Microsoft Office is het meest gebruikte softwarepakket voor op kantoor, maar dat wil daarom nog niet zeggen dat je ook elk aspect van de programma’s volledig beheerst. Dat is ook helemaal geen schande. Toepassingen als Word en Excel bevatten veel handige functies die helemaal niet vanzelfsprekend of voor de hand liggend zijn. In deze workshop focussen we ons op een probleem dat menig gebruiker van de software bekend in de oren zal klinken. Iedereen heeft al wel eens foutief rijen voor kolommen aanschouwd bij het maken van een tabel. Geloof mij, er zijn er betere oplossingen dan gewoon opnieuw beginnen.
Stap 1 / Kopiëren
We gaan eerst aan de slag in Excel. Microsofts programma heeft een handige zogenaamde ‘transponeerfunctie’ die de job zal klaren. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar dat is het echt niet. Allereerst moet je alle cellen van je tabel selecteren door te klikken en te slepen. Gebruik vervolgens de toetsencombinatie Ctrl + C om alles te kopiëren. Klik vervolgens een lege cel aan – bijvoorbeeld op een lege plaats onder je huidige tabel.
Stap 2 / Transponeren
Na het kopiëren volgt uiteraard het plakken. Al zal je al wel begrepen hebben dat we niet gewoon een exacte kopie van de tabel onderaan zullen maken. We willen rijen en kolommen omwisselen. Klik daarom bij Start in het Klembord op het pijltje onder Plakken, Kies dan voor Plakken Speciaal… Ten slotte vink je Transponeren aan en klik je op OK. Onderaan je vorige tabel verschijnt een geheel nieuw exemplaar waarbij rijen en kolommen zijn omgewisseld.
Stap 3 / Word
In Word kan je net als in Excel een tabel opstellen. Al is dat natuurlijk niet de belangrijkste focus voor het programma. De geavanceerde aanpassingsmogelijkheden van Excel vind je vaak niet terug in Word, en dat geldt ook voor het transponeren. Wie toch de rijen en kolommen van zijn tabel in Word wilt omwisselen, kan dus best even te rade gaan bij Excel. Gebruik Ctrl + C om in Word te kopiëren, en plak in Excel met Ctrl + V. Volg vervolgens stappen 1 en 2 uit deze cursus om te transponeren in Excel. Daarna kopieer en plak je de nieuwe tabel in Word.
Stap 4 / Opmaak
Je zal hebben gemerkt na de vorige stappen dat zowel in Word als Excel de opmaak van de nieuwe tabel vaak minder verzorgd zal tonen als die van de oude. Dat heeft te maken met de breedte van de cellen en doordat elementen als het centreren van tekst niet werden overgenomen. Je zal dus opnieuw de celbreedte moeten aanpassen en de tekst moeten uitlijnen. Ook bleef de vorige tabel behouden. Als je die wilt verwijderen, selecteer je alle cellen, en klik je op de Delete-toets. Kopieer en plak ten slotte je nieuwe tabel op de plaats van de oude.
