Après une panne temporaire survenue plus tôt dans la journée, au cours de laquelle Teams a connu des ralentissements, Microsoft a publié une explication détaillée concernant le problème des enregistrements de réunion « disparus ». Selon l’entreprise, il s’agit dans la plupart des cas de fichiers qui ont été automatiquement déplacés vers la corbeille en raison des délais de conservation définis.
En effet, les enregistrements Teams ne sont pas stockés directement dans l’application elle-même. Elles sont plutôt stockées dans Microsoft OneDrive ou Microsoft SharePoint, selon la manière dont la réunion a été organisée. Cela s’applique notamment aux réunions enregistrées automatiquement, aux webinaires, aux réunions planifiées via Outlook et aux réunions récurrentes.
Les enregistrements ne disparaissent pas vraiment
La confusion provient d’une fonction d’expiration automatique au sein de Teams. Dans le Centre d’administration Teams, les administrateurs peuvent configurer l’expiration automatique des enregistrements et des transcriptions après une certaine période. Dès que cette date d’expiration est atteinte, OneDrive et SharePoint déplacent automatiquement les fichiers vers la corbeille.
Pour les utilisateurs, il semble alors que l’enregistrement ait complètement disparu, alors que techniquement, il existe toujours. Microsoft souligne que les enregistrements supprimés restent récupérables pendant 93 jours via la corbeille de OneDrive ou SharePoint. Cela signifie que les utilisateurs ont généralement largement le temps de récupérer un enregistrement important, à condition de savoir où chercher. Dans les entreprises notamment, cette fonction de nettoyage automatique provoque régulièrement des paniques lorsque les collaborateurs pensent que des réunions cruciales ont été définitivement effacées.
Vérifier les paramètres évite les surprises
Microsoft recommande aux organisations de bien vérifier le paramètre « Recordings and transcripts automatically expire » (Les enregistrements et transcriptions expirent automatiquement) dans le Centre d’administration Teams. Cette option détermine si les enregistrements expirent automatiquement ou sont conservés indéfiniment. Pour les entreprises qui utilisent les enregistrements Teams à des fins de documentation, de formation ou de conformité, ce paramètre peut avoir un impact considérable. D’autant plus que les transcriptions et les fonctionnalités d’IA telles que les résumés intelligents et l’intégration de Copilot prennent de plus en plus d’importance au sein de Microsoft 365.
