Als ze me missen …

Soms kan of wil je een tijd je e-mail niet beantwoorden. Of je nu een namiddag voor je werk op cursus moet, of enkele weken naar het buitenland op vakantie trekt, je doet er altijd goed aan om dit aan je contactpersonen te laten weten.

De meeste mailprogramma’s hebben een ‘antwoordapparaat’, dat automatisch een reply stuurt met de boodschap wanneer je opnieuw bereikbaar bent en wie dringende zaken opvolgt. Outlook heeft dat niet meteen, maar via enkele achterpoortjes geraken we er toch.

STAP 1: Outlook-sjabloon

Om in Outlook een automatisch antwoord te versturen, moet je computer aan staan en moet Outlook actief zijn. Dat komt omdat de meeste thuisgebruikers een POP3-e-mailaccount bij hun internetprovider hebben die de mail van de server haalt en op hun harde schijf plaatst.

In bedrijven werkt men eerder met een Exchange Server-account, die wel een automatisch antwoord verstuurt als de computer uit staat, en zelfs wanneer de stekker is uitgetrokken. Met Microsoft Exchange beschik je over een Wizard Afwezigheid.

Met een POP3-account boots je de Wizard Afwezigheid na door een regel en een sjabloon te combineren. Vertrek van een nieuw e-mailbericht, waarin je je afwezigheid kenbaar maakt. Vervolgens sla je dit bericht op als Outlook-sjabloon (*.oft). Geef het sjabloon een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘AutomatischAntwoord.oft’.

STAP 2: Voorwaarderegel

Stel nu de regel in om inkomende berichten automatisch te beantwoorden. Hiervoor ga je terug naar het hoofdvenster en klik je in de menubalk op de knop Extra. Daar kies je de opdracht Regels en waarschuwingen. Klik op Nieuwe regel en selecteer Beginnen met een nieuwe regel.

In dit vakje klik je op Berichten controleren wanneer deze aankomen. Daar kies je Volgende. In het venster Wizard Regels vink je de voorwaarden aan om de regel te activeren, samen met de optie afkomstig van personen of distributielijst.

In het onderste kader (de Regelbeschrijvingslijst) klik je op de onderlijnde woorden mensen of distributielijst. In het volgende venster kan je dan de contacten aanduiden op wiens berichten je wil reageren met een automatisch antwoord. Klik op Volgende.

STAP 3: Actieregel

Nu ga je aangeven wat er moet gebeuren met berichten die aan de gestelde voorwaarden voldoen. Hier kies je dus Beantwoord met een specifieke sjabloon. In dit venster klik je in het onderste vak op de onderstreepte woorden een specifieke sjabloon.

Vervolgens geef je in de lijst met sjablonen het bericht op dat je in stap 1 hebt opgemaakt. Klik achtereenvolgens op Open en op Volgende. Ten slotte geef je deze regel een herkenbare naam, zodat je ook over een maand nog weet waarvoor hij dient. Je werkt de procedure af door op Voltooien te klikken. Zo, de nieuwe regel is nu toegevoegd aan het dialoogvenster Regels en waarschuwingen.

EXTRA: Gmail

De autoreply van Gmail zorgt dat een automatisch antwoord maar één keer om de vier dagen naar dezelfde persoon wordt verstuurd. Wanneer dezelfde contactpersoon na vier weekdagen opnieuw een mail stuurt, en je automatisch antwoord is nog steeds ingeschakeld, dan wordt die persoon er nog eens aan herinnerd dat je geen toegang hebt tot je mail.

Log in op je Gmail-account en klik op Instellingen. Selecteer het tabblad Algemeen en zoek daar Automatisch antwoord. Schakel deze optie in en tik de tekst van je automatisch antwoord in. Je kan gebruikmaken van twee datavakken om aan te geven hoelang het automatisch antwoord uitgestuurd moet worden.

Veiligheidshalve is het niet onverstandig om aan te vinken dat alleen personen op je contactlijst je afwezigheidsbericht ontvangen. Trouwens, alle berichten die Gmail herkent als spam, of berichten uit mailinglists, worden sowieso nooit beantwoord.

EXTRA: Telenet

Ben je een Telenet-gebruiker? Via je webmail kan je automatische antwoorden versturen zonder dat je computer tijdens je afwezigheid aan moet blijven staan. Surf naar http://webmail.telenet.be en log in met je e-mailadres en wachtwoord. Ga vervolgens naar Instellingen en klik op het tabblad E-mail.

Bij E-mails ontvangen vink je de optie Automatisch antwoord verzenden aan. In het tekstvak tik je je bericht, stel je de begin- en einddatum van je afwezigheid in en klik je ten slotte op Opslaan. Wie je tijdens je afwezigheid toch een bericht stuurt, ontvangt slechts eenmaal een automatisch antwoord.

EXTRA: Apple Mail

Voor de Apple-club gelden dezelfde voorwaarden als voor Outlook. Het automatisch antwoord werkt alleen als Apple Mail actief is, en dus als de computer aan staat. Ook hier moet je gebruikmaken van regels. Klik achtereenvolgens op Mail, Voorkeuren en Regels.

Gebruik de knop Voeg regel toe en geef de regel een naam. Stel de voorwaarden in die van toepassing zijn voor je bericht. Kies Beantwoord bericht uit het venster Worden de volgende taken uitgevoerd. Daarna klik je op Antwoordtekst en voer je de tekst van het antwoordbericht in.

EXTRA: Bekijk de videoworkshop