Intro
De hypotheek, elektriciteits- en waterkosten, kabeltelevisie, internetabonnementen, verzekeringen, transportkosten enzovoort; elke maand geeft een gemiddeld gezin heel wat uit.
Met een huishoudbudget weet je precies waar al het geld naartoe gaat, en waar je eventueel op zou kunnen besparen.
Excel is daar het uitgelezen programma voor, en dat gebruiken we dan ook in deze workshop.
STAP 1: Uitgaven structureren
Elke maand geef je geld uit aan tientallen verschillende kostenposten. Daarnaast staan ook inkomsten, van één of meer lonen, bonussen of andere meevallertjes. Zaak is om eerst een structuur in al deze inkomsten en uitgaven te krijgen. Wij pakken het zo aan: de uitgaven worden onderverdeeld in verschillende categorieën:
- Huisvesting: alles wat te maken heeft met hypotheek, huur, water, gas, elektriciteit, huisvuilophaling, kabel-tv, breedbandinternet en telefonie
- Verzekeringen: woningverzekering, hospitalisatieverzekering, annulatieverzekering enzovoort
- Vervoer: afbetaling auto, autoverzekering, benzine, onderhoud, openbaar vervoer enzovoort
- Voeding: boodschappen, restaurants, snacks, broodjes onderweg
- Belastingen
- Persoonlijke uitgaven: dokter, kapper, kleding, stomerij, sportclub enzovoort
- Amusement: video’s en dvd’s kopen of huren, cd’s en mp3’s, bioscoop, concerten, sportwedstrijden, theater, opera enzovoort
- Kinderen: alle onkosten met betrekking tot de kinderen, zoals dokterskosten, kleding, schoolgeld, zakgeld, opvang, speelgoed enzovoort
De inkomsten zijn een stuk eenvoudiger: lonen en uitzonderlijke extra inkomsten.
STAP 2: Maandsjabloon maken
Per kalenderjaar voorzien we één Excel-bestand met daarin dertien tabbladen of werkbladen: één voor elke maand en één samenvattend werkblad voor het hele jaar. Open een leeg Excel-bestand en selecteer onderaan BLAD 1. Maak nu een werkblad aan zoals in de afbeelding. Klik op PAGINA-INDELING en kies een thema, bijvoorbeeld STROOM. Vul de bedragen nu nog niet in!
Vervolgens maak je de titel aantrekkelijker (door het lettertype en de kleur te wijzigen) en selecteer je de eerste tabel (TOTALE KOSTEN). Ga dan naar STIJLEN en kies OPMAKEN ALS TABEL. Kies nu een stijl die je mooi vindt. Doe hetzelfde voor alle andere tabellen.
Selecteer je HULPMIDDELEN VOOR TABELLEN, vink dan TOTAALRIJ aan en bij sommige tabellen moet je VELDNAMENRIJ uitvinken. Wijzig daarna de werkbladnaam door onderaan op het tabblad te klikken met de rechtermuisknop en NAAM WIJZIGEN te kiezen.
Tot slot klik je op het icoontje met het bankbiljet boven GETAL en kies je € NEDERLANDS (BELGIË) – alles wat we gaan invullen zijn namelijk bedragen in euro.
STAP 3: Formules toevoegen
Vooraleer je kan beginnen met het invullen van bedragen, moet je eerst de juiste formules ingeven. Ga daarvoor op het veldje TOTAAL staan (B9) en klik op het pijltje. Kies hier SOM in plaats van het standaard AANTAL. Daarna ga je op de cel A4 (TOTALE KOSTEN) staan en tik je = in.
Selecteer nu alle TOTALEN van elke uitgavencategorie (HUISVESTING, VERZEKERINGEN, VERVOER enzovoort) en tik telkens een plusteken in na elke klik. Bij TOTALE INKOMSTEN volstaat het om het TOTAAL van de inkomsten te kiezen. Onder SALDO tik je tot slot =[TOTALE INKOMSTEN]-[TOTALE KOSTEN] in om het saldo te kennen.
Overal staat nu natuurlijk ‘-‘ als getal omdat we nog geen bedragen hebben ingevoerd. Dat doen we op de volgende pagina.
STAP 4: Werkbladen kopiëren en bedragen invoeren
Vooraleer we bedragen invoeren, moeten we eerst de werkbladen kopiëren. Klik met de rechtermuisknop op het tabblad JANUARI en kies BLAD VERPLAATSEN OF KOPIËREN. Selecteer (NAAR EINDE GAAN) en vink KOPIE MAKEN aan en OK.
Klik dan met de rechtermuisknop op JANUARI (2) en kies NAAM WIJZIGEN om de naam in februari te veranderen. Doe dit nu ook voor alle overige maanden. De bladen BLAD2 en BLAD3 kan je trouwens verwijderen. Pas ook de titel aan op elk blad.
Nu is ons werkblad klaar en kan je de bedragen en gegevens invullen. Excel formatteert alles netjes met twee decimalen na de komma, en ook de totalen worden automatisch opgeteld, als je stap 3 goed hebt gevolgd.
Omdat je wellicht meteen wil weten of je een positief of negatief maandsaldo hebt, kan je een VOORWAARDELIJKE OPMAAK toepassen op de cel C4 (SALDO).
Klik op de cel en selecteer dan VOORWAARDELIJKE OPMAAK. Kies MARKERINGSREGELS VOOR CELLEN, GROTER DAN en vul 0 in het eerste vakje in. In het tweede vak selecteer je GROENE OPVULLING MET DONKERGROENE TEKST. Doe dat daarna opnieuw maar kies KLEINER DAN 0 en selecteer LICHTRODE OPVULLING MET DONKERRODE TEKST.
STAP 5: Meer of minder verdiend?
Vul je ook de gegevens voor de maand februari aan, dan kan je beginnen vergelijken. Ga bijvoorbeeld op de cel C9 staan voor de maand februari en tik = in. Klik op de cel B9, tik een minteken in en klik daarna op de cel B9 van het eerste werkblad (JANUARI). Je krijgt nu een formule als =TABEL417[[#TOTALEN];[KOLOM2]]-TABEL4[[#TOTALEN];[KOLOM2]], met als resultaat het verschil in totale inkomsten tussen januari en februari.
Klik ook op de knop FINANCIËLE GETALNOTATIE om dit getal als bedrag (met euroteken) te formatteren. Klik daarna op VOORWAARDELIJKE OPMAAK, PICTOGRAMSERIES en kies de eerste serie. Klik vervolgens op VOORWAARDELIJKE OPMAAK, REGELS BEHEREN en daarna op REGEL BEWERKEN.
Pas de regelbeschrijving zo aan dat er een groen pijltje komt te staan als het verschil meer dan 0 is; een oranje pijltje als het verschil precies 0 is en een rood pijltje als het verschil negatief is, en klik daarna tweemaal op OK.
STAP 6: En hoe zit het met de uitgaven?
Op dezelfde manier kan je ook pijltjes gebruiken om de uitgaven individueel te vergelijken. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om voor elke categorie het verschil aan te geven, en daarnaast een pijltje, zoals in stap 5. Voor de individuele onderverdelingen (WATER, GAS, WONING, BENZINE enzovoort) volstaat het om enkel een pijltje te zetten.
Dat doe je door een cel als C12 te selecteren, VOORWAARDELIJKE OPMAAK aan te klikken, en daar PICTOGRAMSERIES, 3 VERKEERSLICHTEN te kiezen. Klik daarna op REGELS BEHEREN en REGEL BEWERKEN en vink PICTOGRAMVOLGORDE OMDRAAIEN aan, omdat een negatief verschil eigenlijk goed is, want dit betekent dat je minder hebt uitgegeven.
Gevolg: hier moet een ‘groen licht’ komen te staan. Selecteer ook GETAL bij TYPE, net als in stap 6. Vink vervolgens ALLEEN PICTOGRAM WEERGEVEN aan.
STAP 7: Grafieken toevoegen
Nog overzichtelijker en duidelijker wordt het als je de uitgaven in een grafiek kan bekijken. Daarvoor moeten we eerst een tijdelijke tabel maken. Klik op een lege cel, bijvoorbeeld E6, en tik = in. Ga nu met de muis naar een categorienaam, bijvoorbeeld A11 HUISVESTING.
In de volgende cel tik je opnieuw = in en ga je naar de cel B20 met het totaal van die categorie. Doe dat voor alle categorieën, zodat je een (niet-geformatteerde) tabel krijgt. Selecteer de tabel nu en klik op INVOEGEN, CIRKEL, 3D-CIRKEL. Plaats de grafiek nu over de tijdelijke tabel en ga daarna naar HULPMIDDELEN VOOR GRAFIEKEN, INDELING, GRAFIEKTITEL om een titel toe te voegen.
Via HULPMIDDELEN VOOR GRAFIEKEN, OPMAAK kan je ook de achtergrondkleur wijzigen. Onder ONTWERPEN, GRAFIEKINDELING kan je er ook voor kiezen om de percentage.
Wil je liever geen percentages, maar bedragen op de grafiek, klik dan op HULPMIDDELEN VOOR GRAFIEKEN, INDELING, GEGEVENSLABELS, MEER OPTIES VOOR GEGEVENSLABELS en vink WAARDE aan en PERCENTAGE uit. Onder NOTATIE kies je tot slot FINANCIEEL.
STAP 8: Samenvattende tabel maken
Na een volledig jaar is het een goed idee om een samenvattende tabel – en bijbehorende grafieken – te maken. Zo weet je precies waar je centen naartoe gingen en hoe alles evolueerde. Maak een nieuw werkblad/tabblad aan met de naam SAMENVATTING en voeg vervolgens een tabel in.
Uiteraard kan je nog meer subcategorieën toevoegen als je daarvan het verloop wil weten. Voor bepaalde categorieën kan je dan een grafiek maken, om de evolutie in detail te bekijken.
