Iedereen gebruikt een mailbox, maar dat wil nog niet zeggen dat iedereen daarom stilstaat bij de mogelijkheden die zijn e-maildienst te bieden heeft. Toch kan het lonen om enkele minuten grondig door alle functies van je mailbox te bladeren. Zo investeer je even tijd om dan veel productiever met je mailverkeer om te kunnen gaan. Soms zit het verschil echt in de kleine dingen.
In deze cursus overlopen we interessante functies van enkele van de populairste mailboxen die er zijn. Toch is het net zo boeiend om even te kijken naar enkele minder goed ingeburgerde diensten om zo hun grootste troeven even bloot te leggen. Hopelijk krijg je meer inzicht in welke mailbox met zijn mogelijkheden en uiterlijk het beste bij je past.
Gmail
HTML-weergave
Als je dacht dat een zwaargewicht als Gmail je geen enkel trucje meer kan leren, heb je het waarschijnlijk mis. Neem nu de eenvoudige HTML-weergave. Dat is een andere, eenvoudigere soort weergave waarin je je mailbox kan openen. Het grootste voordeel zit in de laadtijd. Als je computer tijdelijk een erg slechte internetverbinding heeft, is de HTML-weergave van Gmail vaak de slimste keuze als je gauw een mailtje wilt openen. Surf naar www.gmail.com en log in met je gegevens. Als je je mailbox laadt, klik je gauw onderaan op eenvoudige HTML laden.
Sterren en belangrijkheid
Misschien slaagt hij er niet altijd in, maar Gmail doet zijn best om belangrijke mails van de minder belangrijke te onderscheiden. Als je mailbox vermoedt dat een mail belangrijk is, zal hij die met een gouden label markeren. Maar je kan ook zelf aan de slag met die gouden labels. Zo leer je Gmail dat mails van bepaalde afzenders door jou als belangrijk worden beschouwd. Op die manier kan je door één blik op je mailbox al zien hoe de situatie ervoor staat. Klik op het gouden label links naast je mail om de belangrijkheid van een bericht aan te passen. Belangrijke mails kan je trouwens ook apart opvragen door links in de zijbalk op Belangrijk te klikken.
Stel, je hebt een mail aangekregen die echt zo bijzonder is dat hij meteen moet opvallen tussen de rest. Zo’n bericht dat gegevens bevat die je telkens weer wilt kunnen opvragen. In dat geval dreigt hij zelfs te verdwijnen tussen al je belangrijke mails. Geef hem daarom een ster. Naast het gouden label kan je ook een sterretje aanduiden. In dat geval valt hij niet alleen meer op, hij verschijnt ook nog eens in een extra apart onderdeel van je mailbox. Klik links in de zijbalk van Gmail op Met ster om al je V.I.P-mails te kunnen bekijken.
Filter mails
Je kan heel precies in Gmail e-mailadressen of onderwerpen afweren. Voeg gewoon een filter toe. Klik aan de rechterkant in Gmail op het instellenicoon, vervolgens op Instellingen, Filters en geblokkeerde adressen en Nieuwe filter maken. In een venster kan je heel precies alle criteria van je filter invullen. Daarna klik je op maak een filter met deze zoekopdracht. Ten slotte bepaal je wat er met mails moet gebeuren die aan de criteria voldoen. Kies bijvoorbeeld voor verwijderen om dergelijke mails effectief te weren. Klik dan op filter maken.
Mozilla Thunderbird
Installeren
Voor sommigen zal het altijd comfortabeler blijven aanvoelen om een e-mailprogramma te gebruiken in plaats van een online-dienst. Thunderbird is een gratis Nederlandstalige desktop-tool die al jarenlang een gratis alternatief biedt voor Microsoft Outlook. Download het installatiebestand, open het bestand, klik tweemaal op volgende en dan op installeren. Klik ten slotte op voltooien. Thunderbird zal automatisch opstarten.
Er word je gevraagd om een nieuw e-mailadres te maken. Bedank vriendelijk en klik op dit overslaan en mijn bestaande e-mailadres gebruiken. Vervolgens vul je je inloggegevens in en klik je op doorgaan. Exchange-emailadressen vereisen een handmatige instelling. Klik daarvoor op handmatige configuratie. Als dat niet het geval is klik je op Gereed.
Agenda en taken
Thunderbird is een gratis kantoorprogramma voor mails, en komt dus met handige extra mogelijkheden. Een voorbeeld daarvan is de agendafunctie. Klik vlakbij de minimaliseren-knop op wisselen naar het agendatabblad. Klik op Gebeurtenis om een nieuw agenda-item toe te voegen. Vervolgens kan je heel nauwkeurig een nieuwe gebeurtenis toevoegen. Bevestig de gebeurtenis door te klikken op opslaan en sluiten. Heel overzichtelijk verschijnt je planning in de weergave van het agendatabblad.
Je kan ook taken toevoegen aan je e-mailprogramma. Klik op wisselen naar het takentabblad. Vervolgens klik je in de navigatiebalk op taak. De interface waarmee je een taak kan toevoegen lijkt erg op die van een gebeurtenis. Dat maakt alles alleen maar toegankelijker. Specifieer wat de taak precies inhoudt, en kies weer voor opslaan en afsluiten.
Gebruik add-ons
Net als Mozilla Firefox komt ook Thunderbird met de mogelijkheid om add-ons toe te voegen aan het programma. Die kunnen in de praktijk erg nuttig zijn. Een goed voorbeeld is Adblock Plus, een add-on die reclame filtert uit mails. Klik naast de zoekbalk van Thunderbird op het menu-icoon. Daarna kies je voor add-ons, en verschillende mogelijkheden verschijnen op het scherm. Klik Adblock Plus aan, en kies voor toevoegen aan Thunderbird. Bevestig door te klikken op nu installeren. Vanaf dan zal de add-on actief zijn.
Outlook online
Skype
Outlook is de grootste tegenstander van Gmail, en de dienst pakt uit met zijn eigen kwaliteiten die het verschil moeten maken. Zo integreerde Microsoft Skype in zijn e-maildienst. Zo kan je voor een directere manier van communicatie kiezen als je graag contact wilt leggen met je geadresseerde. Log in via www.outlook.com en klik vervolgens bovenaan in de navigatiebalk op het bekende Skype-icoon. Je contacten verschijnen. Als je met iemand wilt beginnen praten klik je op zijn naam, of je klikt op het vergrootglasicoon om mensen te zoeken. Vervolgens kan je je boodschap beginnen typen. Skype laat ook rechtstreeks videobellen of bellen over je internetverbinding toe.
Office-integratie
Naast Skype moest ook Office eraan geloven wat de integratie in Outlook betreft, Outlook-gebruikers kunnen gratis aan de slag met de online versies van onder meer Word, PowerPoint en Excel. Die versies zijn lang niet zo uitgebreid als de tools uit het betalende Office-pakket, maar een heel groot deel van de belangrijkste functionaliteit uit de tools hielden stand. In Outlook zie je linksboven een soort van app drawer-icoon met negen kleine vierkantjes. Klik op de app drawer om je online kantoorsuite te kunnen gebruiken. Vervolgens klik je bijvoorbeeld Word Online aan.
Zo word je doorverwezen naar je online documenten die in de OneDrive zijn opgeslagen. Start een nieuw document door te kiezen voor nieuw leeg document. In Word Online merk je bijvoorbeeld dat de spellingcontrole en stijlmogelijkheden uit Word behouden bleven. Je kan zelfs heel eenvoudige bewerkingen aan afbeeldingen doen met de hulmiddelentab. Een andere handige functie die aanwezig is, is zoeken en vervangen. Daarmee kan je in één keer een heleboel tekstjes vervangen. Hier en daar zijn ook ontbrekende functies. De instellingen qua kop –en voettekst zijn bijvoorbeeld erg minimaal.
Mappen
Zowel Gmail als Outlook geven je de mogelijkheid om zelf mails te sorteren volgens je eigen gewenste indeling. In Gmail krijg het de naam ‘labels’, en in Outlook wordt dat ‘mappen’. Beide diensten maken het erg eenvoudig om zelf orde te scheppen. We bekijken hoe Outlook het aanpakt. Je kan zelf een eigen map aanmaken als je in de linkse zijbalk op nieuwe map klikt. In een tekstvak benoem je de map. Vervolgens kan je e-mails selecteren, en klik je op verplaatsen naar, en daarna kies je nog de naam van de map die je net hebt gemaakt. Onmiddellijk vind je mails terug in die map.
Net als Gmail kan ook Outlook nieuwe e-mails filteren. Die filter kan niet alleen gebruikt worden om berichten te verwijderen, maar ook om mails direct in een map naar keuze te laten sorteren. Klik rechtsboven naast je naam op het instellingenicoon, opties, regels voor het sorteren van nieuwe berichten en ten slotte nieuw. Een scherm verschijnt dat uit twee delen bestaat. In het linkse deel bepaal je criteria door telkens op voorwaarde te klikken. In het linkse deel kies je welke handeling er moet worden uitgevoerd als de criteria beantwoord worden. In dit voorbeeld klik je op verplaatsen naar, kies je de map die je gemaakt hebt en als laatste regel maken.
