Au lieu d’envoyer sans cesse des fichiers individuels à quelqu’un lorsque vous souhaitez partager quelque chose, vous pouvez aussi très facilement créer un dossier dans Google Drive, puis partager l’ensemble du dossier. Cela peut également s’avérer très pratique si vous collaborez avec quelqu’un sur un projet ou si, par exemple, vous organisez un voyage ensemble et souhaitez conserver les documents importants dans un espace commun. C’est vous qui décidez qui a accès au dossier, qui peut consulter les fichiers, qui peut laisser des commentaires et qui peut modifier les documents. Comme il s’agit d’un espace de stockage dans le cloud, les modifications sont automatiquement synchronisées, ce qui permet à tout le monde de voir la version la plus récente.
1. Nouveau dossier dans Google Drive
Pour partager un dossier dans Google Drive avec d’autres personnes, vous devez bien sûr commencer par ouvrir Google Drive. Vous pouvez le faire via l’application sur un appareil mobile (téléphone ou tablette), ou via le navigateur de votre choix sur votre PC (ou Mac). Recherchez le grand symbole « + », créez un nouveau dossier à partager et donnez-lui un nom. Vous pouvez également transformer un dossier existant en dossier partagé, mais c’est à vous de choisir la méthode qui vous convient le mieux.
Commencez par créer un nouveau dossier à partager.
2. Gérer l’accès ou Partager
À cette étape, la procédure diffère légèrement entre le PC et l’application. Dans l’application, appuyez sur les trois points situés à côté du dossier, puis sélectionnez l’option « Gérer l’accès ». Sur votre PC, cliquez également sur les trois points à côté du dossier, mais sélectionnez ensuite « Partager ». Un petit sous-menu s’affiche alors ; cliquez à nouveau sur « Partager ».
Dans l’application mobile, recherchez ensuite « Gérer l’accès ».
3. Définir les conditions générales d’accès
Il est maintenant temps de déterminer qui aura accès au dossier. Vous pouvez saisir des adresses e-mail pour inviter des personnes (dans l’application, appuyez d’abord sur l’icône représentant une personne accompagnée d’un signe « + »), mais vous pouvez également choisir, sous « Accès général », de permettre à toute personne disposant du lien d’accéder au dossier. Il vous suffit alors de décider à qui vous envoyez le lien. Bien sûr, les autres peuvent alors transférer le lien à leur tour, ce qui permet à davantage de personnes d’y accéder. En tant qu’administrateur, vous pouvez toutefois révoquer l’accès à tout moment. Pour partager le lien, un bouton est également disponible à l’écran qui copie automatiquement le lien.
Vous pouvez choisir les personnes que vous souhaitez ajouter ou accorder un accès général à toute personne disposant du lien.
4. Les participants et leur rôle
Lorsque vous ajoutez des personnes à l’aide de leur adresse e-mail, vous avez immédiatement la possibilité de choisir le rôle qui leur sera attribué : lecteur, commentateur ou éditeur. Les lecteurs peuvent uniquement consulter les fichiers, les commentateurs peuvent ajouter des commentaires et les éditeurs peuvent également modifier les fichiers et en ajouter eux-mêmes. Si vous donnez accès à tout le monde via le lien vers le dossier, vous définissez le rôle pour tout le monde. Sinon, vous pouvez le faire individuellement pour chaque personne. Vous pouvez également modifier cela à tout moment.
En tant qu’administrateur, c’est vous qui déterminez le rôle de chaque participant.
