Het grootste deel van de tijd zal je altijd meteen op Verzend klikken nadat je een mailtje hebt opgesteld. Er zijn echter situaties waarin je zal merken dat het handig is om een mail op een later tijdstip in te plannen. Als je je bericht stuurt naar iemand in een andere tijdzone bijvoorbeeld, en je hem niet wilt wakker maken door een slecht getimede notificatie. Of misschien wil je gewoon een veiligheidsmechanisme inbouwen waarbij al je mails met een vertraging worden uitgestuurd, om nog last-minute aanpassingen te kunnen doen. Wat de reden ook is, het is mogelijk in Outlook en ik leg je uit hoe.
Stap 1: mail plannen
Om een specifieke mail uitgesteld te versturen, maak je allereerst een nieuwe e-mail aan via het tabblad start. Heb je je bericht uitgeschreven, klik dan op de tab opties en selecteer bezorging uitstellen. Je krijgt hierdoor het venster eigenschappen te zien. Vink de optie niet bezorgen vóór aan en selecteer in de naburige vakjes de gewenste datum en tijd. Daarna hoef je enkel op sluiten te klikken en vervolgens op verzenden om de mail klaar te zetten, zodat deze automatisch verstuurd wordt. Wil je de mail nadien nog aanpassen, dan kan je deze terugvinden in je postvak uit.
Stap 2: Vertraging inlassen
Je kan al je mails automatisch met vertraging laten versturen. Die pauze voor je berichten de deur uit gaan, is uit te rekken tot een maximum van twee uur. Om dit te activeren ga je via het algemene scherm naar bestand en selecteer je regels en waarschuwingen beheren, een knop die zich rechts op het scherm bevindt. Open het scherm en klik in het tabblad e-mailregels op nieuwe regel.
Stap 3: Regel opstellen
Selecteer tussen de lijst voorwaarden die je krijgt de optie regel toepassen op berichten die ik verzend en klik op volgende. Wil je ervoor zorgen dat de vertraging enkel bij specifieke mails in werking treedt, dan kan je hier die bepalingen aanvinken. Om de pauze voor elke mail te laten gelden, klik je gewoon opnieuw op volgende zonder iets aan te duiden. Je krijgt daarna een waarschuwing te zien die je vraagt te bevestigen dat je de regel voor elke mail wilt laten gelden. Klik op ja. In het volgende venster (aangeduid als stap 1) kan je de actie aflevering van het bericht een aantal minuten uitstellen aanvinken. Zodra je dat hebt gedaan, kan je onderaan specifiëren hoeveel minuten dat uitstel mag duren door op het onderstreepte een aantal te klikken.
Stap 4: afronden
Als je de minuten hebt ingevoerd, klik je wederom op volgende. Outlook schotelt je nu een lijst met uitzonderingen voor die je nog kan invoegen bij je regel. Opnieuw: als je gewoon wilt dat de vertraging voor alle mails geldt, dan kies je rechtstreeks voor volgende. Het enige dat je nu nog moet doen, is de regel een gepaste naam geven. Laat je creativiteit thuis en geef het gewoon een duidelijke titel, zodat je nadien in een oogopslag kan zien waarvoor je die regel hebt ingevoerd. Selecteer voltooien om het hele proces af te ronden. Gelukkig heeft het omkeringsproces niet zoveel voeten in de aarde. Daarvoor hoef je gewoon de regel aan te vinken en op verwijderen te klikken.
