Auto-archiveren instellen

Ik weet dat het automatisch archiveren van e-mail voor veel mensen héél verleidelijk kan klinken. Ik zou daar, als archivaris verbonden aan het Algemeen Rijksarchief, toch even een kanttekening willen bij plaatsen. Wij krijgen ook veel vragen m.b.t. deze functie en wij raden de vraagstellers eigenlijk af om deze functie te gebruiken voor de archivering op lange termijn. Waarom? De digitale archivistiek (de tak van de archiefwetenschap die zich toelegt op het digitaal archiveren van computerbestanden) vraagt om documenten die voor lange termijn bewaard moeten worden te archiveren in een open formaat of een formaat met een open specificatie, om te garanderen dat het formaat van de documenten altijd toegankelijk is of gereconstrueerd kan worden zonder afhankelijk te zijn van één softwarefabrikant. Daarnaast mogen te archiveren documenten niet gecomprimeerd zijn (omdat door compressie ook verlies kan optreden en compressie de fouten op bestandsfouten op de lange termijn kan vergroten). De door AutoArchiveren gegenereerde bestanden zijn gesloten en zijn de exclusieve eigendom van Microsoft. Wat als MS besluit dat formaat niet meer te ondersteunen of te veranderen bij de volgende revisies? Daarnaast worden de e-mails gecomprimeerd. De functie voldoet zuiver archivistisch gezien dus niet aan de taak die ze belooft te doen: het archiveren van e-mails.
1) Een e-mailprogramma is geen archiefbeheerssysteem. Het is dus van belang de e-mails buiten het mailprogramma te bewaren.
2) In een professionele context wordt altijd aangeraden om e-mails te exporteren in XML, omdat XML er het best voor zorgt dat de header van de mail (oftewel de metadata) bewaard blijven en dat bijlagen en mail samen in een duurzaam formaat kunnen bewaard worden. Op die manier kan de context waarin de mail is opgesteld en verzonden bewaard worden. Tot XML-conversie standaard zijn opwachting maakt en geïntegreerd wordt in de mailprogramma's, is het echter begrijpelijk dat XML voor de meeste thuisgebruikers een stap te ver is. De in de volgende regels uitgelegde stategie kan voor thuisgebruik (professionelen gebruiken beter XML) voldoende zijn. Je kan je behelpen met andere formaten (kijk eens naar de exportformaten die je mailprogramma ondersteunt), zoals PDF, RTF of TXT. De keuze van het formaat is afhankelijk of de lay-out al dan niet belangrijk is. Als de lay-out belangrijk is zou ik voor PDF gaan, als alleen de tekst belangrijk is kan RTF of TXT voldoende zijn. Het is beste deze e-mails te bewaren in één map met de evt. bijlagen. Indien de e-mail behoort tot een volledige conversatie, bewaar dan de e-mails die deel uitmaken van dezelfde conversaties bij elkaar.
Ik kan hier nog meer in detail gaan, maar het zou ons te ver leiden. Wil je meer weten over het digitaal archiveren van e-mails? Kijk dan eens rond op de website van eDavid (Stadsarchief Antwerpen) en meer bepaald in dit document. Binnenkort zullen we ook meer informatie over dit onderwerp ter beschikking stellen op de website van het Rijksarchief.
Wil je toch zelf met XML-archiveren van e-mail experimenteren? Kijk dan eens naar de gratis archiveringstool (Outlook-plugin) Testbed XMail die ontwikkeld werd door het Nederlandse Nationaal Archief in Den Haag (project Digitale Duurzaamheid), maar noteer wel dat het voornamelijk op de zakelijke markt is gericht.
Tot slot: ook een backup-systeem is geen archiefbeheerssysteem.