Wanneer je met vakantie gaat, is het handig om een automatisch antwoord in te stellen in outlook. Hierdoor zijn klanten en collega’s op de hoogte van je afwezigheid en lijkt het niet alsof je hun berichten negeert. Eenmaal je terug bent van je deugddoend verlof, kan je de gemiste mails overlopen en eventueel beantwoorden. We leggen uit hoe je een out-of-office kan instellen.
Een automatisch antwoord instellen in outlook
- Ga naar je outlook mailbox en klik rechts bovenaan op het tandwiel
- Klik onderaan op Alle Outlook-instellingen weergeven
- Onder de kop E-mail kan je Automatische antwoorden inschakelen
- Vink het vakje Antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden aan en kies de begin- en eindtijd
- Schrijf het antwoord dat automatisch verzonden moet worden in deze periode en klik op Opslaan
Als je een automatisch antwoord wilt instellen ga je eerst naar je mailbox waarop je een automatisch antwoord wilt inschakelen. Eens je bent aangemeld, klik je rechts bovenaan op het tandwiel icoon en onderaan op Alle Outlook-instellingen weergeven. Om een automatisch antwoord in te schakelen klik je onder de kop E-mail de optie Automatische antwoorden inschakelen aan.
Vink het vakje Antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden aan, en kies een begin- en eindtijd. Nu kan je een bericht schrijven dat tijdens deze periode automatisch verzonden zal worden. In het eerste tekstvak dat je tegenkomt schrijf je een bericht voor collega’s. Als je Antwoorden verzenden buiten uw organisatie aanvinkt, komt er een tweede tekstvak waarin je een bericht kan schrijven voor mensen buiten de organisatie. Als je tevreden bent klik je op Opslaan
Een goed out-of-office bericht
Een goed automatisch antwoord is vooral kort maar krachtig. Begin zoals bij een normale e-mail met een begroeting. Bedankt vervolgens de contactpersoon voor zijn e-mail en laat de persoon weten dat je niet aanwezig bent. Vergeet niet te vermelden tot welke datum je niet aanwezig zal zijn. Je kan eventueel ook doorverwijzen naar een collega die wel aanwezig is. Sluit het bericht nu af zoals je het zou doen bij een normale e-mail.
Voorbeeld van een goed out-of-office bericht
Beste,
Bedankt voor je e-mail! Ik geniet momenteel van een welverdiende vakantie en ben afwezig tot [EINDDATUM]. Voor dringende vragen kan je steeds terecht bij [NAAM COLLEGA].
Vriendelijke groeten,
[NAAM]
