Hoewel kaften met documenten en papieren fotoboeken ook makkelijk gestolen kunnen worden of opbranden, zijn we toch zenuwachtiger als het over het verlies van ons digitale archief gaat. In dit dossier reikt Clickx je een feilloze back-upstrategie aan.

Het eerste wat ik uit mijn huis zou slepen als het in brand zou staan, is mijn computer. Daarbij ga ik er natuurlijk vanuit dat mijn vriendin zichzelf heeft kunnen redden, anders sta ik voor een dilemma. Mijn computer bevat namelijk een groot deel van mijn leven, zowel het verleden als de toekomst. Gigabytes aan foto’s en video’s zorgen voor klank en beeld bij soms vager wordende herinneringen, terwijl stapels Word- en txt-documenten ideeën, voornemens en wilde plannen voor de toekomst bevatten. Met een dode computer zou het op zijn minst voor even aanvoelen alsof ik geen verleden en geen toekomst meer heb.

Dat is natuurlijk schromelijk overdreven, maar geef toe dat je zelf ook lichtjes ongemakkelijk wordt van de gedachte dat je alles wat er op dit moment op je computer staat, voorgoed kwijt zou zijn. Met een goede back-upstrategie slaap je een pak geruster, en kan je in geval van brand zonder twijfel je vrouw over je schouders gooien en naar buiten dragen. In dit dossier wijs ik je aan de hand van mijn eigen back-upgewoonten de weg naar een gerust gemoed en geef ik je voldoende aanwijzingen om zelf een strategie in elkaar te puzzelen met de hard- en software die jou het beste ligt.

Begin bij het begin

Een kapotte harde schijf, een virus of gewoon een nieuwe computer: af en toe moet je weer helemaal van nul beginnen. Daarom maak ik steevast een image van mijn kraakvers geïnstalleerd systeem. Een image is een exacte kopie van je opstartpartitie, al kan je er ook andere partities in opnemen. Installeer je een hoop zooi, dan kan je nadien die image weer terugzetten en heb je in een klap weer een nieuw systeem. Als je jezelf echt tijd wilt besparen, installeer je eerst je onmisbare software voor je zo’n image maakt. In mijn geval is dat onder andere VLC Media Player, Chrome en 7-Zip. Een aanrader is Ninite. Daar vink je aan welke freeware je wilt installeren, waarna je een unieke installer kan downloaden die alle gevraagde programma’s installeert, zonder alle extra zooi en zonder je lastig te vallen. Gooi daarna bijvoorbeeld nog Office en Photoshop op je computer, en je bent klaar om een image te maken. Ik doe dat met de ingebouwde tool in Windows, maar er is ook goeie aparte software voor.

In Windows 7 ga je in het Configuratiescherm op zoek naar ‘Back-up en herstel’ om de back-upopties te vinden. In Windows 8 zit het beter verstopt, daar zoek je in de tegelinterface naar ‘Bestandsgeschiedenis’. In dat venster zie je links onderaan ‘Back-up van systeemkopie’ staan. In het verleden gebruikte ik weleens DriveImage XML om systeemkopieën te maken, maar dat programma ziet er iets ruwer uit. Hieronder vind je alvast een lijst met enkele andere uitstekende back-up-programma’s.

Kijk vooral zelf eens of er een tool in de lijst staat die jouw voorkeur geniet. In essentie zijn de verschillen natuurlijk niet enorm: het gaat telkens om back-up-tools.

Back-up naar externe schijf

De meest voor de hand liggende locatie voor een back-up is een andere harde schijf. Dat kan een externe schijf zijn, of een extra schijf in je computer. Let op: gebruik nooit een andere partitie die op de schijf staat die je wilt back-uppen als doel! Als een harde schijf stukgaat, zijn alle partities op die schijf verloren.

Ik gebruik twee externe harde schijven als back-updoel, omdat je nu eenmaal nooit zeker genoeg kan zijn. Daarbij hanteer ik wel twee verschillende strategieën. Met SyncBack Free kopieer ik de bestanden dagelijks naar beide schijven. Voor één schijf hanteer ik een synchronisatie, voor de andere een simpele back-upfunctie. Het verschil is dat schijf 1 een exacte kopie is van wat er op mijn computer staat (een verwijderd bestand op de pc wordt ook verwijderd in de back-up), terwijl op de andere niets gewist wordt. Verplaats ik bijvoorbeeld een map op mijn computer, dan wordt die ‘nieuwe’ verplaatste map ook naar de back-upschijf gekopieerd, maar wordt de originele niet gewist. Op die manier loop je wel het risico dat je back-upschijf snel volloopt, dus dat moet je in de gaten houden.

Kies wat je kopieert

Om dezelfde reden is het belangrijk om na te denken wàt je allemaal moet back-uppen. De hele Program Files-map van Windows, is dat echt nodig? Die grappige foto’s die je van internet geplukt hebt, kan je indien nodig toch gewoon weer van internet plukken? Je Dropbox-map, die wordt al automatisch online geback-upped, toch? Zelf back-up ik uiteraard mijn foto’s, video’s en mappen met belangrijke documenten. Mijn muziekcollectie neem ik niet mee op in de back-up. Die neemt erg veel plaats in, en ik heb al mijn digitale muziek ook op cd. Mocht Murphy toeslaan, kan ik altijd mijn hele collectie weer digitaliseren. Dat is natuurlijk gekkenwerk, dus je kan het al raden: ik ga ervan uit dat ik mijn back-ups nooit nodig zal hebben.

Archiveer af en toe

Ik heb trouwens nog een derde externe harde schijf liggen. Daar zet ik heel af en toe zaken op die ik nog wil bijhouden, maar die niet meer veranderd of aangevuld zullen worden. Oude websites of ontwerpen, bijvoorbeeld. Die archiefschijf gebruik ik zo weinig mogelijk (een harde schijf verslijt immers een beetje bij elk gebruik). Let wel: harde schijven hebben niet het eeuwige leven, zelfs niet als je ze zelden gebruikt. Flashopslag als usb-sticks hebben (wellicht) een langere levensduur, maar ga er niet zomaar vanuit dat ook dat na tien jaar nog zal werken.

NAS

Dankzij de externe schijven zijn mijn belangrijke bestanden veilig in het geval mijn computer crasht. Tegen een dief zijn ze dan weer niet opgewassen, want ze liggen gewoon naast mijn pc en worden zo meegenomen. Daarom heb ik nog een derde back-up lopen, naar een NAS ergens op zolder. Zo blijven mijn gegevens ook veilig als mijn huis onder water zou lopen en alles op het gelijkvloers zou verdrinken. Die NAS zou ook een van de twee externe harde schijven kunnen vervangen, maar omdat ik niet kan kiezen tussen de mirror en de volledige back-up, hou ik ze nog even alledrie.

Als NAS gebruik ik een Synology DS112j, die heeft maar plaats voor één harde schijf (een single bay, heet dat). Je hebt er ook waar twee of meerdere harde schijven in passen. Zo kan je extra capaciteit bekomen of – interessanter voor back-ups – de schijven in RAID-modus gebruiken. Dan kies je bijvoorbeeld RAID 1, waarbij de twee harde schijven in de NAS exacte kopieën zijn van elkaar. Een back-up van de back-up dus. Kost wat meer geld, maar op deze manier kan je de gewone externe harde schijven uit je scenario halen. Synology heeft zowat alle mogelijke modellen in zijn gamma, met als grote troef de erg gebruiksvriendelijke interface. Bovendien blijven ze aan die interface werken en krijgen ook oude toestellen nog alle updates. Toch is Synology niet de enige die een goede NAS maakt. Ga bijvoorbeeld ook eens kijken bij Seagate, Netgear, Buffalo of Qnap. Ook het Nederlandse Eminent heeft een NAS die het overwegen waard is.

Externe schijf en router

Een draadloos netwerk is in de regel trager dan een exemplaar met draad. De oplossing hoeft niet duur te zijn: veel routers zijn immers uitgerust met een usb-poort. Denk daarbij niet alleen aan eigen exemplaren, ook de dingen afkomstig van je netwerkprovider hebben dikwijls één of twee usb-aansluitingen. Niet iedere provider ondersteunt de functie, maar als ze ingeschakeld staat, kan je een gewone externe schijf omtoveren tot netwerkschijf door ze in de usb-poort van de router te stoppen.

Je zal naar alle waarschijnlijkheid even in de instellingen van je router moeten zoeken. We nemen de b-box3 van Proximus als voorbeeld. Om de netwerkopslag aan de praat te krijgen moet je naar 192.168.1.1 surfen en daar naar het “Delen”-tabblad navigeren. Zoek naar opties voor “DLNA” en “File Sharing”, en schakel ze in. Op andere routers van andere providers of fabrikanten zal de optie op een andere plaats verstopt staan (als ze ondersteund wordt), dus schrik er niet voor terug om even door de menu’s te snuffelen.

Als het goed is, zit je klassieke externe schijf nu in het netwerk. Gebruik een programma als het gratis Advanced IP Scanner om het adres van de schijf te vinden. Vervolgens kan je ze via Windows als netwerkschijf toevoegen. Eens je het IP-adres hebt gevonden, klik je op de startknop of het vergrootglas en typ je in het zoekveld \\192.168.x.x waarbij je de kruisjes vervangt door de correcte cijfers. Daarna krijg je een nieuw venster waar al je netwerkmappen staan die je kan selecteren. Rechterklik hierop en kies ‘Netwerkverbinding maken’. Kies een stationsletter en klik op ‘bevestigen’. Vanaf nu zie je permanent deze netwerkschrijf onder ‘Deze Computer’. Wil je graag de map verwijderen uit de lijst? Rechterklik er dan op en kies ‘Verbinding verbreken’.

Online back-up

De beste back-up is degene die op een andere fysieke locatie staat dan je computer. Hoe verder weg, hoe beter. Er zijn heel wat goede online back-upoplossingen, maar mijn keuze valt sinds een paar jaar op CrashPlan. Zelfs de gratis versie is al nuttig. Daarmee kan je een versleutelde back-up maken op de computer van een vriend. Die vriend moet natuurlijk ook een CrashPlan-account hebben, en jij moet op jouw computer ruimte vrijmaken om zijn back-up te bewaren. Hoe meer ruimte je voor hem vrijhoudt, hoe meer je bij hem kwijt kan. Uiteraard kan je niet in elkaars back-ups gaan kijken.

Omdat het niet zo vanzelfsprekend is om enkele honderden gigabytes vrij te houden voor een vriend, heb ik sinds enkele jaren ook een abonnement op CrashPlan waarmee ik mijn data op hun servers kwijt kan. Je betaalt $ 5,99 per maand of $ 59,99 voor een jaar, en voor dat bedrag kan je een ongelimiteerd volume aan gegevens back-uppen. Wil je meerdere computers in je huishouden back-uppen, dan kan je opteren voor een Family-abonnement. Dat kost $ 13,99 per maand of $ 149,99 per jaar voor maximum 10 computers.

Met CrashPlan duid je zelf aan welke mappen en bestanden je in de back-up wilt opnemen. Als je wisselt van computer, kan CrashPlan herkennen welke bestanden er al in de back-up zitten, zodat hij ze niet opnieuw moet uploaden. De back-up is ook incrementeel, wat wil zeggen dat enkel het gewijzigde deel van een al geback-upped bestand opnieuw geback-upped wordt. Dat scheelt in netwerkverkeer.

Downloadlimiet

Het grootste nadeel van een online back-up is dat hij makkelijk erg groot kan worden. Als je computer dan crasht en je wilt alles terughalen, kan het erg lang duren voor je alles weer binnen hebt, om nog maar te zwijgen van eventuele downloadlimieten. CrashPlan biedt wel een dienst aan waarbij je hen een harde schijf opstuurt, zij alles erop zetten en ze dan weer terugsturen, maar die is voorlopig alleen in Amerika geldig. Wil je ook CrashPlan gebruiken, hou dan hun website in de gaten voor promoties. Ze geven regelmatig kortingen rond feestdagen.

Hieronder vind je een lijst met interessante back-up-diensten met een online luik. Omdat je grote hoeveelheden data in de cloud moet zetten, is zo’n dienst nooit helemaal gratis.

Wie helemaal veilig wil zijn, combineert best zo veel mogelijk back-upmogelijkheden. Je kan niet te veel reservekopieën van je bestanden hebben. Een image-back-up naar een externe schijf thuis en een cloudback-up van je belangrijkste gegevens zijn wat ons betreft het minimum om je digitale leven veilig te stellen. Indien je nog geen degelijke back-upstrategie hebt, is nu een uitstekend moment om eraan te beginnen. Er kruipt wat tijd en helaas wat geld in, maar dat is het waard. Een gesneuvelde schijf herstellen in een labo kost je immers al snel 800 euro of meer.

Vreemde eenden

Voor ik overschakelde op CrashPlan, was ik een trouwe Dropbox-adept. Een betalende klant zelfs, omdat ik fan ben van hun systeem. Maar ik vond Dropbox  nogal duur in vergelijking met anderen, ook al is Dropbox natuurlijk een synchronisatietool en geen back-updienst. Je kan het zo natuurlijk wel gebruiken voor een beperkte hoeveelheid bestanden. Met een aantal trucjes krik je snel het volume van je gratis account op, ik zit intussen al aan 35 GB. Daarnaast gebruik ik ook Google Drive om overal te kunnen werken aan documenten, en in mindere mate OneDrive van Microsoft. Geen van die tools zijn bedoeld voor back-ups, maar je kan ze er in beperkte mate wel voor gebruiken.