemen. Deze tabel zal alle films bevatten dus ik kies voor de naam ‘Films’. De drie kolommen zijn momenteel ‘Name’, ‘Notes’ en ‘Attachments’. Elke kolom staat voor een bepaald type gegevens. Voor films zullen we bijvoorbeeld kolommen maken voor de naam van de film, regisseur, releasedatum, cast en notities. Klik rechts op een bestaande kolom en kies vervolgens via INSERT LEFT of INSERT RIGHT waar je de nieuwe kolom wil toevoegen. Vervolgens geef je de nieuwe kolom een naam en een gegevenstype. Qua gegevenstype is er heel wat keuze, maar de voornaamste zijn voorlopig SINGLE LINE TEXT (voor bijvoorbeeld een titel), LONG TEXT (voor langere tekst zoals notities), ATTACHMENT (om bestanden op te slaan, zoals facturen), CHECKBOX en LINK TO ANOTHER RECORD (om relaties te leggen tussen tabellen, zie later).

Airtable
De grote verscheidenheid aan gegevenstypes is de kracht van Airtable.

We zouden voor elke film de regisseur kunnen invullen in een tekstveld, maar op die manier maak je geen optimaal gebruik van de kracht van databases. Beter is om een afzonderlijke tabel te maken met regisseurs en vervolgens die te koppelen aan de tabel met films. Klik dus op het plus-icoon rechts van de eerste tabel en maak een nieuwe database (CREATE EMPTY DATABASE) met regisseurs waarin je enkel de naam opslaat. De overige kolommen kan je verwijderen door er rechts op te klikken.

Airtable
Voorlopig volstaat het om enkel de naam van de regisseur bij te houden.

Gegevens linken

Het moment waarop we allemaal hebben gewacht is eindelijk aangebroken, we gaan de tabel met films linken aan de tabel met regisseurs. Maak hiervoor in de tabel films een nieuwe kolom met als gegevenstype LINK TO ANOTHER RECORD. Kies vervolgens voor de tabel met regisseurs.

 

Airtable
Het linken van tabellen is dankzij Airtable allesbehalve een intimiderend karwei.

Wanneer je nu een film toevoegt aan de tabel en je begint met het invullen van een regisseur, zal automatisch worden getoond of de regisseur reeds aanwezig is in de tabel met regisseurs. Als dit nog niet het geval is, kan je de regisseur toevoegen aan de tabel door te klikken op ADD NEW RECORD.

Airtable
Je hoeft niet te switchen van tabel om een nieuwe regisseur toe te voegen.

Voeg een paar films toe en werp daarna terug even een kijkje op de tabel met regisseurs. Je zal zien dat er een automatisch een nieuw veld is bijgekomen dat alle koppelingen met de eerste tabel toont. Met je huidige kennis kan je ook perfect een nieuwe tabel toevoegen waarin alle acteurs komen. Vergeet ook niet in de tabel met films een nieuwe kolom te maken die linkt naar de tabel met acteurs.

Airtable
De tabel met regisseurs bevat nu automatisch een oplijsting van al zijn films.

Kijkgeschiedenis bijhouden

In een laatste tabel komt alles samen. We gaan namelijk bijhouden wanneer we een film reeds hebben bekeken. In de tabel met films gaan we tot slot een nieuwe kolom opnemen die bijhoudt hoe vaak we de film reeds hebben gezien. Voorlopig klinkt het wellicht nog wat intimiderend, maar net zoals alles bij Airtable zal de werkwijze zichzelf uitwijzen.

Begin met het maken van een nieuwe tabel voor de kijkgeschiedenis. Het idee is dat we in deze tabel steeds bijhouden welke film we hebben gezien op welke datum. Gebruik als eerste kolom de datum en als tweede kolom de naam van de film. Dit is uiteraard een kolom met als gegevenstype LINK TO ANOTHER RECORD die verwijst naar de tabel met films.

Airtable
Het veld met de filmtitel verwijst steeds naar een toevoeging uit de tabel ‘Films’.

Het grootste werk is al voorbij. Nu hoeven we enkel nog een dynamische teller toe te voegen aan de tabel met films die weergeeft hoe vaak we de film reeds hebben gezien. Wanneer je naar de tabel films navigeert zal je zien dat er automatisch een extra kolom is bijgekomen met de data uit onze kijkgeschiedenis. Verwijder deze kolom niet, want daarmee zou je ook de relatie tussen de twee tabellen verwijderen. Het is echter wel mogelijk om deze kolom te verbergen door er rechts op te klikken en vervolgens te kiezen voor HIDE FIELD.

Voeg een nieuwe kolom in met gegevenstype COUNT. Deze zal tellen hoe vaak (het aantal rijen) dat de film voorkomt in de tabel met kijkgeschiedenis. Merk op dat bij dergelijke relaties altijd de eerste kolom wordt gebruikt als basis van de relatie. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de eerste kolom in de originele tabel altijd uniek is (zoals de naam van een film in de lijst met films of de datum in de kijkgeschiedenis).

Airtable
Vanaf nu wordt weergegeven hoe vaak je een film hebt gekeken.

Verdere uitbreidingen

In deze workshop hebben we een database gemaakt voor onze filmcollectie, maar het moge duidelijk zijn dat de mogelijkheden van Airtable quasi onbeperkt zijn. Zo kan je de filmcollectie bijvoorbeeld uitbreiden met een dropdown met genres, filmposters toevoegen … Je kan het zo gek niet bedenken of er is wel een manier voor om het te realiseren met Airtable. Laat je niet intimideren en probeer wat uit, de kans is groot dat je eindigt met een werkend geheel.

Verschillende weergavemogelijkheden

We hebben steeds gewerkt in een tabel-vorm, maar dat is zeker niet de enige weergavemogelijkhed van Airtable. Door linksboven te klikken op het pijltje naast GRID VIEW kan je verschillende weergavemogelijkheden uitproberen zoals een formulier, kalender, galerij en Kanban-structuur. Door te kiezen voor een galerij kunnen we onze filmdatabase weergeven in mooie kaartjes (die nog leuker zouden zijn door filmposters toe te voegen) en meer details oproepen door op een bepaalde film te klikken. Met een Kanban-weergave krijg je een Trello-achtige weergave die zich ideaal leent voor het opvolgen van projecten.

Airtable
De ene weergave leent zich beter dan de andere bij bepaalde projecten.